27 Mrz 2020 | Peter Linke

Am 29. Februar habe ich die erste „Corona-Rundmail“ an mein Team geschickt – mit der Empfehlung, möglichst von zu Hause zu arbeiten. Knapp drei Wochen später wurde in unserem Heimat-Bundesland Bayern eine erweiterte Ausgangsbeschränkung verkündet.

Inzwischen arbeitet unsere komplette Belegschaft bis auf Weiteres von daheim, alle Büros sind leer.

Obwohl das auch für proMX kein Normalzustand ist (für gewöhnlich arbeitet etwa die Hälfte der MitarbeiterInnen im Homeoffice), war es für uns doch ein vergleichsweise unspektakulärer und aufwandsloser Einschnitt. Denn als Dienstleister für die digitale Transformation versteht es sich von selbst, dass wir jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin seit Langem einen „Modern Workplace“ bereitstellen. Mit Firmenlaptop, Smartphone und Cloud-Software ausgestattet, können sie von überall aus produktiv arbeiten.

Viele Unternehmen betreten jetzt Neuland

Manch anderes Unternehmen hingegen hat die Aufforderung der Regierung, Homeoffice zu ermöglichen, kalt erwischt. Weil vielen Führungsverantwortlichen der Gedanke, ihre Belegschaft von zuhause aus arbeiten zu lassen, noch immer widerstrebt, existieren in diesen Organisationen folglich weder die Infrastruktur noch die Prozesse dafür. Und deshalb sind ihre Angestellten während dieser Krise nun möglicherweise weniger produktiv, als sie es sein könnten.

Eine Gegenüberstellung von den Elementen eines traditionellen Arbeitsplatzes und eines modernen Arbeitsplatzes

„Dann arbeiten die da in Jogginghose“, argumentieren viele Homeoffice-Gegner. Ob und wie ihre Angestellten gekleidet sind, ist den Verantwortlichen vermutlich egal. Die Jogginghose dient als Metapher für den befürchteten Einbruch der Arbeitsmoral, den Sinkflug der Produktivität.

Doch beides hängt nicht vom Arbeitsort ab. Sondern von Faktoren wie der Motivation der MitarbeiterInnen, den verwendeten Tools und internen Prozessen. Auch im Gemeinschaftsbüro schauen Menschen während der Arbeitszeit auf ihre Handys, lesen Nachrichten im Internet oder scrollen durch ihre Social-Media-Feeds. Das alles ist weniger ein Zeichen von Unproduktivität oder mangelnder Disziplin als von einer immer kürzer werdenden Aufmerksamkeitsspanne. (Man munkelt sogar, dass das bei GeschäftsführerInnen nicht anders ist.)

Ich glaube sogar, dass Menschen im Homeoffice allgemein konzentrierter arbeiten, weil sie dort weniger abgelenkt sind. Unsere Zahlen bestätigen das: Im Vergleich zum Vormonat waren unsere MitarbeiterInnen im März zehn bis fünfzehn Prozent produktiver. Logischerweise schlägt sich das auch in Umsatz und Gewinn nieder.

Ich möchte Ihnen aus meiner Erfahrung als Vorstand eines Unternehmens berichten, bei dem modernes Arbeiten seit Jahren etabliert ist, und erklären, warum ich der Meinung bin, dass dies für Unternehmen von Vorteil ist – und das nicht nur in Ausnahmesituation wie der jetzigen.

Flexibilität für Arbeitnehmer, Attraktivität als Arbeitgeber

Selbst wenn man als Unternehmen Homeoffice uneingeschränkt erlaubt, heißt das nicht, dass niemand mehr ins Büro kommt. Manche Angestellte arbeiten gerne von zu Hause, andere eher nicht. Aber alle schätzen die Flexibilität, die die Option, aus dem Homeoffice zu arbeiten, mit sich bringt. Denn es macht die Organisation des Alltags häufig einfacher. Arzt-, Handwerker- oder TÜV-Termine, Bus- und Bahnstreiks und Ähnliches bringen so nicht zwingend den gesamten Arbeitstag durcheinander.

Der proMX AG als Arbeitgeberin ermöglicht das digitale Arbeiten auch, das Netz bei der Suche nach neuen Talenten weiter auszuwerfen. MitarbeiterInnen müssen nicht zwingend in Nürnberg oder an einem unserer anderen Standorte wohnhaft sein. Durch Wegfallen langer Arbeitswege sparen sie so nicht nur Zeit, sondern bleiben zudem gesünder.

Apropos Gesundheit: Im Moment können wir alle an nichts anderes als das Corona-Virus denken, aber auch die normale Grippe ist ansteckend. Die Homeoffice-Option verhindert, dass sich Menschen kränkelnd ins Büro schleppen, dabei ihren Zustand verschlechtern und andere anstecken.

Die Herausforderungen: Gemeinschaftsgefühl und Erreichbarkeit

Doch wenn man räumlich weit entfernt voneinander arbeitet, bringt das natürlich auch Herausforderungen mit sich.

Denn Produktivität hängt ja nicht nur von Einzelpersonen, sondern auch vom Kollektiv ab und Arbeit verfügt auch über einen sozialen Aspekt. Wie kann man mit Leuten, die man selten oder nie persönlich sieht, eine Beziehung aufbauen beziehungsweise aufrechterhalten?

Bis vor ein paar Jahren war das sicherlich die überragende Schwierigkeit am Homeoffice. Klar, auch damals gab es Telefon, E-Mail und Chats. Aber keine wirkliche Kollaborations-Plattform, wie Microsoft sie mit Teams geschaffen hat.

Microsoft Teams lässt Teams aus dem Homeoffice einfach zusammenarbeiten

Teams ist bei uns sehr beliebt. Nicht nur, weil es die abteilungsinterne oder projektbezogene Zusammenarbeit von überall aus vereinfacht. Sondern auch, weil es die soziale Komponente der Zusammenarbeit nicht außer Acht lässt. Likes, Emojis, Memes, Gruppenchats – all das fördert das Gemeinschaftsgefühl und repliziert das Sich-ein-Büro-Teilen ins Digitale.

Eine weitere Schwierigkeit kann mitunter die Erreichbarkeit der MitarbeiterInnen sein. Man kann nicht einfach in ein anderes Büro gehen und schauen, ob ein Kollege da ist und gerade Zeit für eine Besprechung hat. Wer Angestellte im Außendienst beschäftigt, wird sich eventuell schwertun, abzuschätzen, ob sie sich gerade beim Kunden aufhalten oder gestört werden können.

Es ist deshalb ein Muss, Outlook-Kalender sowie den Status in Teams gut zu pflegen. So kann man effizient zusammenarbeiten und bei Gesprächsbedarf zeitnah agieren. Klare Vorgaben von Führungskräften helfen hier.

Meine Empfehlungen: Videotelefonie und regelmäßiger Austausch

Meine MitarbeiterInnen sind nicht immer begeistert, wenn ich sie bitte, bei Telefonaten und Besprechungen über Teams ihre Kameras einzuschalten. Aber mehr und mehr erkennen sie, dass von Angesicht zu Angesicht zu sprechen etwas anderes ist, als lediglich die Stimme des Gegenüber zu hören.

Gerade bei Telefonaten mit externen Personen, etwa beim Erstgespräch mit KundInnen, hilft es ungemein, die Mimik und Gestik des Gegenüber zu sehen. Auch bei Besprechungen in einer Fremdsprache vermeidet man so das ein oder andere Missverständnis.

Ich lege auch allen meinen Teams ans Herz, sich regelmäßig die Zeit zu nehmen, über den Status ihrer Projekte auszutauschen. Unser über mehrere Standorte verteiltes Marketingteam setzt das mit einem täglichen „Scrum Call“ von etwa einer Viertelstunde um.

Wir halten deshalb neben Vor-Ort-Personalversammlungen auch regelmäßig virtuelle „all hands meetings“ ab. So garantieren wir, dass die MitarbeiterInnen aller Standorte teilnehmen können.

Modernes Arbeiten heißt agil reagieren zu können

Die Unternehmen, die die Corona-Krise nicht überleben werden, sind nicht ausschließlich jene, die nicht modern genug waren, ihre Belegschaft ins Homeoffice schicken zu können. Dieser Ausnahmezustand hat zu viele Faktoren. Aber Organisationen, die auf diese Krise flexibel reagieren konnten, die fähig waren, die Produktivität zu wahren, haben sicherlich einen Vorteil.

Mit einer globalen Pandemie hat niemand von uns gerechnet. Covid-19 ist eine Ausnahmesituation, wie sie uns hoffentlich in unserer Lebzeit nicht nochmal widerfahren wird. Aber sie hat uns gezeigt: Wir müssen auf alles vorbereitet sein. Denn wir wissen nicht, was die Zukunft bringt.

Sind Sie schon überzeugt, Homeoffice auch nach Überwindung der Pandemie zu ermöglichen? Widersprechen Sie meiner Meinung? Ich unterhalte mich gerne mit Ihnen über das Thema und erzähle Ihnen genauer von unseren Erfahrungen. Schreiben Sie mir!

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