Dynamics 365 Project Operations und Finance: Welches Bereitstellungsmodell ist das richtige? 

Highlights

• Getrennte Systeme führen zu Reibungsverlusten: Separate Setups für Project Operations und Finance verursachen häufig manuellen Aufwand, uneinheitliche Berichte und eine eingeschränkte Transparenz.
• Integration schafft Verbindung: Mit Dual-Write arbeiten Projekt- und Finanzteams auf Basis derselben Daten und Zahlen.
• Die Wahl des Bereitstellungsmodells hängt von der Komplexität ab: Jedes Modell eignet sich für unterschiedliche Anforderungen – von produktionsorientierten Unternehmen bis hin zu projektzentrierten Organisationen.
• Frühzeitige technische Planung ist entscheidend: Dual-write, Feldzuordnungen, Application Lifecycle Management (ALM) und individuelle Anpassungen können die Implementierungskomplexität schnell erhöhen.
• Die Entscheidung wird vom Geschäft geprägt: Das passende Modell hängt von Verantwortlichkeiten, Abrechnungsprozessen und dem erforderlichen Grad der Zusammenarbeit zwischen den Teams ab.

Obwohl Projekte verschiedene Bereiche wie Finanzen und Operations umfassen, bleibt das Ziel immer dasselbe: Sie termingerecht abzuschließen, im Budget zu bleiben und langfristig zur Rentabilität des Unternehmens beizutragen.

Was viele dieser Bereiche voneinander trennt, sind die eingesetzten Systeme: Während Projektteams den Fortschritt beispielsweise in Dynamics 365 Project Operations verfolgen, arbeiten Finanzverantwortliche mit Zahlen in Finance & Operations. Das führt häufig zu manuellen Abstimmungen und widersprüchlichen Berichten.

Um diese Herausforderung zu bewältigen, prüfen viele Unternehmen unterschiedliche Bereitstellungsoptionen. Doch welches Bereitstellungsmodell für Project Operations bietet die richtige Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Dynamics 365 Project Operations und Finance?

Basierend auf den Erkenntnissen aus der Session des proMX Project Operations + AI Summit 2026 von Manuel Hanak, Global Presales Director bei proMX, und Paul Schörghofer, Senior Consultant bei Arineo, zeigt dieser Artikel Projektmanagern und Finanzteams, welche Faktoren sie vor der Wahl eines Integrationsansatzes berücksichtigen sollten, welche Modelle sich für unterschiedliche Szenarien eignen und wie fundierte Entscheidungen hinsichtlich Architektur und Geschäftsprozessen getroffen werden können.

Welche Vorteile bietet die Integration von Project Operations und Finance?

Damit Projekte reibungslos ablaufen, ist es wichtig, eine gute Vernetzung der Systeme zu gewährleisten und genau hier kommt der Integration von D365 Project Operations mit Finance eine entscheidende Rolle zu.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorteile für Unternehmen aufgelistet, die sich für eine Integration von Project Operations und Finance entscheiden.

Einfachere Datenübertragung

Die Integration beider Dynamics-365-Lösungen bietet projektorientierten Teams einen der größten Vorteile: eine Datensynchronisierung in Echtzeit. Wenn CFOs und Projektmanager auf dieselben Zahlen zugreifen können, entfällt die manuelle Eingabe und Abstimmung von Informationen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf im Projektalltag.

Mehr Effizienz und höhere Nutzerzufriedenheit

Durch die Integration von Project Operations und Finance können Projektmanager und Finanzteams, die an denselben Projekten arbeiten, innerhalb eines vernetzten Systems effizienter zusammenarbeiten und dabei weiterhin in der jeweils bevorzugten Anwendung arbeiten. Dadurch profitieren die Benutzer von vertrauten Arbeitsabläufen, anstatt sich an eine vollständig neue Lösung anpassen zu müssen. Das erhöht die Akzeptanz, reduziert den Schulungsaufwand und trägt zu einer höheren Zufriedenheit der Anwender bei.

Verbesserte finanzielle Transparenz und Kontrolle

Für Finanzteams kann es frustrierend sein, Projektzahlen nachträglich korrigieren zu müssen, Abweichungen zu erklären, anstatt sie proaktiv zu vermeiden, und den Periodenabschluss mit mehr Stress als Sicherheit durchzuführen. Gleichzeitig fehlt Projektteams oft die notwendige Transparenz über finanzielle Kennzahlen, sodass Entscheidungen auf Basis veralteter Daten getroffen werden.

Durch die Integration von Project Operations und Finance erhalten beide Teams Zugriff auf eine gemeinsame Datenbasis. Dadurch lassen sich Budgets präziser prognostizieren, finanzielle Entwicklungen frühzeitig erkennen und die wirtschaftliche Leistung von Projekten umfassend steuern. Das Ergebnis ist eine bessere Kontrolle über die Projektfinanzen und fundiertere Entscheidungen auf allen Ebenen.

Weniger Verzögerungen bei der Kontenabstimmung und schnellere Finanzübergaben

Abschließend besteht einer der Vorteile der Integration von Dynamics 365 Project Operations und Finance darin, dass Abstimmungsaufwände und Verzögerungen bei der Datenabstimmung langfristig reduziert werden. Durch die Verbindung beider Systeme können Teams Projektabwicklung und Finanzprozesse effizient aufeinander abstimmen und gleichzeitig Dateninkonsistenzen sowie fehlerhafte Prognosen vermeiden. Das schafft eine verlässliche Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen Projekt- und Finanzteams.

Warum die Wahl der Integration entscheidend ist: Die drei Bereitstellungsmodelle für Finance und Project Operations

Nachdem Sie nun einen Überblick über die wichtigsten Vorteile haben, lautet die eigentliche Frage nicht mehr, ob Project Operations und Finance integriert werden sollten. Entscheidend ist vielmehr, welches Bereitstellungsmodell am besten zu den End-to-End-Prozessen Ihres Unternehmens – vom Projekt bis zum Gewinn (Project-to-Profit) – passt.

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die drei Integrationsmodelle für Project Operations und Finance.

Project Operations für die Fertigungsindustrie

Project Operations für die Fertigungsindustrie wurde für Projektszenarien entwickelt, in denen Lagerbestände, Fertigungsaufträge, Bestandsverwaltung, Beschaffung und Supply-Chain-Prozesse eng mit der Projektausführung verknüpft sind. Dieses Bereitstellungsmodell eignet sich besonders für Unternehmen, bei denen die Projektabwicklung nicht von den übergeordneten Produktions- und ERP-Prozessen getrennt werden kann.

Da das Projektmodul sehr umfassend ist und tief in die Geschäftsprozesse integriert wird, entscheiden sich Beratungsunternehmen, Ingenieurdienstleister und andere projektorientierte Organisationen häufig für alternative Bereitstellungsmodelle, die besser auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Project Operations Core

Das zweite Modell, das Unternehmen wählen können, ist das Project Operations Core-Modell. Dabei wird Project Operations als eigenständige Lösung betrieben und über eine individuelle Integration angebunden. Project Operations Core läuft auf Dataverse und unterstützt Projektvertrieb sowie Projektabwicklung mithilfe von Proforma-Rechnungen. Unternehmen können die Lösung mit Dynamics 365 Finance oder einem anderen ERP-System verbinden, wenn sie die Verantwortung für die endgültige Rechnungsstellung, Buchhaltung, Umsatzrealisierung oder andere Finanzprozesse getrennt halten möchten. Dabei handelt es sich nicht um das standardmäßige Bereitstellungsmodell, das vollkommend mit ERP integriert ist. Die Übergabe von Prozessen, die Datenhoheit, die Integrationstechnologie, die Fehlerbehandlung und die Abstimmungsprozesse müssen speziell auf die Anforderungen des jeweiligen Kunden zugeschnitten werden.

Einer der größten Vorteile dieses Modells ist seine hohe Flexibilität. Es lässt sich an besondere Anforderungen anpassen, beispielsweise an die Übertragung zusätzlicher Felder oder die Abbildung von Intercompany-Kostenverteilungen. Gleichzeitig bringt diese Anpassungsfähigkeit jedoch zusätzliche Komplexität in Bezug auf Schnittstellen und Application Lifecycle Management (ALM) mit sich. Für Unternehmen, die stark in Fertigung, Logistik oder Lagerverwaltung eingebunden sind, ist dieses Modell daher oft weniger geeignet, da dort integrierte Projektmodule in Finance & Operations für die Produktions- und Bestandssteuerung erforderlich sind.

Project Operations mit ERP-Integration

Abschließend gibt es das integrierte Bereitstellungsmodell. Project Operations mit ERP-Integration ist die von Microsoft bereitgestellte Standardarchitektur, um die Projektabwicklung in Dataverse mit Projektbuchhaltung und finanzieller Steuerung in Dynamics 365 Finance zu verbinden. In diesem Modell synchronisieren von Microsoft bereitgestellte Dual-Write-Komponenten die relevanten Daten zwischen beiden Umgebungen.

Die Projektabwicklung und das Projektmanagement erfolgen in Project Operations, während finanzielle und buchhalterische Aufgaben in Finance & Operations verwaltet werden. Dadurch ist diese sofort einsatzbereite Integration (Out-of-the-Box-Integration) für die meisten Szenarien einfacher umzusetzen. Sie eignet sich insbesondere für Unternehmen, bei denen kundenbezogene Rechnungsstellung, Steueranforderungen, verschiedene Währungen, Finanzdimensionen, Spesenmanagement, Projektbuchhaltung und Umsatzrealisierung feste Bestandteile des Projektlebenszyklus sind.

Gleichzeitig können die verschiedenen Benutzergruppen weiterhin in ihren bevorzugten Systemen arbeiten: Front-End-Anwender in Project Operations und Back-End-Anwender in Finance & Operations. Um doppelte Verantwortlichkeiten und eine inkonsistente Verarbeitung von Daten zu vermeiden, sind einige sich überschneidende Projektmanagementfunktionen in Finance eingeschränkt.

Die wichtigsten technischen Herausforderungen bei der Integration

Aus technischer Sicht ist die Integration von Project Operations mit Finance & Operations weniger eine Frage von „Plug-and-Play“ als vielmehr davon, frühzeitig die richtigen Architekturentscheidungen zu treffen.

Zunächst kann die Einrichtung von Dual-write selbst komplex werden. Sie erfordert umfangreiche Tabellen- und Feldzuordnungen sowie eine sorgfältige Validierung und Synchronisierung der Daten – insbesondere in größeren Umgebungen.

Darüber hinaus unterstützt die Standardintegration zwar den definierten Project-to-Profit-Prozess, zusätzliche Konzeptionen sind jedoch erforderlich, wenn Unternehmen benutzerdefinierte Daten, spezielle Abrechnungsszenarien, komplexe Intercompany-Anforderungen oder Verantwortlichkeiten außerhalb des Standardmodells abbilden möchten. Viele Anwendungsfälle erfordern zusätzliche Felder oder Logiken, die nicht standardmäßig verfügbar sind. Dadurch werden häufig individuelle Dual-write-Konfigurationen oder separate Schnittstellen notwendig.

Ein weiterer wichtiger Faktor sind die Unterschiede in den Application Lifecycle Management (ALM)-Prozessen zwischen Finance und Dataverse. Diese Unterschiede beeinflussen die Bereitstellung und Wartung von Änderungen und können Implementierungsprojekte verlangsamen, wenn sie nicht frühzeitig berücksichtigt und aufeinander abgestimmt werden.

Gleichzeitig stößt das integrierte Modell hinsichtlich seiner Flexibilität an Grenzen. Komplexere Anforderungen, beispielsweise spezielle Abrechnungsszenarien oder Intercompany-Prozesse, erfordern häufig individuelle Integrationsansätze, die über die Standardfunktionen hinausgehen.

Praxisbeispiele mit messbaren Ergebnissen: So profitieren Unternehmen von beiden Lösungen

Während der Session auf dem PO Summit 2026 wurden zwei reale Implementierungsbeispiele vorgestellt: eines aus einem Professional-Services-Unternehmen und eines aus einem Beratungs- und Softwareunternehmen. Beide Beispiele verdeutlichten, dass die Wahl des passenden Bereitstellungsmodells maßgeblich vom Geschäftsmodell, den operativen Anforderungen und der Komplexität der Geschäftsprozesse eines Unternehmens abhängt.

Professional Services (Beratungs- und Ingenieurdienstleistungsunternehmen)

Das erste Beispiel stammt von einem Unternehmen aus dem Professional-Services-Bereich, das Beratungs- und Ingenieurdienstleistungen anbietet. Die Projekte waren stark ressourcenorientiert, wurden teilweise mit Subunternehmern umgesetzt und über Meilensteine abgerechnet. Gleichzeitig spielten Intercompany-Kostenverteilungen eine wichtige Rolle, während Lagerbestände nur eine untergeordnete Rolle hatten.

Um diese Anforderungen abzubilden, entschied sich das Unternehmen für das Core-Modell mit einer individuell angepassten Dual-Write-Integration. Der Grund dafür lag vor allem in den komplexen Prozessen rund um die Rechnungsstellung und Kostenstellenverrechnung. Während viele Unternehmen lediglich Schlussrechnungen erstellen und mit Standardfunktionen auskommen, benötigte dieses Unternehmen sowohl Teilrechnungen als auch Schlussrechnungen mit jeweils eigenen Layouts und spezifischen Anforderungen.

Aus diesem Grund musste die Erstellung der endgültigen Rechnungen durch das Finanzteam in Finance & Operations erfolgen. Das Modell mit ERP-Integration hätte ohne zusätzliche Erweiterungen nicht das erforderliche Maß an Kontrolle über den kundenspezifischen Rechnungsprozess sowie die finanzseitigen Projektfunktionen bereitgestellt.

Beratungs- und Softwareunternehmen

Das zweite und zugleich letzte während der Session vorgestellte Praxisbeispiel zeigte, wie sich ein integriertes Bereitstellungsmodell besonders gut für Unternehmen eignet, die sowohl Projektgeschäft (Implementierungen) als auch Produktverkäufe mit wiederkehrender Rechnungsstellung betreiben – wie in diesem Fall ein Beratungs- und Softwareunternehmen.

Da die Prozesse für die wiederkehrende Abrechnung in Finance verwaltet wurden, konnten Projekt- und Vertriebsrechnungen getrennt voneinander verarbeitet werden. Die an der Rechnungsstellung beteiligten Teams arbeiteten unabhängig voneinander und mussten ihre Rechnungen nicht zusammenführen.

Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für das Modell mit ERP-Integration. Es bot die erforderliche Funktionalität bei gleichzeitig geringerer Komplexität und ermöglichte eine schnellere Implementierung als alternative Integrationsansätze.

Fazit: Welches Bereitstellungsmodell ist das richtige für Ihr Unternehmen?

Insgesamt gilt: Das richtige Integrationsmodell ist dasjenige, das am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Für Unternehmen, die Dynamics 365 Finance nutzen und auf integrierte Projektbuchhaltung, Umsatzrealisierung, Steuerabwicklung, Währungsmanagement, Finanzdimensionen sowie die Kundenrechnungsstellung angewiesen sind, ist Project Operations mit ERP-Integration häufig die naheliegende Standardarchitektur.

Project Operations Core kann hingegen die bessere Wahl sein, wenn Projektvertrieb und Projektabwicklung in Dataverse verbleiben sollen und das Unternehmen nur ausgewählte Daten und Prozesse an ein bestehendes ERP-System oder einen separat gesteuerten Finance-Prozess übergeben möchte. Dies erfordert jedoch eine gezielt konzipierte Integration, klar definierte führende Systeme („Systems of Record“) sowie robuste Prozesse für Abstimmung, Fehlerbehandlung und Datenkonsistenz.

Für Unternehmen in der Fertigungsindustrie oder mit lagergeführten Materialien ist eine andere Perspektive erforderlich. In diesen Szenarien ist die Projektausführung eng mit Bestandsverwaltung, Produktion, Beschaffung und Supply-Chain-Prozessen verknüpft, sodass diese Anforderungen bei der Wahl des Bereitstellungsmodells berücksichtigt werden müssen.

Letztlich hängt die Entscheidung stark von der Komplexität Ihrer Prozesse und Ihren individuellen Anforderungen ab. In einigen Fällen können zusätzliche Anpassungen erforderlich sein, um spezifische Geschäftsanforderungen abzubilden. Wichtig ist jedoch, die Wahl des Bereitstellungsmodells nicht ausschließlich als technische Entscheidung zu betrachten. Vielmehr handelt es sich um eine Entscheidung über Geschäftsprozesse, Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten, sehen Sie sich unten die vollständige Session vom proMX-Experten Manuel Hanak und Paul Schörghofer, Senior Consultant bei Arineo, an:

Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Bereitstellungsmodells benötigen, wenden Sie sich an unser Expertenteam für Dynamics 365-Lösungen!

Häufig gestellte Fragen (FAQ) 

Welche Bereitstellungsmodelle gibt es für Project Operations und Finance? 

Es gibt drei Bereitstellungsmodelle: Project Operations für die Fertigungsindustrie, Project Operations Core sowie Project Operations mit ERP-Integration. Welche Option die richtige ist, hängt davon ab, ob Ihre Projekte stark von Fertigungsprozessen geprägt sind, eine individuelle Übergabe an Finance oder ein anderes ERP-System erfordern oder Microsofts Standardintegration für Projektbuchhaltung, Rechnungsstellung und finanzielle Steuerung nutzen sollen. 

Was ist der wichtigste Faktor bei der Auswahl eines Bereitstellungsmodells? 

Bevor Sie sich für ein Bereitstellungsmodell entscheiden, sollten Sie zunächst klären, wer für welche Prozesse verantwortlich ist und wie Ihre Teams – beispielsweise aus Finance und Projektmanagement – mit den Projektfinanzen arbeiten. Wer verantwortet die Projektabwicklung? Wer erstellt und bucht die Rechnung? Wo findet die Projektbuchhaltung statt? Erst wenn Verantwortlichkeiten und Geschäftsprozesse klar definiert sind, sollten Sie die Anforderungen an die Integration festlegen.

Benötige ich einen Partner für die Integration von Dynamics 365 Project Operations und Finance? 

In den meisten Fällen lautet die Antwort: ja. Die Integration umfasst eine komplexe Dual-Write-Konfiguration, individuelle Feld- und Datenzuordnungen sowie die Abstimmung unterschiedlicher ALM-Prozesse (Application Lifecycle Management). Zwar ist eine Umsetzung grundsätzlich auch intern möglich, viele Projekte erfordern jedoch Erweiterungen sowie klare Entscheidungen hinsichtlich Konfiguration, Datenhoheit und Verantwortlichkeiten. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner hilft dabei, diese Themen frühzeitig zu strukturieren, die Komplexität zu reduzieren und späteren Nachbesserungsaufwand zu vermeiden.