3 Apr 2019

Um 7 Uhr 15 setzt sich Stefan ins Auto und macht sich auf den Weg ins Büro. Er fängt erst um acht an, aber Stau ist so sicher wie Bolognese-Flecken auf einem weißen Hemd. Wie jeden Morgen ist beginnt er damit, die Dutzenden ungelesen E-Mails in seinem Postfach abzuarbeiten. Er tippt und tippt, doch ständig trudeln neue Nachrichten ein. „Den ganzen Vormittag mit Mails verplempert!“, jammert er. „Ich hab‘ wirklich andere Sachen zu tun.“ Gott sei Dank: endlich Mittagspause! Er isst seine Käsestulle und witzelt mit Kai aus der Buchhaltung. Kai schafft es immer Stefan aufzuheitern. Warum kann er nicht in seiner Abteilung sein? Stattdessen muss er sich mit Goldfisch Simone rumschlagen. Sie sollte ihm vor ihrem Urlaub noch eine Excel-Datei zu schicken. Hat sie daran gedacht? Natürlich nicht. Und niemand sonst hat Zugriff. Toll, jetzt steht Stefan da. In drei Stunden muss sein Bericht fertig sein. Er muss sich jetzt wirklich konzentrieren, damit den Bossen diese Lücke nicht auffällt. Aber wie? Ständig klingelt dieses verdammte Telefon oder der nächste Kollege kommt vorbei, um etwas „Dringendes“ zu klären. Im Bahnhof ist weniger los!

Vielen ArbeitnehmerInnen geht es wie Stefan. Sie wollen produktiv arbeiten, ihre beste Leistung bringen, aber man macht es ihnen wirklich nicht leicht: ein wenig inspirierender Arbeitsplatz, ständige Ablenkung und Prozesse, die mehr Arbeit machen, als sie abnehmen. Frustration steht oft an der Tagesordnung.

Aber Unproduktivität ist nicht der einzige Grund, warum sich in der Arbeitswelt einiges ändern muss. Denn Arbeitgeber hinkt vielen Entwicklungen hinterher: mehr und mehr Frauen sind erwerbstätig, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist für alle Geschlechter wichtiger geworden, die Generation Y fordert mehr Flexibilität im Berufsleben.

Doch in vielen Organisationen fehlen die strukturellen, prozessualen und technologischen Rahmenbedingungen, um mit den Ansprüchen der Arbeitnehmerschaft Schritt halten zu können. Deshalb muss sich in Unternehmen ein Kulturwandel vollziehen. Von Nine-to-Five zu Vertrauensarbeitszeit. Von Büroabhängigkeit zu Homeoffice und mobilen Arbeiten. Von veralteten Technologien zu Digitalität. Von Medienbrüchen zum holistischen System. Vom traditionellen hin zum modernen Arbeitsplatz.

Der Arbeitsplatz der Zukunft

Ein moderner Arbeitsplatz ist digital. Er ermöglicht es, zu jeder Zeit, an jedem Ort und an jedem Gerät effizient und produktiv zu arbeiten, zielgerichtet zu kommunizieren und schnell zu agieren. Er erlaubt uns, so zu arbeiten, wie es unseren individuellen Bedürfnissen entspricht.

Digitalität ist dabei nicht Ziel, sondern Mittel zum Zweck. Digitale Technologien sind die Grundlage für mobiles Arbeiten im Zug, im Taxi oder in der Flughafen-Lounge; für Homeoffice, effiziente Zusammenarbeit und effektive Kommunikation.

Das Konzept „Modern Workplace“ hat mehrere Dimensionen. Zum einen betrifft es die Einrichtung des Raums, in dem wir arbeiten (ein Paradebeispiel ist die Microsoft-Deutschland-Zentrale). Des weiteren nimmt die Hardware eine zentrale Stellung ein: Laptops, Tablets, Smartphones, Konferenzsysteme lösen den PC ab.

Am wichtigsten sind aber ganz klar die Prozesse einer Organisation – damit Arbeit einfach von der Hand geht. Und diese sind oftmals abhängig von der Software, mit der gearbeitet wird. Drei Bereiche stehen im Mittelpunkt des neuen Arbeitens.

Kommunikation

Im klassischen Arbeitsumfeld sind die Möglichkeiten zu kommunizieren beschränkt: vis-à-vis, telefonisch oder per E-Mail. Und spätestens, wenn wieder eine Mail mit dem Betreff „AW: Fwd:Re:AW: Re:AW: Fwd:Re:AW: Fwd: Kurze Abstimmung“ im Postfach landet, zeigt sich erneut: E-Mail taugt nicht für alles.

Das richtige Kommunikationsmittel ist abhängig von der Frequenz und Formalität der Interaktion. Mit KundInnen und anderen Externen kommunizieren wir weniger häufig und recht formell. Hier glänzt die E-Mail. Mit unseren KollegInnen ist nicht nur die Taktzahl der Nachrichten höher, der Ton ist auch weitaus flapsiger.

Zusammenarbeit

Wissens- und Datensilos kosten Zeit und lassen die Produktivität ins Stocken geraden. Anstatt einfach auf Informationen zugreifen zu können, müssen wir uns oft erst durchfragen: „Wer ist zuständig?“, „Wo liegt die Datei?“.

In der neuen Arbeitswelt werden Dateien nicht auf lokalen Rechnern, sondern zentral in der Cloud gespeichert. So können alle Beteiligten nicht nur orts- und zeitunabhängig auf sie zugreifen, sondern sie auch gleichzeitig bearbeiten. Damit hat das Versenden von Dateien ein Ende. Links zum Ablageort sind stattdessen gefragt.

Mobilität

Mal zwingen uns äußere Umstände dazu, außerhalb des Büros zu arbeiten: Wir sind auf Geschäftsreise, haben keine Kinderbetreuung oder die Bahn streikt. Manchmal benötigen wir aber auch einfach einen „Tapetenwechsel“. Wer immer zu auf die gleiche Raufasertapete starrt, dessen Muse wird früher oder später streiken.

Was auch immer der Grund unserer Abwesenheit vom Schreibtisch ist, es muss uns trotzdem möglich sein, so zu arbeiten, als säßen wir dort. Die meisten Menschen tragen mit ihren Smartphones bereits tagtäglich Mini-Computer mit sich herum. Sie sollten sie auch als solche einsetzen können.

Software für die neue Arbeitswelt

Die Software-Infrastruktur vieler Unternehmen besteht aus Insellösungen und zweckentfremdeten Tools. Für MitarbeiterInnen ist es mühsam, von einem Programm zum anderen zu springen und das beste aus einer Software herauszuholen, die eigentlich andere Anforderungen erfüllt.

Die gute Nachricht ist: Software für den Modern Workplace ist nicht nur äußerst erschwinglich, sie vereinfacht zudem Lizenzierung und Administration.

Office 365

Office 365 ist die Bürosoftware für den modernen Arbeitsplatz. Entgegen der weitverbreiteten Meinung handelt es sich dabei nicht lediglich um die bekannten Office-Anwendungen als Cloud-Version.

Stattdessen ist Office 365 Cloud-basiert. Es beinhaltet sowohl Desktop-Anwendungen als auch Browser-Versionen, die man über das Office-365-Portal aufruft. Das heißt: Wer seine Zugangsdaten kennt, kann von jedem internetfähigen Gerät aus Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Access nutzen.

Außerdem enthält es die Dienste Exchange, OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams. Während OneDrive der Cloud-Speicherplatz für die Dokumente Einzelner ist, können auf SharePoint Dokumente, auf die mehrere oder alle Mitarbeiter zugreifen und diese bearbeiten können sollen, abgelegt werden. Es ist das Datenspeicherzentrum einer Abteilung oder eines Unternehmens in der Cloud.

Spotlight: Microsoft Teams

Seit etwa zwei Jahren gibt es einen Neuling in der Office-365-Familie, der sich innerhalb kürzester Zeit zur am schnellsten wachsenden Unternehmens-Software in der Geschichte Microsofts gemausert hat: Microsoft Teams.

Teams ist Microsofts Gegenentwurf zu Slack. Die Social Media ähnliche Software ist der zentrale Ort für Zusammenarbeit innerhalb einer Abteilung oder Arbeitsgruppe. Themenbezogene Kanäle, Gruppenchats, Direktnachrichten, Telefonie, geplante und Ad-Hoc-Video- und Telefonkonferenzen mit Desktop-Teil-Funktion ermöglichen schnelle Abstimmung und helfen, die Flut an internen E-Mails zu stoppen. Und Spaß kommt dabei nicht zu kurz: Likes, Emojis, Gifs und Memes gehören zur Arbeit mit Microsoft Teams dazu.

Durch Erwähnungen (wie in sozialen Medien mit @User) kann sichergestellt werden, dass Personen an sie gerichtete Nachrichten tatsächlich sehen. Und da der „Feed“ mit allen Nachrichten in jedem Kanal erhalten bleibt, kann jederzeit auf frühere Information zugegriffen werden.

Der große Vorteil von Teams gegenüber anderer Collaboration-Software besteht in der einfachen Integration mit anderen Office-Tools. Über Registrierkarten lassen sich etwa SharePoint, Power BI und Planner einbinden. Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien können direkt in Teams geöffnet und bearbeitet werden. Teams unterstütz aber auch Dutzende Dienste anderer Anbieter, wie Trello, SurveyMonkey, YouTube oder GitHub.

Übrigens: Für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 300 Usern gibt es eine kostenlose Version.

Unsere Empfehlung: Microsoft 365

Wer den Modern Workplace im eigenen Unternehmen ohne großen Aufwand umsetzen will, dem sei Microsoft 365 ans Herz gelegt. Diese schlüsselfertige Lösung beinhaltet das Betriebssystem Windows 10, die Produktivitäts- und Kommunikationstools von Office 365 (samt Teams) und als Schutz gegen Sicherheitsrisiken und Cyberkriminalität die Sicherheitsfunktionen von Enterprise Mobility & Security.

Wir beraten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch zu den hier vorgestellten Lösungen. Kontaktieren Sie uns.

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