Wie Sie die letzte Aktivität an einer Firma darstellen können

In der Kundenbetreuung ist es oft wichtig zu wissen, wer zuletzt mit einer Firma in Kontakt stand und wann dies der Fall war. In der Standardeinstellung von Microsoft Dynamics CRM müssen Nutzer für diese Information die Aktivitäten an der Firma, und womöglich sogar die verknüpften Kontakte und deren Aktivitäten prüfen. Das ist umständlich und zeitintensiv. Abhilfe kann mit zwei Feldern und Workflows geschaffen werden.

Hier erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die letzte Aktivität im entsprechenden Kontakt und dessen Firma hinterlegen:

1. Legen Sie zuerst in den Entitäten Firma und Kontakt zwei neue Felder an: „Letzte Aktivität am“ (nur Datum) und „Letzte Aktivität von“ (Lookup[Benutzer]).
2. Fügen Sie die beiden Felder danach in die jeweiligen Formulare ein und setzen Sie diese auf ReadOnly.
3. Legen Sie für jeden Aktivitätstyp (Telefonanruf, Aufgabe, E-Mail, Termin etc.) einen Prozess „Aktivitätsprozess 1.1: [Aktivitätstyp] Letzte Aktivität setzen“ der Kategorie Workflow an. Die Workflows sollen im Hintergrund laufen und nur bei der Erstellung eines Aktivitätstypdatensatz starten.
   Bemerkung: Falls Sie den Abschluss einer Aktivität als letzten Aktivitätszeitpunkt definieren, ist es denkbar, den Workflow auch bei Änderung des Datensatzstatuses starten zu lassen.
4. Fügen Sie anschließend einen Schritt Überprüfungsbedingung „Prüfen des Bezugs“ hinzu. Es gilt die verknüpfte Entität Bezug (Firma) und das Feld Firma auf Enthält Daten zu prüfen.
   Ist dies der Fall, kann die in Bezug gesetzte Firma aktualisiert werden. Dazu werden die Felder Erstellt am und Erstellt von der jeweiligen Aktivität in die in Schritt 1 neu angelegten Firmenfelder eingetragen.
   Bemerkung: Ein Nachteil ist, dass bei allen Aktivitäten eine Firma bzw. ein Kontakt in Bezug gesetzt werden muss. Die Lösung dafür verrate ich Ihnen in der „Ausbaustufe 1“ weiter unten.
5. Fügen Sie anschließend eine Bedingungsverzweigung zu Schritt 4 hinzu. Es gilt die verknüpfte Entität Bezug (Kontakt) und das Feld Kontakt auf Enthält Daten zu prüfen.
   Sind Daten enthalten, kann der in Bezug gesetzte Kontakt aktualisiert werden. Dazu werden die Felder Erstellt am und Erstellt von der jeweiligen Aktivität in die in Schritt 1 neu angelegten Kontaktfelder eingetragen.
6. Nun soll die letzte Aktivität am Kontakt der Firma auch in der Entität Kontakt dargestellt werden.
   Legen Sie dazu einen Prozess „Aktivitätsprozess 1.2: Firma aktualisieren“ der Kategorie Workflow an, der im Kontext der Entität Kontakt registriert ist. Der Workflow soll im Hintergrund laufen, muss als untergeordneter Prozess deklariert werden und hat keinen Start-Event.
7. Fügen Sie einen Schritt Datensatz aktualisieren für die verknüpfte Entität Firmenname (Firma) hinzu und aktualisieren Sie die neu angelegten Firmenfelder.

Mit dieser Lösung können Sie auf einen Blick sehen, wann und von wem eine Firma bzw. ein Kontakt der Firma zuletzt kontaktiert wurde!

Ausbaustufe 1:
Der Nachteil, dass der Bezug der Aktivität mit einer Firma belegt sein muss, kann umgangen werden, indem man alle Entitäten, die in Ihrem Unternehmen bei Aktivitäten in Bezug (z. B. Verkaufschancen, Angebote, Anfragen, etc.) gesetzt werden, um die beiden Felder aus Schritt 1 erweitert.

Dann muss auch der Workflow aus Schritt 3 entsprechend um die Überprüfungsbedingungen, durch die der Bezug geprüft wird, erweitert werden. Damit diese Entitäten dann die Information wieder an die Firma vererben, muss für jede in Bezug gesetzte Entität ein Workflow angelegt werden (ähnlich wie in Schritt 6).

Ausbaustufe 2:
Falls der Bezug einer Aktivität nicht gesetzt ist, was bei E-Mails oft passiert, kann folgendes helfen: Erweitern Sie den Workflow aus Schritt 3 um eine Überprüfungsbedingung (siehe Schritt 4), in der der Bezug der Aktivität auf „Enthält keine Daten“ geprüft wird. Sollten keine Daten enthalten sein, kann das Feld „Absender“ (Kontakt) und „Sender-Konto“ (Firma) genutzt werden, um die Information der letzten Aktivität zu spezifizieren.

Viel Spaß beim Customizing!