PSA-Software
6 Jul 2022 7 Min. Lesezeit

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Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihr Projektmanagement zu erleichtern, sind Sie bei Ihrer Recherche neben unterschiedlichen Methoden vermutlich auch auf verschiedene digitale Lösungen zur Unterstützung von Projektmanagement gestoßen. Eine davon ist sogenannte PSA-Software. Doch was genau verbirgt sich hinter der Abkürzung? Ist eine solche Lösung passend für Ihr Unternehmen? Was gilt es beim Kauf einer PSA-Software zu beachten? Wir geben Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um PSA-Software.

Was ist PSA-Software?

Professional-Services-Automation-Software fungiert als eine Zentrale, in der die Tätigkeiten aller Abteilungen eines Unternehmens zusammenlaufen und von dort aus gesteuert werden können. PSA unterstützt Menschen bei bestimmten wiederkehrenden Aufgaben. Dadurch sollen nicht nur Mitarbeitende entlastet, sondern Prozesse vereinfacht, standardisiert und beschleunigt werden. Eine gemeinsame Datenbasis, in der sämtliche Daten zu Kunden und Projekten sowie andere firmenrelevante Informationen hinterlegt sind, bildet das Rückgrat.

PSA-Lösungen unterstützen Sie dabei:

  • Verkaufschancen (Leads) einzuordnen,
  • Angebote zu erstellen,
  • Mitarbeitende zu koordinieren,
  • Projekte zu managen,
  • Arbeitszeiten und Ausgaben zu erfassen,
  • Rechnungen zu erstellen und
  • den Überblick über Kosten und Projektfortschritt zu behalten.

Microsoft hat seine PSA-Software Dynamics 365 Project Service Automation, die seit 2016 auf dem Markt ist, inzwischen komplett überarbeitet und aktualisiert. Heute heißt sie Dynamics 365 Project Operations.

Für wen ist Professional Services Automation?

Für Unternehmen, deren Geschäftsmodell darauf basiert, Projekte für ihre Kund*innen zu realisieren, ist ein PSA-Tool beinahe unabdingbar. Dazu gehören Dienstleister, Beratungsfirmen und andere projektorientierte Unternehmen verschiedener Branchen, beispielsweise dem Bau- und Ingenieurwesen, der Unternehmensberatung oder der IT.

In PSA-Software arbeiten keineswegs nur Projektmanager*innen. Vielmehr kommen Projektbeteiligte aus allen Abteilungen zusammen:

  • Das Vertriebsteam dokumentiert die (Pre-)Sales-Kommunikation, damit die Projektmanager*innen wissen, wie nahe am Vertragsabschluss eine Verkaufschance steht.
  • Benötigte Ressourcen wie Entwickler*innen, Techniker*innen oder Berater*innen werden einbezogen, um Dauer und Kosten des Projektes möglichst genau abzuschätzen.
  • Wenn das Projekt startet, können Teammitglieder im PSA-System unkompliziert Zeiten und Spesen erfassen, sodass die Buchhaltung wiederum schnell präzise Rechnungen erstellen und versenden kann.
  • Die Geschäftsführung hat zu jederzeit einen aktuellen Überblick über Projektfortschritt, Ressourcenverbrauch, Kosten und weitere Projektparameter.

Was sind die Vorteile einer PSA-Lösung?

Richtig genutzt bringt Professional Services Automation Ihrem projektorientierten Unternehmen langfristig eine Erleichterung der Arbeitslast, eine Optimierung der Geschäftsprozesse und letztlich eine Umsatzsteigerung.

Effizienter zusammenarbeiten

Nur wenn jede Abteilung im Unternehmen von den Aktivitäten der jeweils anderen weiß, kann sie ihre Projekte reibungslos und ohne Unterbrechungen zu einem erfolgreichen Abschluss bringen.

Beispiel 1
Das Projektteam weiß genau, was vom Vertriebsteam mit einem Kunden vereinbart wurde und was von ihm erwartet wird. Das hilft einerseits den Teammitgliedern, sich auf die bevorstehenden Aufgaben vorzubereiten. Andererseits wirkt es sich positiv auf die Beziehung zum Kunden aus, da dieser das Gefühl bekommt, das Unternehmen ist vollkommen auf sein Projekt fokussiert.

Beispiel 2
Die Buchhaltung hat alle abrechenbaren Zeiteinträge und andere Ausgaben für jedes Projekt vor Augen und muss vor Rechnungsstellung nicht erst mit der Projektmanagerin Rücksprache halten, was abgerechnet werden darf. Auch die vom Kunden präferierte Art und Turnus der Abrechnung ist im PSA-System hinterlegt. Das bedeutet, Rechnungen können unmittelbar versandt und somit Erträge schneller eingefahren werden.

Präzise vorausplanen

Mit Professional Services Automation können Sie recht präzise vorhersagen, wie viele Mitarbeitende, Materialen und finanzielle Ressourcen für ein bestimmtes Projekt benötigt werden. Das sind einerseits wichtige Infos für das Unternehmen, um damit zu planen. Andererseits können Sie Ihren Kund*innen so Kostenvoranschläge unterbreiten, die Sie ohne Verlustrisiko einhalten können. PSA-Software hilft Ihnen ebenso dabei, genaue Zeitpläne zu erstellen.

Ressourcen clever einteilen

Wie zufrieden Mitarbeitenden sind, hängt maßgeblich von der Art und dem Umfang der ihnen zugewiesenen Aufgaben ab. So sollten Mitarbeitende weder unter- noch überfordert sein. Das gelingt, wenn Sie genau da eingesetzt werden, wo ihre Fähigkeiten liegen und nicht über- oder unterbucht werden. Auch dabei hilft PSA-Software. Nachdem der Projektumfang und der damit einhergehende Ressourcenbedarf berechnet wurden, lassen sich mithilfe der Software, Ressourcen entsprechend ihrer Fähigkeiten und Verfügbarkeiten Aufgaben zuordnen.

In Microsofts PSA-Software Dynamics 365 Project Operations zeigen Ressourcenprofile die Kompetenzen und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden an.

Krisen frühzeitig abwenden

Bei aller Planung gibt es doch immer wieder Situationen, die sich nicht vorhersehen lassen, wie ein plötzlicher krankheitsbedingter Ausfall einer Mitarbeiterin oder die versehentliche Lieferung falscher Materialen. Damit solche Ereignisse das Projekt nicht unverhältnismäßig lange verzögern oder die Kosten drastisch steigen lassen, ist es wichtig, sie so früh wie möglich zu erkennen. Genauso wichtig und noch schwerer zu erkennen sind schleichende Trends, die negative Auswirkungen auf das Projekt haben können. Wenn zum Beispiel Meilensteine nicht genau zum geplanten Zeitpunkt erreicht werden, kann es leicht passieren, dass sich das gesamte Projekt verzögert und dadurch ungeplante Kosten verursacht.

PSA-Software gibt jederzeit einen aktuellen Überblick über den Status und den Fortschritt des Projekts. Wenn etwas nicht nach Plan läuft, erkennen Projektmanager*innen das sofort und können schnell Maßnahmen einleiten, um das Projekt zurück auf Kurs zu bringen.

Datenbasierte Entscheidungen treffen

Professional Services Automation vereint sämtliche Informationen aller Beteiligten zu allen Projekten in einer Lösung. Neben Kosten und zeitlichem Verlauf können Sie sich weitere Key Performance Indicators (KPIs) anzeigen lassen, die für Ihr Geschäftsmodell bedeutsam sind. Auf Dashboards können Sie sich diese Daten anschaulich aufbereitet ansehen und sie so schneller und einfacher auswerten.

Eine fundierte Datenbasis bildet die Grundlage für smarte Entscheidungen – auf Projektebene aber auch auf Unternehmensebene. Wenn Sie die vergangene und die aktuelle Lage Ihres Geschäfts genau kennen, fällt es Ihnen leichter, eine Geschäftsstrategie zu entwickeln und entsprechende unternehmerische Weichen dafür zu stellen.

Wie wähle ich die passende PSA-Software?

Um auf der Suche nach einer Lösung zur Professional Services Automation die richtige Wahl zu treffen, ist es maßgeblich zu definieren, was sie leisten soll. Dabei spielt neben der Größe und der Branche Ihres Unternehmens, Ihr Geschäftsmodell und ihre -strategie eine wichtige Rolle.

Für die Formulierung konkreter Anforderungen kann es hilfreich sein, Personen unterschiedlicher Unternehmensbereiche und Hierarchien einzubeziehen, um verschiedene Erwartungshaltungen an die Lösung zu berücksichtigen.

Unabhängig von den spezifischen Voraussetzungen Ihres Unternehmens, gibt es aber drei Punkte, die Sie bei der Entscheidung für eine PSA-Software unbedingt beachten sollten:

  1. Die Software sollte gut in Ihre bereits vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden können. Die neue PSA-Lösung sollte keine eigene „Insel“ sein, sondern vielmehr mit Ihrem bisherigen CRM-System oder Ihrer aktuellen Vertriebslösung eine Einheit bilden. Nur so stellen Sie sicher, dass in Ihrer neuen Lösung auch alle Prozesse und Daten zusammenlaufen.
  2. Die Lösung sollte skalierbar sein. Mit Professional Services Automation investieren Sie in die Zukunft Ihres Unternehmens. Sie vereinfachen, standardisieren und beschleunigen Abläufe, um produktiver zu werden und zu wachsen. Daher sollte Ihre PSA-Software problemlos mitwachsen können. Das bedeutet, die Möglichkeit zu haben, flexibel Nutzerlizenzen hinzu- oder auch abzubuchen und die Umgebung entsprechend der veränderten Geschäftsrealität anzupassen.
  3. Der IT-Partner, der Ihnen die PSA-Software implementiert, sollte erfahren sein. Zum einen muss der Dienstleister oder Hersteller – wer auch immer sich letztlich darum kümmert, dass die Lösung bei Ihnen läuft – das Produkt, seine Vorzüge aber auch seine möglichen Tücken gut kennen. Zum anderen hilft es enorm, wenn Ihr Implementierungspartner bereits praktische Erfahrung in Ihrer Branche vorweisen kann. Dann sind ihm branchentypische Besonderheiten oder Schwierigkeiten bewusst und er hat bestenfalls bereits mögliche Lösungen parat.

Das klingt alles schön und gut. Doch wie sollen Sie nun wissen, welche Lösung Ihren Anforderungen entspricht? Das finden Sie am besten heraus, indem Sie mit Demo- oder Testversionen direkt in die Lösung einsteigen und die tatsächliche Umgebung selbst erkunden.

Wagen Sie den ersten Schritt!

Professional Services Automation ist nicht nur ein kurzlebiger Trend oder ein Nice-to-Have. In projektorientierten Unternehmen kann eine PSA-Software den entscheidenden Unterschied machen: weg vom Durchschnittsunternehmen, hin zum kontinuierlich wachsenden Erfolgsunternehmen. Sicher ist der Weg dahin kein schneller, doch am Ende danken es Ihnen Ihre Kund*innen, Ihre Mitarbeiter*innen und Sie sich selbst.

Wenn Sie Hilfe bei der Orientierung brauchen oder einen Blick von außen, der Ihnen dabei hilft, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erkennen und zu bewerten, vereinbaren Sie gerne einen Beratungstermin mit unseren Expert*innen.

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