6 Warnzeichen dafür, dass Ihr Team eine PPM-Lösung braucht

Wir haben uns einige unserer Kundenszenarien genauer angesehen und konnten sechs wiederkehrende Probleme ausmachen, die einen negativen Einfluss auf das ganze Unternehmen haben. Sie zeigen sich in Unternehmen verschiedener Branchen: im Energiesektor, bei Dienstleistungsunternehmen, in der Baubranche, bei Versorgungsunternehmen und im Transportwesen. Trotz großer Unterschiede haben all diese Unternehmen eine Gemeinsamkeit: sie alle bewältigen mehrere interne oder externe Projekte gleichzeitig.  

Bei Projekt- und Ressourcenmanager*innen merken viele als erstes, dass die Einführung einer Project Portfolio Management Lösung in Erwägung gezogen werden sollte. Doch auch Probleme in Teams oder bei einzelnen Teammitgliedern sind Anzeichen.  

Schon eine der Schwierigkeiten, die wir nachfolgenden auflisten, kann Ihrer Firma schwer zusetzen. Die gute Nachricht ist: alle Probleme lassen sich mit unserer Lösung: proMX 365 Project Portfolio Management, kurz proMX 365 PPM, lösen. 

Wenn Sie einige der Warnsignale in Ihrem Unternehmen sehen, ist es Zeit zu handeln. Seien Sie beim Weiterlesen also ehrlich zu sich selbst. 

Verpasste Fristen verzögern Fortschritte

Verpasste Fristen sind peinlich und dem Kunden oft schwer zu vermitteln. Darüber hinaus lösen sie meist eine Lawine an Verspätungen aus, da Ihr Team nicht in der Lage ist, das nächste anstehende Projekt rechtzeitig zu starten.

Im schlimmsten Fall zieht sich das über Wochen oder gar Monate und betrifft mehrere Projekte, bis alles wieder in die Bahn gelenkt ist.

Die Gründe, warum Projekte länger dauern als geplant sind vielfältig und können auf verschiedene Situationen zurückgeführt werden. 

Herausforderungen für das Projektmanagement: schlechter Überblick über das Portfolio 

Stellen Sie sich vor das Geschäft läuft gut und es strömen immer mehr Aufträge ein. Das ist erstmal super! Aber ohne ein passendes Planungstool kann es Projektmanager*innen leicht passieren, dass sie den Überblick darüber verlieren, was am dringendsten ist. Es folgt eine ungünstige Priorisierung von Projektaufgaben und schließlich verpassten Deadlines.  

Wie können Projektmanager*innen sinnvoll delegieren, wenn sie nicht wissen, was alles zu tun ist und wer verfügbar für die Arbeit ist? Die Antwort ist so einfach wie frustrierend: Sie können es nicht. Denn: zum einen wissen sie nicht welche Mitarbeitenden am besten für die Aufgaben geeignet sind und zum anderen sind Abhängigkeiten zwischen den einzelnen To-dos nicht klar. 

Das Ganze wird noch komplizierter, wenn Dritte involviert sind, beispielsweise Händler, externe Partner oder Dienstleister. Während es relativ einfach möglich ist, intern ein anderes Teammitglied ins Projekt zu holen oder auszutauschen, müssen Dritte oft lange im Voraus beauftragt werden. 

Herausforderungen für Teammitglieder: unpassende Aufgabenverteilung 

Die Entscheidungen des Managements zeigen sich in dem, was die Teammitglieder tun – oder eben nicht tun. Wenn einem Mitarbeiter eine Aufgabe zugeteilt ist, die nicht gut zu seinen Fähigkeiten passt, benötigt er mehr Zeit dafür als vorgesehen. Es dauert ebenfalls länger, wenn Mitarbeiterinnen keine klaren Anweisungen bekommen und selbst herausfinden müssen, was sie in welcher Reihenfolge tun sollen.

Wenn zusätzlich noch Materialien oder Dienstleistungen von außen fehlen, weil sie zu spät bestellt wurden, ist das Projektteam möglicherweise überhaupt nicht mehr in der Lage weiterzumachen.  

Zu guter Letzt soll an dieser Stelle händische Zeiterfassung und Dokumentation als Zeitfresser nicht unerwähnt bleiben.  

Wie proMX 365 PPM hilft, Fristen einzuhalten 

proMX 365 Project Portfolio Management wurde entwickelt, um Hindernisse für reibungslose Workflows aus dem Weg zu schaffen. Proaktive Szenarioplanung und Zeitplanungstools befähigen Projektmanager*innen einwandfreie Projektkonzepte zu entwerfen. 

Überschreitung der Budgets

Jedes Unternehmen muss profitabel sein, um zu überleben und zu wachsen. Das geht nicht, wenn Budgets ständig überschritten werden und somit ein Teil des Umsatzes verloren ist. 

Herausforderungen für das Projektmanagement: unzureichende Einblicke 

Wir erkannten zwei grundsätzliche Szenarien auf Managementseite die zu höheren Ausgaben als erwartet führen: Das erste ist – erneut – ein schlechter Überblick; diesmal über die Budgets. Im zweiten Szenario tauchen unerwartete Kosten auf, die den Finanzplan ruinieren. Das können gestiegene Materialpreise sein, die Notwendigkeit eines externen Experten für ein Projekt oder andere plötzliche und nicht einberechnete Kosten.  

Möglich ist auch, dass der Projektmanager viel mehr Materialien bestellt als nötig. Wenn der Händler sie nicht zurücknimmt, müssen sie bezahlt werden. Im besten Fall können sie für ein späteres Projekt verwendet werden. 

Etwas ähnliches kann auch mit internen personellen Ressourcen geschehen: zu viele Mitarbeitende sind für ein Projekt eingeteilt. Selbstverständlich bekommen sie ihr Gehalt, ob sie nun voll ausgelastet sind oder nicht.  

Herausforderungen für Teammitglieder: Wartezeiten 

Zugegeben es ist im Grunde nicht die Schuld der Mitarbeiterin, wenn sie einem Projektteam zugeteilt wird, in dem sie nicht viel Unterstützung leisten kann, weil genug Kollegen bereits am Projekt arbeiten. Während es sich vielleicht für den einen oder die andere ganz entspannt anhört ein paar Tage mit Kaffee trinken und Däumchen drehen zu verbringen, ist es schlecht für die Finanzen des Unternehmens. 

Wie proMX 365 PPM Budgetschwierigkeiten löst 

Die Lösung gibt Ihnen Einblicke in Echtzeit, um Kostenüberschreitungen zu vermeiden. Zudem hilft sie zu planen, welche Kosten wahrscheinlich während des Projekts zu zahlen sein werden. 

Keine klare Übersicht mehr haben

Begrenzte Einblicke in die Performance von Projekten erschweren es durchdachte Entscheidungen zu treffen.

Manchmal reicht es nicht aus, ein Projekt im Voraus durchzuplanen, sondern es müssen spontane Entscheidungen getroffen oder gar die Strategie angepasst werden, wenn der aktuelle Kurs in einer Sackgasse zu enden droht. Doch ohne fundiertes Wissen über die aktuelle Lage ist das kaum möglich. 

Darüber hinaus möchten auch Ihre Kunden, Einzelpersonen und Geschäftskunden gleichermaßen, über Projektfortschritte auf dem Laufenden gehalten werden. Klienten möchten Ihre Projekte in guten Händen wissen. Dieser Eindruck verfliegt schnell, wenn Projektmanager*innen nicht in der Lage sind Updates zu liefern oder spezifische Fragen zum Projekt zu beantworten.  

Wie proMX 365 PPM hilft, stets den Durchblick zu bewahren 

Zeitpläne, Budgets, Ressourcen- und Materialbedarf – alles in einer individualisierten Ansicht. 

Unmotivierte Mitarbeitende und niedrige Teammoral

Mitarbeiter*innen haben die unterschiedlichsten Gründe, warum sie in ihrem Job unzufrieden sind. Doch zwei Probleme die häufig auftreten, lassen sich mit proMX 365 PPM leicht lösen: zu hohe oder zu geringe Auslastung.

Beide Extreme können sich negativ auf die Stimmung im Team auswirken. Auf der einen Seite fühlen sich Mitarbeitende mit einem zu viel an Arbeit schnell gestresst. Im schlimmsten Fall verursacht die Überarbeitung Burnout oder andere Krankheiten. Auf der anderen Seite fühlen sich Mitarbeitende, die nichts oder nur wenig zu tun haben, schneller nutzlos oder unwichtig für das Unternehmen. Das wiederrum führt zu einer schlechteren Jobperformance in den Aufgaben, die ihnen gegeben werden. 

Genauso wichtig wie eine gute Balance an Arbeitsauslastung ist, dass die Aufgaben den Fähigkeiten der Mitarbeitenden entsprechen. 

Wie proMX 365 PPM hilft Teammitglieder optimal einzubinden

proMX 365 erleichtert es Ihnen, Teammitglieder dem idealen Team zuzuteilen. Denn die Lösung zeigt Ihnen nicht nur die Verfügbarkeit aller personeller Ressourcen, sondern auch ihre Fähigkeiten.

Unerwartete Probleme aufgrund von ignorierten Risiken

In der Geschäftswelt sind Überraschungen eher selten angenehm. Manager*innen müssen wissen, was auf sie zukommen kann, um in jeder Situation gut zu reagieren.

Nicht jedes Problem kann vorhergesehen und vermieden werden, doch proMX 365 PPM hilft unschöne Überraschungen auf ein Minimum zu reduzieren, indem es potenzielle Risiken aufzeigt, bevor sie zu großen Störungen führen. 

Herausforderungen für das Management: unerwartete Vorfälle 

Arbeitsaufträge, die nicht mit den Unternehmenszielen und -werten übereinstimmen können zu Problemen führen: Vielleicht ist der Job zu groß oder zu klein, um sich für das Unternehmen zu lohnen; vielleicht liegt er außerhalb des Spezialgebietes; oder der Auftrag trägt nicht zum ROI (Return on Investment) bei. 

Es gibt noch einiges mehr, das schiefgehen kann, zum Beispiel: 

• Falsche Materialbestellungen 

• Engpässe bei den Materialien 

• Unpassende Ressourceneinteilung 

• Vermeidbare Wartezeiten zwischen einzelne Unteraufgaben 

Herausforderungen für Teammitglieder: zu geringes Projektwissen 

Jede und jeder macht Fehler. Das ist menschlich. Doch je mehr jedes Teammitglied über das Projekt, seine Aufgaben und sein Team weiß, desto selbstbewusster und fokussierter kann es arbeiten. 

Wie proMX 365 hilft, Risiken zu minimieren 

Leider kann proMX 365 PPM nicht zaubern, wenn ein Mitarbeiter wegen Krankheit oder anderen unkontrollierbaren Umständen länger ausfällt. Allerdings wappnet die Lösung Ihr Unternehmen bestmöglich, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und schnell zu lösen. 

Chaotische Arbeitsabläufe und ineffiziente Prozesse

Struktur und Ordnung sind unerlässlich für reibungsfreie Abläufe. So ist es mühsam und zeitaufwändig zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herzuwechseln, um Informationen zu sammeln oder mit Kolleg*innen an Ideen und Plänen zusammenzuarbeiten.  

Die meisten Unternehmen haben über die Jahre verschiedene Lösungen eingeführt. Sie leisteten alle gute Dienste für Ihre Nutzer und tun es möglicherweise noch immer. Doch sind die meisten Anwendungen wohl nicht miteinander verknüpft. Wenn dann beispielsweise die Finanzabteilung eine Information über einen Kunden braucht, müssen sie das Projektmanagement danach fragen.  

Nicht nur der Datenzugriff ist schwierig, Kommunikation und Kollaboration werden ebenfalls erschwert, wenn die Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Anwendungen arbeiten. Datensilos und nicht verbundene Systeme sorgen für Chaos und verlangsamen Fortschritte. 

Dennoch zögern Manager*innen oft eine neue Lösung einzuführen, weil es ihnen vor einer langwierigen Datenmigration graut, ebenso wie vor dem Arbeitsaufwand, der mit der Einführung einer neuen Lösung einhergeht. 

Teammitglieder haben ihrerseits Bedenken wie: Wird die neue Lösung mir meinen Arbeitsplatz streitig machen? Oder: Werde ich es schaffen, den Umgang damit schnell zu lernen? 

Wie proMX 365 PPM für flüssige Arbeitsabläufe sorgt 

Wenn auch Sie ähnliche Sorgen haben, versichern wir Ihnen, dass wir Ihnen nicht nur proMX 365 Project Portfolio Management an die Hand geben, sondern dafür sorgen, dass Sie und Ihr Team die Unterstützung bekommen, um gut und sicher damit zu arbeiten. 

Es ist Zeit zu handeln

Warnsignale dafür, dass Sie eine PPM-Lösung brauchen, gibt es viele und können in allen Unternehmensbereichen auftreten. Bei genauem Hinsehen fällt auf, dass sich vieles auf einen schlechten Überblick und zu geringe Einblicke zurückführen lässt. Eine einfache Tabelle reicht nicht mehr aus.  

Unser Tipp: Ignorieren Sie die Warnsignale Ihrer Firma nicht länger! Sie werden sich nicht wie von Zauberhand in Luft auflösen. Stattdessen holen Sie tief Luft, seien Sie mutig und melden Sie sich bei uns. In einem kostenlosen, unverbindlichen Gespräch schauen wir uns Ihre Situation an und entscheiden, ob und wie proMX 365 PPM Ihren Arbeitsalltag und den Ihres Teams verbessern kann.