Wie effektive Szenarioplanung Projekte und Portfolios wachsen lässt
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Als Projektleiter*in oder Portfoliomanager*in müssen Sie täglich wichtige Entscheidungen für Ihr Projekt oder Programm treffen. Gleichzeitig können Sie es sich nicht leisten, auf Vermutungen oder vorschnelle Urteile zu bauen – denn jeder einzelne Schritt beeinflusst den zukünftigen Erfolg Ihres Projekts und Ihrer Organisation.
Um wirklich fundierte Entscheidungen zu treffen, brauchen Sie gründliche Recherchen, intensives Brainstorming und die Analyse mehrerer möglicher Zukunftsszenarien. Diese Szenarien zeigen Ihnen, was passieren könnte und wie sich Ihre Entscheidung auswirken würde.
Genau hier wird Szenarioplanung unverzichtbar. Sie verschafft Entscheidungsträgern in Projekten und Portfolios Klarheit, Weitblick und Sicherheit.
Wenn Sie sich fragen, was Szenarioplanung eigentlich ist, sind Sie hier richtig. In diesem Artikel beleuchten wir ihre Rolle im modernen Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) – und wie sie Organisationen dabei unterstützt, nachhaltiges Wachstum zu erzielen.
Was ist Szenarioplanung – und warum ist sie wichtig?
Szenarioplanung, auch bekannt als What-if-Analyse, spielt eine zentrale Rolle bei der Untersuchung möglicher Zukunftsentwicklungen. Es handelt sich um einen strategischen Prozess, der Projekt- und Portfoliomanager*innen dabei hilft, treibende Kräfte zu identifizieren, entscheidende Unsicherheiten zu erkennen, verschiedene Szenarien zu entwickeln, Strategien anhand dieser Szenarien zu testen und Ressourcen optimal zu planen.
Im Kern geht es darum, Best-Case-, Worst-Case- und Basisszenarien zu entwickeln, um die Auswirkungen bestimmter Ereignisse auf die Zukunft und die Erträge eines Projekts, Programms oder Portfolios besser zu verstehen.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie leiten ein Bau- oder Energieprojekt – und ein neuer Wettbewerber betritt den Markt. Ihre Analyse könnte folgendermaßen aussehen:
- Best-Case-Szenario – Sie erkennen schnell potenzielle Risiken wie schwankende Energienachfrage oder Veränderungen in der Baukapazität. Daraufhin passen Sie Ressourcenzuteilung und Zeitpläne an und arbeiten gezielt daran, Projektergebnisse und Stakeholder-Zufriedenheit zu verbessern, um den Erfolg zu sichern.
- Worst-Case-Szenario – Der Wettbewerber bringt Innovationen wie kostengünstige erneuerbare Energien, effizientere Bauverfahren oder intelligente Automatisierungstechnologien auf den Markt. Das könnte Ihr Projektumfeld erheblich stören und Sponsoren oder Kund*innen abziehen. In diesem Fall investieren Sie in alternative Liefermethoden, verstärktes Risikomanagement und eine Neuausrichtung des Portfolios, um die Wettbewerbsfähigkeit zurückzugewinnen.
- Moderates Szenario – Statt hektisch Probleme zu bekämpfen oder überstürzt den Projektumfang zu ändern, konzentrieren Sie sich auf qualitätsorientierte Projektergebnisse und langfristige Portfolio-Vorteile. Beispielsweise durch mehrjährige Serviceverträge oder Nachhaltigkeitszertifikate, die Ihren Wert unterstreichen und die Beziehung zu Stakeholdern festigen.
Solche Ansätze lassen sich in vielen Branchen anwenden. Erstellen Sie so viele Szenarien, wie Sie brauchen, um Unsicherheit und Risiken gezielt zu bewältigen. Schauen wir uns nun an, welche weiteren Vorteile Szenarioplanung Unternehmen bringt.
Vorteile der Szenarioplanung für Projekte und Portfolios
Proaktives Risikomanagement: Mit Szenarioplanung lassen sich Ereignisse gezielt analysieren und Strategien entwickeln, die Projekte und Portfolios schon im Vorfeld gegen Risiken absichern.
Höhere Flexibilität: Sie gewinnen mehr Agilität in Ihrer Entscheidungsfindung und bleiben relevant, auch wenn sich Projektumgebungen oder Portfolio-Prioritäten ändern.
Optimale Ressourcennutzung: Szenarioplanung hilft, Projekte auf mögliche Eventualitäten vorzubereiten und durch eine gezielte Ressourcenzuteilung eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.
Stakeholder-Ausrichtung: Szenarioplanung schafft ein gemeinsames Verständnis für mögliche zukünftige Projektergebnisse. Sie hält alle Beteiligten informiert und sorgt für eine einheitliche Vorgehensweise, um Projekterfolg und Portfoliowert zu sichern.
Wettbewerbsvorteile: Unternehmen, die Szenarioplanung konsequent einsetzen, sind besser auf plötzliche Projektstörungen und andere Faktoren vorbereitet, die Umsetzung und Portfolioleistung beeinflussen könnten.
Szenarioplanung in verschiedenen Projekten und Branchen
Szenarioplanung ist ein universelles Konzept, das sich problemlos auf Portfolios, Programme und Projekte jeder Größe übertragen lässt. Werfen wir einen Blick darauf, wie sie in unterschiedlichen Kontexten angewendet wird.
Szenarioplanung in der Logistikbranche
United Parcel Service (UPS), ein weltweit tätiges Logistik- und Zustellunternehmen, setzt seit über 20 Jahren auf Szenarioplanung in seiner strategischen und portfolioübergreifenden Arbeit. Schon Anfang der 2000er Jahre erkannte UPS das Potenzial des Internets und investierte vorausschauend in mobile Apps, Online-Tracking sowie den Ausbau von Services, Partnerschaften und Supply-Chain-Projekten.
Szenarioplanung in der Fertigung
In der Produktion hilft Szenarioplanung, mögliche Störungen in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen – sei es durch geopolitische Spannungen oder Naturkatastrophen.
Szenarioplanung im Bauwesen
Bauprojekte sind häufig von Faktoren wie gesetzlichen Vorgaben, steigenden Rohstoffpreisen oder saisonalen Einflüssen betroffen. Mit Szenarioplanung können Projektleiter*innen in Bauportfolios Prioritäten besser abstimmen, Kostensenkungspotenziale identifizieren und Technologien wie Data Analytics nutzen, um Szenarien zu modellieren, die Einblicke in Zeitpläne, externe Einflüsse und Kosten geben.
Szenarioplanung im Energiesektor
Energieunternehmen können mithilfe von Szenarioplanung Angebot und Nachfrage frühzeitig einschätzen und mögliche Krisen vermeiden.
Ein bekanntes Beispiel ist Shell: Das Energie- und Gasunternehmen nutzte in den 1970er-Jahren Szenarioplanung, um auf die damalige Ölkrise zu reagieren. Dabei entwickelten sie Szenarien, die soziale, politische, wirtschaftliche und technologische Faktoren berücksichtigten. Eines davon kam der tatsächlichen Entwicklung sehr nahe.
Szenarioplanung in den Professional Services
Dienstleistungsunternehmen profitieren ebenfalls. So können Gesundheitseinrichtungen etwa mögliche Herausforderungen wie eine Pandemie oder Verzögerungen bei der Medikamentenentwicklung antizipieren. Projektteams sind dadurch besser auf Studienabbrüche oder regulatorische Hürden vorbereitet.
Ähnlich im Finanzsektor: Ob bei der Entwicklung von Anlagestrategien oder der Bewertung finanzieller Risiken – eine gut umgesetzte Szenarioplanung hilft, Vermögenswerte zu sichern, Portfolios anzupassen und wirtschaftlich schwierigen Phasen proaktiv zu begegnen.
Szenarioplanung in der IT-Branche
Technologiegetriebene Unternehmen stehen Herausforderungen wie Compliance-Verstößen, Cyberangriffen oder Datendiebstahl gegenüber. Einige große Player nutzen Szenarioplanung gezielt für unterschiedliche Zwecke:
- Tesla – zur Analyse von Technologietrends und für den Bau von Fahrzeugen der nächsten Generation.
- IBM – für die Entwicklung neuer Services und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.
- Microsoft – um die Marktadaption bei Cloud-Migrationen besser zu verstehen.
- Apple – zur Optimierung des Produktlebenszyklus und Verkürzung der Markteinführungszeit.
- Google – zur Analyse des Nutzerverhaltens und Verbesserung der Werbemodelle.
- Uber – für die Planung von Markterweiterungen mithilfe von Szenarioplanung.
Erleben Sie selbst die Vorteile der Szenarioplanung – so geht’s!
Mit dem richtigen Tool wie proMX 365 Project Portfolio Management wird Szenarioplanung besonders einfach. Projekt- und Portfoliomanager*innen können mehrere What-if-Analysen durchführen, bevor sie eine Entscheidung treffen.
Werfen wir einen Blick darauf, was mit Software wie proMX 365 PPM möglich ist:
Alternative Planversionen
Sie können mehrere Versionen eines Plans erstellen, ohne laufende Projekte zu stören. Jede Version ist eine exakte Kopie des Originals, die Sie umfangreich anpassen können, um unterschiedliche Ergebnisse zu testen – bevor Sie das effektivste Szenario aktivieren.
Anwendungsfall & Vorteile: Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig in verschiedenen Regionen oder Märkten ausrollen, können so verschiedene Szenarien entwickeln, die jeweiligen Rahmenbedingungen verstehen und fundierte Entscheidungen treffen.
Szenario-Simulationen
Mit Simulationen lassen sich KPIs flexibel verändern: Ressourcen umverteilen, Budgets anpassen oder Liefertermine verschieben – und sofort analysieren, wie sich das auf Zeitplan, Kosten und Ressourcenauslastung auswirkt.
Anwendungsfall & Vorteile: HR-Abteilungen können simulieren, ob es günstiger ist, zusätzliche Mitarbeitende einzustellen oder Aufgaben an externe Dienstleister auszulagern.
Planung auf Projekt- und Portfolioebene
Viele Organisationen steuern mehrere Projekte innerhalb von Programmen und Portfolios, bei denen Änderungen an einer Initiative oft andere beeinflussen. Mit Software wie proMX 365 PPM lässt sich diese Komplexität problemlos bewältigen.
Anwendungsfall & Vorteile: Portfolios können simuliert werden, um Strategien durchzuspielen – etwa Prioritäten zu verschieben, Zeitpläne zu ändern oder Ressourcen neu zu verteilen, ohne den laufenden Plan zu beeinträchtigen.
Datenbasierte Vergleiche & Insights
Die Software bietet integrierte Visualisierungstools wie Gantt-Diagramme, Abweichungstabellen oder farbcodierte Indikatoren. Damit wird Szenarioplanung visuell anschaulich und leichter verständlich.
Anwendungsfall & Vorteile: Mit Gantt-Diagrammen lassen sich Szenarien direkt mit den Baselines vergleichen. Die Gegenüberstellung hilft, Kostenüberschreitungen zu optimieren und komplexe Entscheidungen unter Berücksichtigung von Budget, Zeitplan oder anderen Faktoren leichter zu treffen.
Freigeben und Aktivieren des besten Szenarios
Nach Auswahl des optimalen Szenarios können Sie dieses zur formalen Genehmigung weiterleiten und aktivieren. Das ursprüngliche Szenario wird automatisch archiviert.
Anwendungsfall & Vorteile: Jedes Szenario kann individuell benannt werden, z. B. Budgetplan, Kostenplan oder Ressourcenplan. So entsteht eine strukturierte Wissensbasis für zukünftige Entscheidungen.
Beispiel: Szenarioplanung im Produktentwicklungsprozess
| KPI | Baseline | Szenario A | Abweichung |
| Fertigstellungsdatum | 30.09.2025 | 15.09.2025 | -15 Tage |
| Geplante Kosten | 250.000 € | 240.000 € | -10.000 € |
| Ressourcenauslastung | 85 % | 78 % | -7 % |
In Szenario A zeigt sich: Wird ein Projekt 15 Tage früher als geplant abgeschlossen, senkt das die Kosten um €10.000 und reduziert die Ressourcenauslastung um 7 %. Dies bedeutet zugleich schnellere Lieferung und höhere Kosteneffizienz.
Fazit
Szenarioplanung ist eine unverzichtbare Praxis, die Projekte und Portfolios zukunftssicher macht. Sie liefert verschiedene mögliche Ergebnisse, mit denen sich Trends vorhersagen, Unsicherheiten analysieren und Risikominderungspläne entwickeln lassen.
Wir haben gezeigt, wie leicht sich Szenarioplanung in Projekte und Portfolios integrieren lässt, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Von globalen Konzernen bis hin zu KMU nutzen bereits viele projektgetriebene Organisationen diese Methode – und nun sind Sie an der Reihe.
Mit der proMX 365 Project Portfolio Management-Lösung können Sie Szenarioplanung effizient umsetzen und Risiken wie Chancen frühzeitig erkennen. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine umfassende What-if-Analyse – für eine stärkere und sichere Zukunft.
