Made by proMX_Project Gantt
23 Aug 2022 (Aktualisiert am: 31 Aug 2022) | Rebecca Annies 5 Min. Lesezeit

Einer unserer Kunden, eine technische Prüforganisation, suchte nach einer Lösung, um seine zahlreichen Projekte übersichtlich zu verwalten. Schnell fiel die Wahl auf Dynamics 365 Project Operations, ergänzt um unser Add-on Project Gantt for Dynamics 365. Denn das Unternehmen plante Gantt-Diagramme in einer Weise zu nutzen, für die Microsofts Projektmanagementlösung nicht ausreichte.

Damit ist die technische Prüforganisation nicht allein, Project Gantt gehört zu den beliebtesten unserer aktuell fünf Add-ons.

Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen

Das Geschäftsmodell der technischen Prüforganisation besteht darin, Gebäude und Maschinen auf Sicherheit und Funktionalität zu überprüfen. Jeder neue Auftrag, der von Kund*innen eingeht, wird als ein Projekt in Dynamics 365 Project Operations angelegt und verwaltet. So könnte ein Auftrag die Sicherheitsüberprüfung eines Aufzugs sein.

Das Unternehmen nutzt Gantt-Diagramme, um seine Projekte zu strukturieren und zu koordinieren:

Projektmanagerin Pia unterteilt den Auftrag „Sicherheitsüberprüfung Aufzug“ zunächst in Arbeitspakte: Überprüfung der Elektronik, Überprüfung der Mechanik, Dokumentation der Mängel und Erstellung des Abschlussberichts. Anschließend legt sie die Start- und Endzeitpunkte und somit auch die Dauer der Aufgaben fest. Alle Arbeitspakete werden nun auf einer Zeitachse notiert.

Work-packages-on-timeline
Arbeitspakete auf einer Zeitachse

So bekommt Pia einen klaren Überblick darüber, wie weit welches Arbeitspaket zu einem beliebigen Zeitpunkt sein sollte. Ein Vergleich mit dem tatsächlichen Projektfortschritt zeigt schnell, ob ein Eingreifen nötig ist.

Linien, die einzelne Arbeitspakte verbinden, zeigen Abhängigkeiten an. So kann die Dokumentation der Mängel erst erfolgen, nachdem die Überprüfungen der Elektronik und der Mechanik beendet sind. Und auch die Erstellung des Abschlussberichts ist abhängig von der Mängeldokumentation. Meilensteine, also wichtige Ereignisse oder Zwischenziele, werden mit einem Symbol markiert.

Eingeschränkte Gantt-Funktionen in Dynamics 365

Für einige Bereiche des Projektmanagements eignet sich Dynamics 365 Project Operations ideal. So unterstützt die Lösung Pia optimal bei der Zuordnung der Arbeitspakete an die richtigen Ressourcen.

Zwar enthält die Lösung auch Gantt-Diagramme, diese sind jedoch recht begrenzt und nicht anpassbar. Sie bieten nur wenige Spalten und keine Möglichkeit, beliebige Informationen hinzuzufügen. Daher haben wir unser Add-on Project Gantt nahtlos eingebunden.

Vorteile von Project Gantt for Dynamics 365

Projektmanager*innen, die mit Gantt-Diagrammen arbeiten, haben mit unserem Add-on einige Vorteile:

  • Individuelle Anpassung und beliebige Erweiterung der Spalten
  • Multi-Kunden-Ansicht
  • Multi-Projekt-Ansicht
  • Zahlreiche Filteroptionen
  • Kontrollmodus mit farbigen KPI-Indikatoren
  • Angebotserstellung aus der Gantt-Struktur heraus
  • Einfache Änderungen durch In-line Editing
  • Nahtlose Einbettung in Dynamics-365-Umgebung

Individuelle Gestaltung

In Project Gantt bekommt Pia mit einem Blick auf ihr Gantt-Diagramm neben den Standardinfos (Start-, Endzeitpunkt und Dauer) weitere Auskünfte zu Projekten und Arbeitspaketen: die Anzahl der verkauften, geschätzten, angefragten und abgearbeiteten Stunden sowie Informationen darüber, ob eine Aufgabe noch zugeteilt oder anderweitig von ihrer Seite bearbeitet werden muss. Weitere Spalten, um Arbeitspakete noch genauer zu definieren, kann Pia jederzeit problemlos hinzufügen oder bestehende Felder editieren.

KPI-Kontrolle

Im Kontrollmodus der App hat sie weiterhin die Möglichkeit, sich den Status von Projekt-KPIs (Key Performance Indicators) farbig anzeigen zulassen.

  • Grün bedeutet: Alles ist in Ordnung.
  • Rot zeigt an, dass etwas nicht nach Plan läuft, ein Arbeitspaket z. B. den zeitlichen oder finanziellen Rahmen überschreitet.
Article Project-Gantt_controlling mode
Kontrollmodus von Project Gantt mit farbigen KPI-Indikatoren

Angebotserstellung aus der Gantt-Struktur heraus

Basierend auf der Projektstruktur in Project Gantt kann Pia oder ein*e Kolleg*in aus dem Vertrieb ganz einfach ein Angebot generieren. Dadurch, dass Pia den Auftrag zuvor in Arbeitspakete unterteilt und geplant hat, kann sie Dauer und Kosten präzise einschätzen und verlässliche Angebote erstellen.

Multi-Kunden- und Multi-Projekt-Ansicht

Ein weiterer Vorteil von Project Gantt gegenüber der in Dynamics 365 Project Operations integrierten Gantt-Funktion ist die Möglichkeit mehrere Projekte und mehrere Kunden in einer Ansicht zu betrachten. Das gibt Manager*innen schnell ein umfassendes Bild über alle Projektgeschäfte. Zahlreiche Filtermöglichkeiten sorgen für eine übersichtliche Darstellung dessen, was angezeigt werden soll, z. B. Projekte in einem bestimmten Zeitraum oder für bestimmte Kunden.

Einfache Nutzung

In Project Gantt kann Pia jederzeit neue Projekte anlegen oder bestehende Projektstrukturen bearbeiten, etwa Arbeitspakete hinzufügen, Meilensteine eintragen, die Dauer und Abhängigkeiten verändern oder Ressourcen zuweisen.

Zwei-Minuten-Anleitung zur Nutzung von Project Gantt

Implementierung von Project Gantt

Täglich gehen neue Aufträge bei der technischen Prüforganisation ein. Daher springt Projektmanagerin Pia ständig zwischen verschiedenen Bereichen innerhalb ihrer Kommandozentrale Dynamics 365 Project Operations: neue Projekte anlegen, Ressourcen zuordnen und, klar, Gantt-Diagramme erstellen und überwachen. Damit sie auch für letzteres Microsofts Projektmanagementlösung nicht verlassen muss, ist Project Gantt darin eingebettet. Mit einem Klick auf den entsprechenden Reiter kann sie das Feature genauso einfach öffnen wie die out-of-the-box-Anwendungen.

Im Falle dieses Kunden haben wir Project Gantt direkt zusammen mit Dynamics 365 Project Operations implementiert und an die Bedürfnisse der technischen Prüforganisation angepasst.

Natürlich kann Project Gantt – wie alle unsere Add-ons für Dynamics 365 – auch jederzeit später in Ihre Dynamics-365-Umgebung eingebunden werden. Sprechen Sie uns gerne an!


FAQ

Was ist ein Gantt-Diagramm und wie arbeitet man damit?

Ein Gantt-Diagramm ist ein Tool für das Projektmanagement. Es stellt Arbeitspakte eines Projekts in zeitlicher Abhängigkeit voneinander dar.

Wie unterstützt ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement?

Ein Gantt-Diagramm hilft Projektmanager*innen den Überblick über Arbeitspakete innerhalb eines Projektes zu behalten und im zeitlichen Rahmen zu bleiben.

Wie öffnet man Project Gantt in der Dynamics-365-Umgebung?

Project Gantt wird nativ in Dynamics 365 Project Operations oder Dynamics 365 Project Service Automation eingebunden. Um die App zu öffnen, navigieren Sie in den Reiter „Projects“ und wählen
„Project Gantt“ aus.

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