Anna Kubny, Daniel Bach
16 Apr 2024 | Aktualisiert am: 18 Apr 2024
Expertenbeiträge | 6 Min. Lesezeit

Es ist so weit: Viele Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) nutzen, stellen sich nun die Frage, wie sie am besten mit Project Operations (PO) starten können.

Möglicherweise wägen auch Sie zwischen den folgenden Optionen ab:

  • Upgrade von Project Service Automation (PSA) zu Project Operations (PO)
  • Neuinstallation von Project Operations (PO) mit Datenmigration von Project Service Automation (PSA)

Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie die Integrationsfunktionen von Project Operations in Bezug auf Finance & Operations innerhalb von PO nutzen wollen oder ob Sie weiterhin mit der Rechnungsstellung arbeiten wollen, die Sie aus PSA kennen.

Wenn Sie weiterhin mit der gewohnten Rechnungsstellung aus PSA arbeiten wollen, empfehlen wir Ihnen ein Upgrade von PSA auf PO mit der „Project Operations Lite-Bereitstellung“. Sollten Sie jedoch planen, PO-Integrationsfunktionen in Bezug auf Finance & Operations zu nutzen, beachten Sie bitte, dass Sie in diesem Fall PO von Grund auf neu einrichten müssen, einschließlich der Datenmigration, da der Upgrade-Pfad von PSA zu PO für Finance-Funktionen noch nicht unterstützt wird.

Unterstützte Bereitstellungstypen für das Upgrade

Welche Bereitstellungstypen werden derzeit für das Upgrade unterstützt? (Microsoft)

Um Sie bei Ihrer Entscheidung zu unterstützen, vergleichen wir in diesem Artikel die Project Operations Lite-Bereitstellung mit der Neuinstallation von PO einschließlich der Datenmigration.

Grundsätzlich umfasst die Project Operations Lite-Bereitstellung die folgenden Funktionen (Microsoft):

  • Vertriebsprozess für Projekte, die die Dynamics 365 Sales-Anwendung erweitern
  • Projektplanung mit Microsoft Project for the Web
  • mehrdimensionale Preisgestaltung
  • einheitliches Ressourcenmanagement
  • Zeiterfassung
  • Basisausgaben
  • Materialeinsatz
  • Projektbudgetierung und zeitliche Vorausplanung
  • Untervergabe von Aufträgen
  • Proforma-Rechnungen zur Überprüfung und Bearbeitung durch den Projektleiter

Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) ist eine umfassende Lösung, die auf Dynamics 365 aufbaut und Unternehmen bei der effizienten Organisation und Abwicklung von Projekten unterstützt. Project Operations ist die Lösung der nächsten Generation, die auf den Funktionalitäten von PSA aufbaut. Sie kombiniert das Project for the Web mit den aus Customer Engagement bekannten Kostenmanagement-Funktionen.

Im Folgenden führen wir einige Gründe an, warum ein Upgrade von PSA auf PO wesentlich vorteilhafter ist als eine Neuinstallation von PO mit anschließender Datenmigration:

  • Nahtloser Übergang
    Das Upgrade von PSA zu PO mit der Project Operations Lite-Bereitstellung gewährleistet einen reibungslosen Übergang für Ihre Organisation. Da PO auf PSA aufbaut, ist der Übergangsprozess unkompliziert: Bestehende Konfigurationen, Integrationen und Daten können größtenteils ohne weitere Nacharbeiten genutzt werden.

    Die Einführung eines neuen PO-Systems und die Migration der Daten kann im Vergleich zu den oben genannten Aspekten den laufenden Geschäftsbetrieb oder andere genutzte Module wie z. B. Customer Service beeinträchtigen.

  • Erhalt von Einstellungen und Konfigurationen
    Unternehmen passen PSA häufig an ihre individuellen Projektmanagement-Workflows und Geschäftsprozesse an.

    Ein Upgrade von PSA zu PO bewahrt alle ursprünglichen Einstellungen und Konfigurationen, wodurch sie nicht von Grund auf neu eingerichtet werden müssen (was bei der Neuinstallation von PO notwendig wäre). Je nach den vorgenommenen Anpassungen müssen Sie diese möglicherweise geringfügig aktualisieren, da PO z. B. einige PSA-Felder/Funktionen gegen neue Felder/Funktionen austauscht. Eine komplette Neueinrichtung ist jedoch nicht erforderlich.

    Wie bereits erwähnt, tauscht PO im Vergleich zu PSA eine ganze Reihe von Feldern aus. Der Vorteil des PO-Upgrades besteht darin, dass die Daten automatisch von den veralteten Feldern in die neuen Felder mit dem PO-Upgrade verschoben werden.

    Die Neuinstallation von PO führt in der Regel dazu, dass alle benutzerdefinierten Funktionen von Grund auf neu erstellt werden müssen.

  • Datenmigration
    Wenn Sie von PSA zu PO aufstocken, brauchen Sie sich nicht um die Datenmigration sorgen. Alle Daten wie projektbezogene Daten, oder sogar Ihre Stammdaten wie Konten oder Aktivitäten, bleiben so wie sie sind in Project Operations bestehen.

    Im Vergleich dazu erfordert die Neueinrichtung von Project Operations mit Datenmigration einen erheblichen Aufwand an Zeit und Ressourcen. Dazu gehören die Gestaltung von Workflows, die Konfiguration von Software, die Festlegung von Rollen und Berechtigungen sowie die Durchführung von Aufgaben für die Datenmigration. Es kann Wochen oder sogar Monate dauern, bis der Prozess vollständig abgeschlossen ist.

    Die Migration von Daten aus einem PSA-System umfasst das Extrahieren, Umwandeln und Laden großer Datenmengen. Dieser Prozess kann sehr komplex sein, insbesondere wenn es um unterschiedliche Datentypen und -strukturen geht. Die Gewährleistung der Genauigkeit und Integrität der migrierten Daten ist von entscheidender Bedeutung, um Fehler und Diskrepanzen zu vermeiden, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen könnten.

    Die Datenmigration birgt inhärente Risiken, einschließlich der Gefahr von Datenverlust oder -beschädigung. Wenn sie nicht sorgfältig durchgeführt wird, können wertvolle Projektinformationen verloren gehen oder unbrauchbar werden, was zu Betriebsstörungen und finanziellen Verlusten führen kann.

    Im Hinblick auf die Datenmigration, die Sie bei einer Neueinrichtung von PO durchführen müssten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie nicht nur die projektrelevanten Daten, sondern auch alle Ihre Kerndaten (z. B. Kundenkontakte, Aktivitäten, Unternehmen usw.) migrieren müssen. Beim PO-Upgrade müssen die Kerndaten nicht angetastet werden, da sie einfach im System verbleiben.

  • Kosten- und Zeitersparnis
    Die Neuinstallation von PO und die Migration von Daten ist in der Regel ein äußerst zeit- und ressourcenaufwändiger Prozess. Da PO im Vergleich zu PSA viele Felder/Funktionen austauscht, verläuft die Datenmigration nicht so reibungslos, wie Sie vielleicht erwarten.

    Daher ist ein Upgrade von PSA auf PO kostengünstiger und effizienter, da es den Bedarf an umfangreichen Datenmigrationen reduziert.

Anforderungen für das PO-Upgrade

Um für ein Upgrade berechtigt zu sein, müssen Sie die folgenden Kriterien erfüllen:

  • Allen aktiven Benutzern müssen gültige Project-Operations-Lizenzen zugewiesen werden.
  • Sie müssen den Upgrade-Prozess in mindestens einer Nicht-Produktionsumgebung validieren, die einen repräsentativen Datensatz enthält, der mit Ihrer Produktionsumgebung übereinstimmt.
  • Vor der Durchführung des Upgrades muss die Zielumgebung auf die neueste verfügbare Version von Project Service Automation aktualisiert werden.
  • Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Daten innerhalb der Einschränkungen von Project for the Web liegen. Daher sollte eine Datenvalidierung und -bereinigung geplant werden (alle Einschränkungen finden Sie hier).

Insgesamt ist es zwar eine Option, PO von Grund auf neu zu installieren und Daten zu migrieren, doch bietet ein Upgrade von PSA in der Regel einen effizienteren, kostengünstigeren und nahtloseren Übergang für Unternehmen, die bereits PSA nutzen und die erweiterten Funktionen von PO nutzen möchten.

Unternehmen sollten diese Vorteile sorgfältig gegen die entsprechenden Nachteile abwägen. Wirksame Planung, Ressourcenzuweisung und Risikomanagement sind unerlässlich, um einen erfolgreichen Übergang mit minimalen Unterbrechungen der Geschäftsabläufe zu gewährleisten.

proMX hilft Ihnen dabei, einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Kontaktieren Sie uns!

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