Sicher skalieren statt nur wachsen: Warum Professional Services-Unternehmen auf Project Operations setzen

Highlights

• Professional-Services-Unternehmen kämpfen häufig mit isolierten Systemen, mangelnder Transparenz und manuellen Prozessen, die ihr Wachstum bremsen.
• Dynamics 365 Project Operations verbindet Vertrieb, Ressourcenmanagement, Projektausführung, Finanzmanagement und Reporting auf einer einzigen Plattform.
• KI-gestützte Erkenntnisse und erweiterte Analysen helfen dabei, Prognosen, Rentabilität und die Projektleistung zu verbessern.
• HFA nutzte Project Operations, um Datensilos aufzubrechen, Abläufe zu optimieren und schnelles Unternehmenswachstum zu unterstützen.
• Klare Governance-Strukturen, eine hohe Benutzerakzeptanz und skalierbare Prozesse sind entscheidende Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige digitale Transformation.

Vor welchen Herausforderungen stehen Professional-Services-Unternehmen im Jahr 2026?

Die Herausforderungen, mit denen projektbasierte Dienstleistungsunternehmen im Jahr 2026 konfrontiert sind, unterscheiden sich kaum von denen der vergangenen Jahre. Sie betreffen verschiedene Geschäftsbereiche, von Vertrieb bis Finanzwesen, und haben oft eine gemeinsame Ursache: Es fehlt eine zentrale End-to-End-Plattform, die den gesamten Projektlebenszyklus abdecken kann.

Bevor wir genauer darauf eingehen, wie eine Projektmanagementlösung wie Dynamics 365 Project Operations Dienstleistungsunternehmen dabei unterstützt, nachhaltig und mit Zuversicht zu wachsen, werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen, denen sie heute gegenüberstehen.

1. Begrenzte Transparenz und Kontrolle über Daten

In den meisten Unternehmen arbeiten verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Systemen. Das führt dazu, dass Informationen zu Margen, Projektfortschritten oder dem Zustand laufender Projekte häufig veraltet oder unvollständig sind. Aufgrund verzögerter Datenaktualisierungen steigt das Risiko, dass Projekte aus dem Ruder laufen oder sogar scheitern. Oft werden Probleme erst erkannt, wenn Umsätze bereits beeinträchtigt wurden oder der Ruf des Unternehmens Schaden genommen hat.

2. Fehlende Abstimmung bei Ressourcen

Eine weitere Herausforderung für Dienstleistungsunternehmen ist die mangelnde Transparenz über verfügbare Ressourcen und die zukünftige Projektnachfrage. Ohne einen klaren Überblick über Kapazitäten und Vertriebspipeline werden wichtige Teammitglieder häufig überlastet, während andere Ressourcen nicht optimal ausgelastet sind. Die Folge sind überlastete Mitarbeitende, sinkende Motivation und eine eingeschränkte Fähigkeit, Projekte effizient zu skalieren.

3. Manuelle Berichts- und Abrechnungsprozesse

Viele Unternehmen im Professional-Services-Bereich kämpfen zudem mit einem hohen Anteil manueller Berichts- und Abrechnungsprozesse. Dies führt zu verzögerten Rechnungsstellungen, langsameren Zahlungsflüssen und längeren Projektdurchlaufzeiten. Langfristig beeinträchtigt dies nicht nur die Motivation der Teams, sondern erschwert auch eine präzise Umsatzprognose. Gleichzeitig kann das Vertrauen der Kunden in die Qualität der erbrachten Dienstleistungen sinken.

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Große Verantwortung erfordert eine noch bessere Lösung: Project Operations für Dienstleistungsunternehmen

Wenn unterschiedliche Teams gemeinsam an Projekten arbeiten, verteilen sich Daten häufig auf verschiedene Systeme und das Reporting wird zunehmend komplex. Mit Dynamics 365 Project Operations können Marketing-, Vertriebs-, Projekt-, HR- und Finanzteams auf derselben Plattform arbeiten, ohne Daten in Excel-Tabellen verwalten zu müssen.

Kurz gesagt unterstützt Project Operations Professional-Services-Unternehmen dabei, den gesamten Projektlebenszyklus zu steuern, indem Ressourcenmanagement, Zeit- und Spesenerfassung, Finanzmanagement, Vertrieb und Projektausführung auf einer zentralen Plattform zusammengeführt werden. Dabei stehen drei verschiedene Bereitstellungsmodelle zur Verfügung, die je nach Geschäftsanforderungen und Aufgabenverteilung ausgewählt werden können. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Funktionen von Project Operations, die Dienstleistungsunternehmen dabei helfen, effizienter zu skalieren:

• KI-gestützte Erkenntnisse (Copilot Agents): Dank der in Project Operations integrierten Copilot Agents erhalten Teams Zugriff auf KI-gestützte Analysen und Empfehlungen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Projektstatusberichte, Risikobewertungen und erste Projektpläne automatisch erstellen. Dies trägt dazu bei, die Rentabilität zu steigern und präzisere Prognosen zu erstellen.
• Erweiterte Analysen und Power BI-Dashboards: Mit diesen Funktionen behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über aktuelle Projektfinanzen. KPI-Dashboards ermöglichen den Vergleich von Budget und Ist-Werten, die Überwachung von Margen sowie die Analyse des Zustands des gesamten Projektportfolios auf einen Blick.
• Einheitliche Projektportfolio-Ansicht: Mit der Unified Project Portfolio View erhalten Teams einen zentralen Überblick über Vertrieb, Projektausführung und Finanzen. So stehen alle relevanten Informationen unter einem Dach zur Verfügung und fördern eine fundierte Entscheidungsfindung.

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Von der Theorie zur Praxis: Wie HFA mit Dynamics 365 Project Operations seine Geschäftsprozesse modernisiert

Die Herausforderung

HFA, ein Architektur- und Ingenieurbüro aus Arkansas in den USA, das für seine interdisziplinäre Expertise bekannt ist, expandierte in mehrere Länder und wuchs innerhalb weniger Jahre auf 250 Mitarbeitende an. Dieses rasante Wachstum führte zu Datensilos und machte bestehende Herausforderungen deutlicher sichtbar, darunter voneinander getrennte Systeme, manuelle Workarounds und uneinheitliche Datenbestände.

Die eingeschränkte Transparenz über zentrale Finanz- und Betriebskennzahlen erschwerte das Reporting erheblich. Daher begann das Unternehmen, nach einer einheitlicheren und zukunftssicheren Lösung zur Steuerung seiner Geschäftsprozesse zu suchen.

Die Lösung

Die Entscheidung für eine Lösung, die die Zusammenarbeit zwischen interdisziplinären Teams effizienter gestaltet, fiel HFA leicht: Das Unternehmen war bereits mit dem Microsoft-Ökosystem vertraut und nutzte unter anderem Power BI und Power Apps. Mit Dynamics 365 Project Operations erhielt HFA eine Lösung, die sowohl eine nahtlose Integration als auch die notwendige Skalierbarkeit bot.

HFA begann bereits 2020 mit dem Ausbau seiner Microsoft-Dynamics-Landschaft und setzte zunächst auf das Vertriebsmodul. Obwohl dieses die Anforderungen des Unternehmens anfangs erfüllte, fehlten eine klare Strategie für die Projektnutzung sowie ein strukturiertes Application Lifecycle Management (ALM), was zu einer Vielzahl individueller Anpassungen führte.

Im Jahr 2021 war Project Operations noch relativ neu innerhalb des Dynamics-365-Ökosystems. Dennoch verlief die Einführung von Project Operations Core dank der Zusammenarbeit mit proMX reibungslos.

Diese Partnerschaft basiert auf der langjährigen Erfahrung von proMX in komplexen Multi-Entity-Umgebungen sowie auf einem tiefen Verständnis für die besonderen Anforderungen wachsender, projektorientierter Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen (AEC) wie HFA.

“proMX hat nicht nur die Herausforderungen verstanden, vor denen wir standen, sondern uns auch einen klaren und realistischen Weg aufgezeigt, einschließlich verschiedener Optionen hinsichtlich Umfang, Budget und Zeitplanung.“

Danny Henkel, ERP Project Lead bei HFA

Mit Project Operations erfolgreich skalieren

Für HFA bedeutete die Einführung von Project Operations die Entscheidung für eine Lösung, die im gleichen Tempo wachsen und skalieren kann wie das Unternehmen selbst.

In der frühen Einführungsphase lag der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, schnellen Verbesserungen und konkreten operativen Erfolgen. Die Lösung wurde zunächst rund 100 aktiven Nutzern zur Verfügung gestellt, darunter Pilotgruppen und sogenannte Super User.

In der zweiten Phase ab 2024 rückten die Weiterentwicklung des Reportings mit Power BI sowie die Einführung eines standardisierten ALM-Ansatzes und die Bereinigung der Systemlandschaft in den Mittelpunkt. Dabei stand die Frage im Fokus, welche Herausforderungen sich mit der Plattform lösen lassen und wie flexibel sie sich an neue Anforderungen anpassen kann.

Das Ergebnis war eine hohe Akzeptanz innerhalb der Teams sowie deutliche Zeitersparnisse. Anstatt weiterhin auf Altsysteme wie Excel für das Reporting zu setzen, nutzte HFA Project Operations als zentrale Plattform zur Verbindung verschiedener Systeme.

Mit dem weiteren Wachstum auf zunächst 350 und schließlich über 600 Mitarbeitende wurde auch die Nutzung der Lösung ausgeweitet. Super User förderten die interne Akzeptanz, während operative Teams verstärkt auf Funktionen für Projekt- und Ressourcenmanagement setzten.

Der Übergang zur ERP-Integration

Seit Anfang 2026 unterstützt proMX HFA beim Wechsel von Project Operations Core zu einer ERP-integrierten Bereitstellung mit Dynamics 365 Finance & Operations (F&O).

Diese Umstellung verbessert die Transparenz, stärkt die Prognosefähigkeit und unterstützt fundierte Entscheidungen auf Unternehmensebene durch neue Konzepte wie Projektverträge, rechtliche Einheiten und Intercompany-Strukturen.

Die Herausforderung besteht darin, Prozesse für mehr als 600 Mitarbeitende so weiterzuentwickeln, dass sie mit steigenden Anforderungen Schritt halten können. Dazu gehören unter anderem Multiwährungsmanagement, Intercompany-Transaktionen und sich wandelnde Unternehmensstrukturen. Gleichzeitig eröffnet dies die Möglichkeit, die Plattform gezielt für weiteres langfristiges Wachstum auszubauen.

Best Practices

Auf dem proMX Project Operations + AI Summit 2026 stellte Danny Henkel, ERP Project Lead bei HFA, einige der wichtigsten Erkenntnisse aus der Project-Operations-Reise des Unternehmens vor:

· Dort starten, wo die größten Potenziale liegen: Durch die Identifizierung wiederkehrender manueller Prozesse, beispielsweise in Excel, lassen sich viele Abläufe unkompliziert in Project Operations überführen und automatisieren.

· Frühzeitig Governance-Strukturen etablieren: Eine frühzeitige Governance half HFA dabei, Sicherheit, Compliance und eine reibungslose Einführung der Plattform sicherzustellen. Dies gewinnt insbesondere durch KI- und Copilot-Funktionen zunehmend an Bedeutung.

· Reporting nutzen, um Vertrauen aufzubauen: Die Reporting-Funktionen von Power BI erleichterten es, Transparenz zu schaffen und das Vertrauen der Teams in die Plattform zu stärken. Dies förderte die Akzeptanz und die aktive Nutzung der Lösung.

· Das Datenmodell als dynamischen Prozess verstehen: HFA begann die Modernisierung seiner Systemlandschaft mit Project Operations Core. Mit dem Wachstum auf über 600 Mitarbeitende folgte der Wechsel zu einer ERP-integrierten F&O-Bereitstellung. Dieser Schritt ermöglichte es dem Unternehmen, seine Prozesse und Datenstruktur kontinuierlich an neue Anforderungen anzupassen und weiteres Wachstum zu unterstützen.

· Auf einen langfristigen Partner setzen: Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern wie proMX bietet nicht nur Unterstützung während der Einführung, sondern auch langfristige Begleitung bei Change-Management-Prozessen, der Einführung neuer Funktionen und der Skalierung der Plattform.

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Fazit

Dienstleistungsunternehmen stehen weiterhin vor Herausforderungen, die ihr Wachstum bremsen und eine sichere Skalierung erschweren: Häufig fehlt das Vertrauen in die eigenen Daten, Ressourcen sind nicht optimal aufeinander abgestimmt, und Informationen werden noch immer in Excel-Tabellen zentral verwaltet.

Plattformen wie Dynamics 365 Project Operations schließen diese Lücke, indem sie Geschäftsprozesse über verschiedene Abteilungen hinweg auf einer zentralen Plattform zusammenführen. Die Praxis zeigt, dass Unternehmen wie HFA nach der Einführung der Lösung eine schnelle Benutzerakzeptanz erzielen und deutlich effizienter skalieren können. Ein wesentlicher Grund dafür ist die Flexibilität der Plattform, die sich problemlos an die wachsenden Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist Dynamics 365 Project Operations?

Dynamics 365 Project Operations ist eine End-to-End-Lösung für projektbasierte Unternehmen, mit der sich der gesamte Projektlebenszyklus verwalten lässt. Die Plattform vereint Vertrieb, Projektausführung, Ressourcenmanagement, Zeit- und Spesenerfassung sowie Finanzprozesse in einer zentralen Lösung.

Warum benötigen Professional-Services-Unternehmen Project Operations?

Professional-Services-Unternehmen stehen häufig vor Herausforderungen wie isolierten Systemen, eingeschränkter Transparenz über Projekte, einer unzureichenden Ressourcenplanung und manuellen Reporting-Prozessen. Project Operations hilft dabei, diese Probleme zu lösen, indem es eine einheitliche Plattform bereitstellt, die die Zusammenarbeit verbessert, die Datenqualität erhöht und die betriebliche Effizienz über verschiedene Abteilungen hinweg steigert.

Wie unterstützt Project Operations Unternehmen beim Skalieren?

Project Operations unterstützt das Unternehmenswachstum, indem Geschäftsprozesse zentralisiert, Transparenz über Projekte und Finanzen geschaffen und die Ressourcenplanung verbessert werden. Mit zunehmender Unternehmensgröße passt sich die Plattform an die steigende operative Komplexität an und hilft Teams dabei, Kontrolle, Transparenz und Konsistenz zu bewahren.

Verfügt Dynamics 365 Project Operations über KI-Funktionen?

Ja. Dynamics 365 Project Operations bietet KI-gestützte Funktionen über Microsoft Copilot. Nutzer können Projektstatusberichte erstellen, Risiken bewerten und Projektpläne effizienter entwerfen. Dadurch werden Prognosen verbessert, fundiertere Entscheidungen ermöglicht und die Gesamtleistung von Projekten gesteigert.

Was sollten Unternehmen vor der Einführung von Project Operations beachten?

Eine erfolgreiche Implementierung hängt nicht allein von der Technologie ab. Unternehmen sollten von Anfang an Wert auf Governance-Strukturen, Benutzerakzeptanz, aussagekräftige Reporting-Prozesse und langfristige Skalierbarkeit legen. Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierungspartner dabei helfen, Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten und zukünftiges Wachstum zu unterstützen.