Abwesenheiten in allen Branchen clever verwalten mit proMX 365 Absence Management

Stellen Sie sich folgende Szenarien vor: Einer der leitenden Ingenieure eines Kraftwerks meldet sich am Morgen eines großen Systemupdates krank. Ein Kranführer fällt unerwartet aus und verzögert somit ein Multi-Millionen-Dollar Bauvorhaben. Eine Fahrdienstleiterin verpasst eine Schicht, was Verspätungen in der ganzen Stadt nach sich zieht.

Es gibt Branchen, in denen eine einzige ungeplante Abwesenheit eine Kettenreaktion von Störungen mit schweren Folgen auslösen kann. Die Konsequenzen sind vielleicht nicht immer dramatisch, aber meistens zeitaufwändig. Manchmal möchte man einfach eine zusätzliche Stunde (oder mehr) für sinnvolle Arbeit aufwenden, anstatt sie mit lästiger Abwesenheitsverwaltung der Mitarbeitenden zu verbringen, Verfügbarkeiten zu überprüfen, Urlaubspläne zu koordinieren, Feiertage im Blick zu behalten und plötzliche Fehlzeiten auszugleichen.

Zum Glück gibt es eine Lösung, die zugleich Zeit bei Routine-Verwaltungsaufgaben einspart, also auch dabei hilft, Betriebsstörungen zu verhindern.

In diesem Artikel sehen wir uns an, welche abwesenheitsbedingten Herausforderungen in der Energie-, Bau-, Versorgungs-, Transport- und Dienstleistungsbranche auftreten können und wie proMX 365 Absence Management dabei unterstützt sie zu überwinden.

Mit proMX 365 Absence Management Störungen vermeiden

Wenn Ihre Organisation Probleme bei der Abwesenheitserfassung Ihrer Mitarbeitenden hat, sind Sie damit nicht allein. Viele Unternehmen hadern mit uneinheitlichen Daten, langsamen Freigabeprozessen und unklaren Verfügbarkeiten. Das Ergebnis: es treten vermehrt Terminkonflikte auf, gefährden Compliance und verbrauchen Zeit und Ressourcen. Was diese Unternehmen wirklich brauchen, ist ein einheitliches System das Abwesenheitserfassung, Freigaben und Ressourcenplanung in einer Plattform zusammenbringt. 

Daher geht es im heutigen Artikel um proMX 365 Absence Management. Es ist ein Add-on für Dynamics 365 Project Operations das Ressourcenmanagement für Projekte vereinfacht, indem es Verfügbarkeiten zeigt. Gehen wir etwas detaillierter darauf ein, wie das in unterschiedlichen Branchen von Nutzen sein kann.

Energie: Damit das Licht nicht ausgeht

Die erste Industrie, um die es heute gehen wird ist eine, die aus der modernen Welt nicht wegzudenken ist: der Energiesektor. Unternehmen aus diesem Bereich verlassen sich auf einen 24/7 Betrieb und sehr gut ausgebildete Fachkräfte. Wenn Techniker, Ingenieurinnen oder Leitstellenpersonal unerwartet nicht da sind, kann das unschöne Folgen haben; angefangen bei einer zu langen Suche nach Ersatz bis hin zu Stromausfällen.

Wie hilft proMX 365 Absence Management, dass die wichtigen Fachkräfte unsere Städte warm und hell erhalten? Es ist eine flexible und benutzerfreundliche Lösung mit ausgeprägten HR-Funktionen, die gut zu bedienen ist:

1. Die Sichtbarkeit von Abwesenheiten in Echtzeit gestattet es Managerinnen und Teamleitern immer sofort zu sehen, wer für wie lange nicht verfügbar ist. So lassen sich Überraschungen vermeiden und die Arbeitstage vorausplanen.
2. Dank der Integration mit Dynamics 365 Project Operations werden Abwesenheitsdaten mit Projektzeitplänen synchronisiert. So können Ressourcenkonflikte früh erkannt werden.
3. Analytische Funktionen und Vorhersagen geben Ihnen die Werkzeuge an die Hand, Abwesenheitstrends vorherzusagen und sich entsprechend vorzubereiten; beispielsweise während der Grippesaison oder Extremwetterlagen.

Bauwesen: ein stabiles Fundament

Als nächstes thematisieren wir die Baubranche, in der Projekte eng getaktet und oft voneinander abhängig sind. Wenn ein wichtiger Arbeiter nicht auf der Baustelle ist (sei es ein Kranführer, Bauführer oder Sicherheitsmanager), kann das eine ganze Projektphase verzögern und die Koordination ganzer Teams durcheinanderbringen.

Hören Sie auf wild herumzuraten, reduzieren Sie kurzfristige Unterbrechungen und stellen Sie sicher, dass Bauprojekte pünktlich, sicher und mit komplettem Personal ablaufen:

1. Mit integrierter Planungsfunktion können Manager*innen Abwesenheiten mit der Ressourcenplanung übereinbringen. Auf diese Weise ist es leichter Aufgaben neu zuzuteilen oder Zeitpläne anzupassen, bevor das Projekt aus dem Ruder läuft.
2. Manager*innen vor Ort können Abwesenheiten von ihren mobilen Geräten aus anfragen, bestätigen und überwachen. Das macht es zur perfekten Lösung für remote und auf der Baustelle arbeitenden Teams.

Versorgungsunternehmen: für die täglichen Bedürfnisse

Versorgungsleistungen – wie Energie-, Wasser-, Gas- und Abfall-Services – sind für das tägliche Leben unerlässlich. Bereits kleine Störungen können große Auswirkungen für Kunden bedeuten. Daher ist es sehr wichtig, die richtigen Leute, zur richtigen Zeit an den richtigen Orten zu haben – besonders für Außendienstjobs und Notfalldienste. Eine verpasste Schicht aufgrund von unzureichender Erfassung kann zu Serviceausfällen oder gar Umweltrisiken führen.

Mit proMX 365 Absence Management erlangen Versorgungsunternehmer*innen die Übersicht und Flexibilität, die sie benötigen, um Dienste reibungslos am Laufen zu halten:

1. Automatische Warnungen informieren die Teamleiter*innen über geplante und ungeplante Abwesenheiten, sodass Notfallpläne aktiviert werden können.
2. Rollenbasiertes Matching hilft Manager*innen problemlos Mitarbeitende mit den richtigen Qualifikationen zu finden, um tragende Rollen ersatzweise auszführen.
3. Eine auditfähige Berichterstattung kann von Nutzen sein, wenn die Abwesenheiten, Genehmigungen und Vertretungen in digitaler Form verfolgt werden.

Transport: von A nach B

Im Transportwesen kann eine einzige Abwesenheit eng getaktete Zeitpläne durchkreuzen, ob es nun der Fahrer eines Zustellfahrzeugs, eine Zugführerin oder eine Logistikkoordinatorin ist. Das Ergebnis? Verpasste Anschlüsse, verspätete Sendungen und unzufriedene Kund*innen.

Wenn Sie Transportunternehmern die Werkzeuge an die Hand geben, Abwesenheiten proaktiv zu verwalten, können Sie dafür sorgen, dass Touren planmäßig und der Betrieb effizient laufen:

1. Eingebaute, anpassbare Genehmigungsprozesse passen sich auch den speziellsten Bedürfnissen an.
2. Die Daten aus proMX 365 Absence Management lassen sich von allen integrierten Microsoft-Produkten aus abrufen.
3. Aufzeichnungen von Schichten und deren Analysen helfen Manager*innen herauszufinden, an welchen Stellen Abwesenheiten die Betriebe am meisten beeinträchtigen und so die Arbeitspläne langfristig zu verbessern.

Dienstleistungen: Zeit ist Geld

Zu guter Letzt wollen wir über Dienstleistungsunternehmen sprechen. In Bereichen wie Beratung, Recht, Buchhaltung oder Marketing sind es die Menschen, die den Firmenwert ausmachen, nicht materielle Produkte. Wenn also eine kompetente Mitarbeiterin unerwartet krank wird, kann das direkte negative Auswirkungen auf Kunden und Gewinne haben. Jede ungenutzte Stunde kann somit zu Umsatzbeinbußen führen.

proMX 365 Absence Management stellt Dienstleistungsunternehmen die Werkzeuge zur Verfügung, um Verfügbarkeiten smart und transparent zu handeln:

1. Transparente Abwesenheitserfassung erlaubt es Projektmanagern und Teamleiterinnen Lücken in der Ressourcenverfügbarkeit vorherzusehen und Kundenkontakte entsprechend anders zu planen.
2. Sämtliche Abwesenheiten sind sofort in aktuellen Projektplänen zu sehen. Das hilft Doppelbuchungen und Engpässe bei Projekten zu verhindern.
3. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Abwesenheitsanfragen und Genehmigungen stets aktuell sind, was administrative Arbeiten reduziert und mehr Zeit für Fokusarbeit lässt.

Hinweis: Eingebaute Berichte und Analysen können der Führungsebene helfen, Burnout-Muster oder Überbuchungen zu erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Vorzüge einer proaktiven Abwesenheitsmanagementstrategie

Um den Nutzen der Abwesenheit-Management-App wirklich zu versehen, hilft es sich anzuschauen, wie sie Schlüsselaspekte von Personalplanung transformiert. Die untenstehende Tabelle hebt die Unterschiede zwischen traditionellen Ansätzen von Abwesenheitsverwaltung und den Verbesserungen hervor, die Organisationen nach der Einführung von proMX 365 Absence Management erwarten können:

Fazit

In Branchen, in denen jede Stunde zählt und Verlässlichkeit unabdingbar ist, kann Abwesenheitsmanagement nicht dem Zufall überlassen werden. ProMX 365 Absence Management bietet eine clevere Art und Weise Abwesenheiten zu verwalten, Projekte auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass Teams immer dort sind, wo sie sein sollten. Ob Sie nun eine Baustelle managen, ein Kraftwerk am Laufen halten oder öffentlichen Nahverkehr koordinieren, diese Lösung hilft Ihnen Störungen zu vermeiden und effizient zu arbeiten.  

Sind Sie bereit die Kontrolle über Abwesenheiten zu übernehmen und Klarheit in Ihre Unternehmungen zu bringen? Melden Sie sich gleich heute bei uns. Gemeinsam finden wir heraus, wie proMX 365 Absence Management Ihre Personalplanung verändern kann.