Microsoft Planner für Ihr Business: Funktionen, Vorteile und Nachteile

Geht es Ihnen immer noch häufig wie Stefan? Komplexer Planungsaufwand und ineffiziente Aufgabenverteilung stehen bei Ihnen auf der Tagesordnung? Mit Microsoft Planner gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Planner ist eine Anwendung für die Aufgabenverwaltung, mit der sich Teamarbeit im Unternehmen einfach organisieren lässt.

Wir zeigen Ihnen, welche Funktionen die App umfasst und geben einen Überblick zu Vorteilen und Nachteilen.

Aufbau und Funktionen von Microsoft Planner

Was sind Pläne? Wie erstelle ich Aufgaben? Was sind Buckets? Wir erklären es Ihnen:

Plan erstellen in Microsoft Planner

Mit der Erstellung eines Plans in Microsoft Planner wird automatisch eine Microsoft-365-Gruppe angelegt. Mithilfe dieser Gruppen (ein Dienst für alle Microsoft 365-Tools) können Sie Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, um beispielsweise gemeinsam Dokumente zu schreiben, Tabellen zu erstellen, an Projektplänen zu arbeiten, Besprechungen zu planen oder E-Mails zu senden.

In Microsoft Planner können Sie auswählen, ob Sie eine neue Gruppe erstellen oder Ihren Plan zu einer vorhandenen Gruppe hinzufügen möchten. Öffentliche Pläne sind für alle Personen in Ihrer Organisation sichtbar. Private Pläne sind nur für Personen sichtbar, die Sie dem Plan hinzugefügt haben.

Aufgaben zu einem Plan hinzufügen

Innerhalb Ihres Plans können Sie nun Aufgaben hinzufügen und auflisten, was erledigt werden muss. Geben Sie Ihrer Aufgabe einen Namen, um sie von anderen Aufgaben unterscheiden zu können. Sie können für jede Aufgabe entscheiden, welche Details sie einbeziehen möchten.

Mögliche Details:

• Festlegen eines Vorschaubildes
• Kennzeichnung mit Etiketten
• Festlegen und Aktualisieren des Aufgabenstatus
• Hinzufügen von Start- und Fälligkeitsdatum
• Kommentarfunktion
• Anhang von Dateien, Fotos oder Links
• Hinzufügen einer Checkliste
• Zuweisung von verantwortlichen Personen

Erstellen von Buckets

Die so genannten Buckets sind hilfreich, um Ihre Aufgaben zu sortieren. Erstellen Sie Buckets, um die verschiedenen Aufgaben in Phasen (z. B. „To Do“, „In Progress“, „Completed“), Arten von Aufgaben, Abteilungen oder sonstige Kategorien aufzuteilen.

Um neue Buckets für die Aufgaben Ihres Plans einzurichten, wählen Sie auf dem jeweiligen Board die Option Neuen Bucket hinzufügen aus. Nachdem Sie die benötigten Buckets erstellt haben, können Sie Ihre Aufgaben per Drag & Drop in den jeweiligen Bucket ziehen.

Anzeigen von Diagrammen

In der Ansicht „Diagramme“ wird der Fortschritt Ihrer Arbeit angezeigt. Im allgemeinen Status können Sie auf einen Blick sehen, wie viele Aufgaben bereits in Arbeit sind, wie viele verspätet sind oder wie viele Aufgaben erledigt wurden.

Das Bucket-Diagramm veranschaulicht mit einem Balkendiagramm, wie viele Aufgaben sich in jedem Bucket befinden und zeigt den Fortschritt farblich an.

Das Diagramm „Priorität“ sortiert Ihre Aufgaben nach Priorität und informiert Sie über deren Status.

Planner-Aufgaben in Microsoft Teams verwalten

Sie haben die Möglichkeit, eine oder mehrere Planner-Registerkarten zu einem Microsoft-Teams-Kanal hinzuzufügen. Somit können Sie auch in Teams an Ihrem Plan arbeiten und erhalten eine Teams-Benachrichtigung, wenn Ihnen eine Planner-Aufgabe zugeordnet wird.

Teamarbeit mit Microsoft Planner

Mit Planner lässt sich die Zusammenarbeit im Team so einfach wie möglich gestalten. Die gemeinsame Arbeit an einem Projekt und die dadurch entstehenden Aufgaben können bequem organisiert und transparent überblickt werden.

Mit Planner kann ein Team:

• To-do-Listen erstellen
• Aufgabenstellungen organisieren und zuweisen
• Aufgaben in übersichtliche Auflistungen segmentieren
• Fälligkeitsdaten festlegen
• Dokumente freigeben
• aktuelle Tätigkeiten im Chat besprechen
• Kommentare und Anhänge ergänzen
• sich über Fortschritte auf dem aktuellen Stand halten
• über individualisierbare Benachrichtigungen an Fristen erinnert werden

Was Microsoft Planner auszeichnet

Microsoft Planner ist in jeder Business-Version von Microsoft 365 enthalten. Das erspart Ihnen die Ausgaben für eine separate Aufgabenverwaltungssoftware, wenn Sie Microsoft 365 bereits abonniert haben. Planner kann nahtlos mit anderen Microsoft-Produkten kombiniert werden. Word-Dokumente oder Excel-Tabellen beispielsweise lassen sich einfach in Planner teilen. Die Zusammenarbeit erfolgt über Microsoft Teams, wofür Sie keine Drittanbieter-App einbinden müssen.

Vorteile

• Der größte Vorteil liegt in der Einbindung in andere Microsoft-Anwendungen. In der vertrauten Umgebung sind die Boards ohne zeitaufwendige Schulungen schnell einsatzbereit.
• Microsoft Planner ermöglicht eine einfache und intuitive Aufgabenverwaltung für jedes Teammitglied – unabhängig von individuellen Kenntnissen und Rollen im Unternehmen.

Nachteile

• Die App ist ausschließlich als webbasierte oder mobile Anwendung verfügbar – der Download einer Desktop-Version ist nicht möglich.
• Planner ist kein alleinstehendes Produkt, sondern kann nur über ein Microsoft-365-Abo erworben werden.

Für wen ist Microsoft Planner geeignet?

Microsoft Planner kann besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Leistungsfähigkeit steigern und den Austausch im Team signifikant optimieren. Planner macht für alle Unternehmen Sinn, die bereits Microsoft 365 nutzen. Ihnen entstehen keine weiteren Kosten und sie können die integrierte Kommunikation über Teams, die Dokumentenerstellung über Word und Excel und die E-Mail-Funktion über Outlook nutzen.

Außerdem eignet sich Planner gut für Firmen, in denen sich das agile Projektmanagement etabliert hat, da es als digitales Kanban-Board dient.

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