Risikomanagement: Der Schlüssel zu erfolgreichem Projekt- und Portfoliomanagement 

Haben Sie sich schon mal gefragt, warum Projektleiter*innen die Verwaltung eines Projektportfolios selbst nach ausgiebiger Planung und Brainstorming im Voraus noch als Herausforderung empfinden?  

Unternehmen müssen verstehen, dass es beim Portfoliomanagement nicht nur um die Einhaltung von Zeitplänen und das Liefern von Ergebnissen geht, sondern auch darum Unsicherheiten mit Fingerspitzengefühl zu bewältigen. 

Im Laufe eines Projektes treten viele komplexe Situationen auf, darunter wirtschaftliche Veränderungen, steigende Anforderungen von Beteiligten, und sich stetig entwickelnde Technologien. Risken zu erkennen und richtig damit umzugehen ist und bleibt ein wichtiger Faktor im Projektportfoliomanagement.  

Wenn ein Risiko in einem einzelnen Projekt nicht erkannt oder angegangen wird, können sich die Folgen schnell auf das gesamte Portfolio ausweiten.  

Eine aktuelle Studie des Texila Journal zeigt, dass Organisationen mit einem engagierten Risikomanagement-Team 20 % weniger Projektverfehlungen sowie 25 % weniger Projektverzögerungen aufweisen.  

Als zuverlässiger Microsoft-Partner mit über 25 Jahren Erfahrung darin, Organisationen verschiedener Branchen durch die digitale Transformation zu begleiten, können wir Ihnen sagen, dass ein proaktiver Ansatz im Risikomanagement nicht nur ein Sicherheitsnetz ist – er ist ein strategischer Wegbereiter, der kostspielige Fehltritte verhindert und eine sichere Entscheidungsfindung ermöglicht. 

Bevor wir uns anschauen, wie smarte Werkzeuge wie proMX 365 Project Portfolio Management Ihnen helfen, Risiken zu minimieren, fangen wir zunächst mit den Grundlagen an: Was ist der Unterschied zwischen Projektrisiken und Portfoliorisiken.  

Projekt- vs. Portfoliorisikomanagement 

Risikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Es bereitet Organisationen darauf vor, jegliche Hürden innerhalb eines Projekts oder Portfolios zu überwinden, bevor kleine Schwierigkeiten zu großen Problemen werden.  

Beim Risikomanagement auf Projektebene identifizieren, analysieren und behandeln Unternehmen Risiken innerhalb eines einzelnen Projektes. Expert*innen bewerten mögliche Gefahren, die den Umfang, das Budget, die Qualität oder andere Aspekte eines bestimmten Projektes beeinträchtigen könnten. 

Risikomanagement auf Projektebene soll mögliche Bedrohungen geringhalten, die den Verlauf eines Projektes stören könnten.  

Der Anwendungsbereich des Portfoliorisikomanagements ist viel breiter und zielt darauf ab, den Unternehmenswert zu steigern. Ein Portfolio umfasst mehrere Projekte. Es beinhaltet die Bewertung von Risiken in jedem Projekt und geht der Frage nach, wie Risiken eines Projektes andere beeinflussen könnte. Letztlich werden die Risiken ganzheitlich angegangen.  

Arten von Risiken auf Portfolioebene, die den Geschäftserfolg beeinflussen können 

Risiken können grob in externe, interne und umsetzungsorientierte Risiken eingeteilt werden. Jede Risikokategorie beeinflusst die gesamte Performance und Stabilität eines Portfolios auf seine eigene Weise. Sehen wir uns die Risikokategorien näher an: 

Externe Risiken – Wie der Name bereits verrät, treten diese Risiken in der externen Umgebung eines Projekts auf und sind nicht von Unternehmen kontrollierbar. Dazu gehören: 

• Wirtschaftliche Schwankungen (Rezession, Inflation, etc.) 

• Umbrüche in der Branche (aufkommende Trends, neue Technologien, etc.) 

• Umweltereignisse (Pandemien, Epidemien, Naturkatastrophen) 

• Politische Umbrüche 

• Rechtliche Veränderungen 

• Wandel im Wettbewerb aufgrund von Firmenverschmelzungen und -übernahmen 

• Einhaltung verschiedener Vorschriften 

Interne Risiken – Die Risiken innerhalb eines Portfolios beziehen sich auf mögliche Verluste, die aufgrund von Managementvorgängen auftreten. Einzelne oder mehrere Projekte können aus der Bahn geraten, weil interne Geschäftsrisiken nicht rechtzeitig gebannt wurden. Einige davon sind die folgenden: 

• Schlechte finanzielle Verfassung einer Organisation (Liquiditätsprobleme, düstere Umsatzvorhersagen, etc.) 

• Führungswechsel (sie können die Prioritäten und die strategische Richtung eines Projekts verschieben) 

• Ineffizienter Prozess der Portfoliosteuerung 

Umsetzungsorientierte Risiken – Diese Risiken sind die Folgen von unzulänglicher Planung, ineffizientem Management und mangelhafter Ausführung von Projekten innerhalb eines Portfolios. Ressourcenknappheit, unabhängige Projektzeitpläne und mangelnde Koordination zwischen den Projektteams verstärken diese Risiken.  

• Überbeanspruchte oder nicht ausgelastete Ressourcen  

• Abhängigkeiten zwischen Projekten 

• Verzögerungen in der Überwachung hoher Risiken 

• Inkonsistente Produkt- oder Servicebereitstellung 

• Niedrige Projektmanagementstandards 

Wie helfen Projektportfoliomanagement-Lösungen Risikomanagement zu verbessern? 

Projektportfoliomanagement-Lösungen (kurz PPM-Lösungen) sind ein zentraler Bestandteil von erfolgreichem Risikomanagement. Warum, wollen wir uns nun ansehen. 

Laut eines Berichts von PWC arbeiten 77 % der Teams leistungsstarker Projekte mit einer Projektmanagementsoftware. Ein anderer Bericht von software AG besagt, dass 80 % der Projektmanager*innen glauben, eine PPM-Lösung beeinflusse ihren Geschäftserfolg maßgeblich. 

Diese Zahlen zeigen, dass Projektportfoliomanagement-Lösungen längst mehr sind als ein nettes Werkzeug. Sie sind eine Notwendigkeit, wenn es darum geht unerwartete Verzögerungen und Ressourcenengpässe zu überwinden.  

Die folgenden Faktoren helfen Ihnen, die Rolle einer PPM-Lösung in effizientem Risikomanagement zu verstehen: 

• PPM-Lösungen geben einen zentralisierten Überblick über Portfoliorisiken. 

• Unternehmen können alle Projekte und Abhängigkeiten abbilden.  

• Nutzer*innen können individuelle, intuitive und interaktive Dashboards schaffen. 

• Risiken, sowie ihre positiven und negativen Auswirkungen werden schneller erkannt.  

• PPMs geben Nutzer*innen die Möglichkeit, schnell aufschlussreiche Berichte zu erstellen.  

Was proMX 365 Project Portfolio Management zu einem Wettbewerbsvorteil macht 

---

---

Als erfahrener Entwickler von PPM-Lösungen, können wir sagen, dass proMX 365 Project Portfolio Management ein Rund-um-Service-Paket für effektives Risikomanagement ist.  

Die Lösung gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihr Projektportfolio. Sie können Projekte, Programme und Ressourcen effizient verwalten, während Sie Pläne zur Risikoeindämmung schmieden und überlegen, wie Sie Risikotoleranz für Portfoliomanager optimieren. 

proMX 365 PPM hilft Ihnen bei: 

• effizienter Szenarioplanung, um die Auswirkungen von Risiken besser einzuschätzen. 

• einfacher Erstellung von Projektgrundlagen und der Verfolgung von Fortschritten 

• KI-getriebenen vorrausschauenden Analysen, um Risikotrends vorherzusagen.  

• der Erkennung von Budgetrisiken und der Erhaltung stabiler Finanzen. 

• der Ressourceneinteilung in Echtzeit, um das Risiko erhöhter Kosten zu reduzieren.  

proMX 365 PPM und die Risikomatrix 

proMX 365 Project Portfolio Management bietet benutzerdefinierte und visuell ansprechende Benutzeroberflächen. Sie erleichtern es Nutzer*innen die Risikomatrizen (wie im Bild unten) zu verwenden. Die Nutzeroberfläche lässt Sie folgendes tun: 

• Kategorisieren Sie Risiken nach Schweregrad (geringes, mittleres, hohes Risiko). 

• Erkennen Sie mögliche Probleme schnell, die sonst die Performance des ganzen Portfolios gefährden könnten. 

• Sehen Sie, wer für Risiken eingeteilt ist und welche Frist sie sich zur Lösung gesetzt haben. 

• Die Risikomatrix hilft bei einer genauen Budgetplanung.  

Die Risikomatrix-Funktion in proMX 365 Project Portfolio Management ist ein Gamechanger. Angefangen bei ergebnisorientiertem Handeln bis hin zur Minderung unvorhergesehener Bedrohungen, können Sie alles Mögliche tun und dabei ihren Unternehmenszielen treu bleiben.  

Fazit  

Risiken können versteckte Chancen für Unternehmen sein, Unsicherheiten im Vorfeld abzuwenden.  

Mit proMX 365 Project Portfolio Management, schaffen Sie ein Bewusstsein für Risiken und stärken Ihr Team darin, Herausforderungen zu überwinden. Bekommen Sie Einblicke in Echtzeit und eine ganzheitliche Sicht auf Ihr Portfolio.  

Sind Sie bereit, die volle Kontrolle über Ihr Projektportfolio zu übernehmen? Beginnen Sie Ihre Reise mit proMX noch heute. Gemeinsam mit unseren Expert*innen erstellen Sie ein 360-Grad Profil Ihres gesamten Projektportfolios.