Wie Sie im CRM feldübergreifend nach Kontakten suchen können

Kennen Sie dieses Problem? Sie suchen in Microsoft Dynamics 365, ehemals Dynamics CRM, einen Kontakt, geben eine Suchphrase wie etwa „Meyer*proMX*Nürnberg“ in das Suchfenster ein – und erhalten keinen Treffer.

Denn eine derartige Suche anhand des Nach- und Firmennamens ist in der Standardeinstellung von Microsoft Dynamics CRM nicht möglich. Das System durchsucht zwar mehrere Felder, allerdings nur sequenziell. Das heißt, es prüft, ob ein Nachname oder ein Firmenname oder ein Ort den Wert „Meyer*proMX*Nürnberg“ enthält.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kontakte feldübergreifend suchen

Um den gewünschten Kontakt mit dieser Suchphrase zu finden, muss lediglich ein neues Feld angelegt und ein Workflow erstellt werden. Wie Sie so die Kontaktfelder Nachname, Firmenname und Ort durchsuchen können, erkläre ich Ihnen anhand eines Beispiels:

1. Legen Sie im Kontakt zunächst ein neues Feld „Suchphrase“ an. Dieses soll natürlich durchsuchbar sein. Wählen Sie den Feldtyp einfach, das Format Text, den Datentyp einzelne Textzeile und eine maximale Länge von 250 Zeichen (bei Bedarf auch länger).

2. Öffnen Sie dann die Kontaktansicht Schnellsuche: Aktive Kontakte und fügen Sie das neue Feld als Suchspalte hinzu. Klicken Sie anschließend auf Speichern und schließen.

3. Legen Sie nun in der Kategorie Workflow einen bedarfsabhängigen Prozess „Kontakt – Verschlagwortung“ zur Entität Kontakt an. Der Workflow soll im Hintergrund laufen und starten, wenn ein Kontakt erstellt und eines der folgenden Datensatzfelder geändert wird: Nachname [lastname], Firmenname [parentcustomerid] oder Ort [address1_line1].

4. Fügen Sie zudem einen Schritt „Datensatz aktualisieren“ hinzu. Klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten und tragen Sie die Datensatzfelder aus Schritt 3 in das neu angelegte Feld „Suchphrase“ ein.
5. Aktivieren Sie nun den Workflow und veröffentlichen Sie die Anpassungen.

6. Führen Sie schließlich den angelegten Workflow auf alle Kontakte aus, um das Feld Suchphrase zu füllen.

Das war’s! Wenn Sie nun erneut eine Suche mit der Phrase ausführen, wird Ihnen der richtige Kontakt angezeigt werden!

Natürlich können Sie in dem Feld Suchphrase jegliche Datensatzfelder kombinieren und den Workflow auf alle Entitäten anwenden. Die Reihenfolge können Sie dabei beliebig variieren.

Ausbaumöglichkeiten: mehrere Felder in beliebiger Reihenfolge durchsuchen

Da die Felder Nachname, Firmenname und Ort bereits in einem neuen Feld kombiniert wurden, müssen diese Felder nicht mehr einzeln durchsucht werden und Sie erhalten schneller Ergebnisse.

Den Nachteil, dass Sie bei der Suche eine gewisse Reihenfolge einhalten müssen, können Sie – zumindest halbwegs – umgehen, indem Sie weitere Suchphrasen-Felder anlegen und per Workflow in unterschiedlichen Reihenfolgen beschreiben lassen.

Beispiel:
Es sollen die drei Felder Nachname, Firma und Ort durchsucht werden.

Feld 1 – „Suchphrase 1“: Nachname + Firmenname + Ort,
Feld 2 – „Suchphrase 2“: Nachname + Ort + Firmenname,
Feld 3- „Suchphrase 2“: Firmenname+ Ort + Nachname, etc.

 Viel Spaß beim Customizing!