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Natasha Ivanova, Sebastian Sieber, Joe Griffin
16 Jan. 2025
Expertenbeiträge | 6 Min. Lesezeit

Was hebt ein erfolgreiches Unternehmen aus der Masse ähnlicher Start-ups hervor? Ist es die geniale Idee hinter der Marke, ein leidenschaftliches Team, die schnelle Reaktion auf Marktanforderungen oder vielleicht die sorgfältige Planung und strategische Zuweisung von Ressourcen? Unterm Strich spielen alle genannten Faktoren eine Rolle. 

Als Unternehmen, das erfolgreich sein möchte, sollten Sie sich hauptsächlich auf Folgendes konzentrieren:

  • Messbare Investitionsrendite und klarer ROI 
  • Überwachung sowohl interner als auch externer Initiativen 
  • Effiziente Ressourcenzuweisung und Planung Ihrer Projekte 
  • Transparenz und Rechenschaftspflicht im gesamten Betrieb 

Der Weg zum Erfolg für alle genannten Punkte ist: Planung, Planung, Planung. Und hier kommt proMX 365 Project Portfolio Management (PPM) ins Spiel. Die Lösung bietet eine Reihe von Werkzeugen, die Ihnen helfen, Projektportfolios effizient zu verwalten, strategische Entscheidungen zu treffen, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und sicherzustellen, dass Projekte mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.

Für wen eignet sich proMX 365 PPM? 

Sie sind sich nicht sicher, ob das Projektgeschäft in Ihrem Unternehmen von PPM profitieren könnte? Überprüfen Sie, ob Sie sich einer der folgenden Zielgruppen zuordnen: 

  1. Unternehmen verschiedener Größen und Branchen, die mehrere interne und/oder externe Projekte gleichzeitig verwalten
  2. Unternehmen, die bereits in einer Microsoft-Umgebung arbeiten und eine Microsoft-Lösung zur Abdeckung ihrer PPM-Anforderungen in Betracht ziehen

Welche Herausforderungen können Sie mit PPM meistern?

Bevor Sie sich für eine PPM-Lösung entscheiden, sollten Sie sich fragen, welche Aspekte Ihres Unternehmens Sie verbessern möchten. Einige der häufigsten Probleme, weshalb Projektmanager*innen nach PPM-Lösungen suchen, sind Folgende:

  • Begrenzter Echtzeit-Einblick in den Projektstatus
  • Abteilungen arbeiten in Silos mit unterschiedlichen, unzureichenden Tools
  • Schwierigkeiten bei der Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Projektteams
  • Herausforderungen bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung für mehrere Projekte
  • Mangel an effektiver Prioritätensetzung, Risikomanagement und Problemlösung

Das zeichnet proMX 365 Project Portfolio Management aus

Stellen Sie sich vor: Sie verbringen Jahre damit, sich auf dem Markt zurechtzufinden, verschiedene Produkte zu testen und sie sorgfältig zu kombinieren, damit sie Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Und jetzt stellen Sie sich vor, dass jemand all diese Arbeit bereits für Sie erledigt hat und Ihnen eine komplette, sofort einsatzbereite Lösung mit zahlreichen Funktionen bietet:

  • Portfolio- und Programmmanagement
  • Portfolio-Zeitplan-App
  • Portfoliokosten- und Budgetkontrolle
  • Erweitertes Projektcontrolling
  • Projekt-Abhängigkeiten
  • Benutzerdefinierte Steuerelemente (Risikomatrix, Datumsauswahl, Multioptionssatz)
  • Risiken und Problemverfolgung einschließlich benutzerdefinierter KPls
  • Baseline, Vergleiche und Szenarioplanung
  • Erweiterte Berichterstattung mit Power BI
  • Unterstützung für Microsoft Copilot

Die obige Liste ist bereits beeindruckend. Aber denken Sie daran, dass proMX-Lösungen mit Ihnen wachsen und auch in Zukunft auf Ihr Unternehmen zugeschnitten werden können.

Projektportfolio-Management-Lösung in der Praxis

Lassen Sie uns nun zur praktischen Seite des heutigen Themas übergehen und uns die proMX 365 Projektportfolio-Management-Lösung in der Praxis ansehen:

Anpassbares Raster und Filter

PPM bietet eine geteilte Bildschirmoberfläche, die es Ihnen ermöglicht, viele Dinge gleichzeitig im Auge zu behalten:


  • Linkes Panel: Hierarchieraster
    • Zeigt Daten in einer hierarchischen Struktur an, die an Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann
    • Bietet anpassbare Spalten, die es Ihnen ermöglichen, Informationen in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge zu organisieren. Wenn beispielsweise das Feld Kunde in verschiedenen Tabellen unterschiedliche Namen hat, können Sie diese in einer einzigen Spalte zusammenfassen.
    • Allgemeine und personalisierte Filter unter Meine Portfolios, mit denen Sie die Daten anhand von system- oder benutzerdefinierten Ansichten sortieren können
    • Schneller Zugriff auf zusätzliche Informationen über Portfolios, Projekte oder Aufgaben über ein Rechtsklickmenü

  • Rechter Bereich: Gantt-Diagramm
    • Visualisiert Daten aus dem Hierarchiegitter und bietet einen klaren Überblick über Portfolios, Projekte, Start- und Endtermine, Zeiträume, Fertigstellungsstatus und Abhängigkeiten
    • Ermöglicht Drag-and-Drop-Funktionalität, um Projekte anzupassen und Verbindungen zwischen ihnen herzustellen
    • Aktualisiert automatisch verwandte Projekte, wenn Änderungen vorgenommen werden, und sorgt so für Konsistenz in den Zeitplänen

  • Vergleichsfunktion
    • Ermöglicht einen Seite-an-Seite-Vergleich von Portfolios für bessere Entscheidungsfindung
    • Besonders nützlich für Projektmanager*innen zur Bewertung des Fortschritts, der Ressourcenzuweisung und der Ausrichtung auf die Unternehmensziele 

Erweiterte Budgetplanung mit PPM

Ein weiterer entscheidender Aspekt für ein erfolgreiches Unternehmen ist ein gut geplantes Budget. PPM begleitet Sie in jeder Phase der Budgetverwaltung, von der Erstellung bis zur Einreichung und Genehmigung.

Dank seiner flexiblen Strukturierungsmöglichkeiten können Sie Budgetgrenzen auf der obersten Ebene zuweisen und auf Programme und Projekte verteilen. Alle Felder, auch die vorausgefüllten, bleiben bearbeitbar. Um den Überblick über alle Änderungen zu behalten, können Sie verschiedene Budgetversionen speichern und vergleichen, um eine umfassende Dokumentation zu erhalten.

Mit PPM können Sie selbst in die kleinsten Budgetdetails eintauchen, um sicherzustellen, dass Ihre finanziellen Ziele mit den Projektanforderungen übereinstimmen.

Copilot: KI-gestützte Unterstützung durch das Portfoliomanagement

Copilot hat sich bereits zu einem vertrauenswürdigen Begleiter für alle Geschäftsaspekte entwickelt, von CEOs bis hin zum Kundensupport. Die Projektportfoliomanagement-Lösung ist da keine Ausnahme:

  • Bitten Sie Copilot, Portfolios, Budgets oder Aufgaben zu analysieren und erhalten Sie umsetzbare Verbesserungsvorschläge. 
  • Lassen Sie Copilot Korrekturen empfehlen, Risiken identifizieren und die Planungseffizienz verbessern. 

Roadmap für Project Portfolio Management

Derzeit ist ProMX 365 PPM nahtlos mit mehreren Anwendungen integriert: Dynamics 365 Project Operations, Microsoft Planner, Power Apps und Power Platform.

Was ist für 2025 geplant?

Für jedes Quartal des nächsten Jahres sind Aktualisierungen geplant:


Quartal 1: Finanzen 

Das erste Update wird Ihnen mehr Einblick in Ihre Finanzplanung geben. Sie werden zum Beispiel sehen können, wie Ihre Aufgaben während der Projektdurchführung strukturiert sind. Diese Funktion wird dem Gantt-Diagramm hinzugefügt.

Durch die Unterstützung von Projektverträgen und -angeboten können Sie Ihre Portfolios zu einem früheren Zeitpunkt in den Prozess einbinden und sehen, wie sich der Fortschritt entwickelt.


Quartal 2: Ressourcenansicht

Ressourcenzuweisung, Ressourcenplanung und Terminplanung sind wichtige Punkte, die verbessert werden müssen. Mit dieser Ansicht sollten Sie in der Lage sein, Talente projekt-, portfolio- oder sogar unternehmensweit zu verwalten.

Darüber hinaus wird auch die Finanzplanung ein Update erhalten, das die Szenarioplanung einschließt.


Quartal 3: Implementierung von Viva Goals

proMX arbeitet daran, Viva Goals auf Portfolioebene einzuführen. Dies geht Hand in Hand mit OKRs, Nutzen und Zielerreichung.


Quartal 4: Erweiterte Ressourcenbesetzung

Last but not least wird das größte Update von 2025 die anpassbare Fehlerbehandlung sein. Sie werden in der Lage sein, Ihre eigenen Regeln aufzustellen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.

Fazit

Wenn Sie auf der Suche nach einer anpassbaren Lösung sind, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird, sind Sie hier genau richtig. proMX 365 Project Portfolio Management ermöglicht es Ihnen, Ihr Projektportfolio zu priorisieren und zu überwachen. 

Die Lösung hat bereits den Schienenverkehr revolutioniert, und Ihr Unternehmen kann der nächste sein. Wenden Sie sich für weitere Informationen an die Experten von proMX! Wir helfen Ihnen gerne, sich einen schnellen und umfassenden Überblick über Ihr Projektportfolio zu verschaffen.

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