Geschäftsprozesse neu gestalten: Microsoft Copilot im Einsatz

Die Welt entwickelt sich heute schneller als je zuvor. In einer solch schnelllebigen Umgebung haben sich KI-Technologien von einer neuen Spielerei zu einem weit verbreiteten Werkzeug in IT, Gesundheitswesen, Finanzen, Transport, Einzelhandel und vielen anderen Bereichen entwickelt. Der Einsatz von generativer KI hat sich im Jahr 2024 fast verdoppelt und die Zahlen steigen weiter. Beeindruckende 75 % der Wissensarbeiter verlassen sich mittlerweile täglich darauf. 

Die Implementierung von KI in einem etablierten Unternehmen kann einschüchternd wirken. Doch ein Unternehmen, das heute gut aufgestellt ist, könnte in Zukunft Schwierigkeiten haben, mit der Konkurrenz mitzuhalten, wenn es nicht mit der Zeit geht. Prozesse zu aktualisieren bedeutet, in neue Spezialist*innen zu investieren, Schulungen durchzuführen und anfängliche Herausforderungen zu bewältigen. Stellen Sie sich jedoch vor, einen KI-Assistenten an Ihrer Seite zu haben, der speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und Ihr Unternehmen sofort verbessern kann. 

Lassen Sie uns über Microsoft Dynamics 365 Copilot sprechen, einen benutzerfreundlichen KI-gestützten virtuellen Assistenten. Er wurde entwickelt, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Echtzeit-Einblicke zu liefern, die Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten. Wie können also verschiedene Geschäftseinheiten von dieser KI-Transformation profitieren?

Microsoft Copilot für Dynamics 365 Sales

Der Vertrieb ist das Aushängeschild jedes Unternehmens. Ihre Aufgaben umfassen die Präsentation von Produkten und Dienstleistungen, den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Verwaltung von Abrechnungsangelegenheiten. Dynamics 365 Sales unterstützt Sie bei diesen Aufgaben. Die Software ermöglicht die Überprüfung offener Verkaufsaufgaben, neuer Zuweisungen, das Nachverfolgen von Pipelines und des Fortschritts in Richtung wichtiger Leistungskennzahlen (KPIs) mithilfe eingebetteter Diagramme und Dashboards.

Durch Abfragen von Copilot innerhalb von Dynamics 365 Sales mithilfe natürlicher Sprache oder vorgefertigter Eingabeaufforderungen kann die Vertriebsabteilung Routineaufgaben effizienter gestalten: 

• Zusammenfassung eines Kontos, einer Opportunity oder eines Leads: 
  • Jahresumsätze und geschätzte Einnahmen abrufen 
  • Alle mit der Chance verbundenen Produkte und das Budget überprüfen 
  • Stärken und Schwächen der Wettbewerber überwachen 
  • Eine Liste möglicher Kontakte basierend auf der E-Mail-Adresse des Leads erhalten 
• Aktuelle Änderungen in Datensätzen anzeigen: 
  • Eine Liste der kürzlich aktualisierter Verkaufsdatensätze abrufen 
  • Zuletzt zugewiesene Leads und Chancen einsehen 
  • Die anzuzeigenden Felder anpassen 
• Teams-Meetings verbessern: 
  • Eine Liste anstehender Meetings anzeigen 
  • Erwähnte Markennamen in Echtzeit erkennen 
  • Eine SWOT-Analyse und Übersicht über die Marke bereitstellen 
  • Offene Chancen und Fälle im Zusammenhang betrachten 
• Unterstützung bei E-Mails erhalten: 
  • KI-generierte Entwürfe bearbeiten und E-Mails versenden 
  • E-Mails zusammenfassen 
  • Relevante CRM-Datensätze abrufen 
  • Unbeantwortete E-Mails und nächste spezifische Schritte für den Vertrieb anzeigen 

Mit der umfangreichen Liste an Aufgaben, die Copilot dem Vertriebsteam abnimmt, können Sie sich auf die Interaktion mit Kunden, die Bereitstellung von Feedback und den Abschluss von Geschäften konzentrieren.

Microsoft Copilot für Dynamics 365 Field Service

Wenn die Vertriebsabteilung das Gesicht eines Unternehmens ist, ist der Außendienst sein Rückgrat. Dynamics 365 Field Service unterstützt Sie dabei, Konzepte in die Realität umzusetzen, indem die Software die Arbeit koordiniert und verwaltet, die außerhalb des Hauptbüros stattfindet. Ein Beispiel könnte die Verbesserung des Netzwerks sein. In diesem Fall installieren und testen Außendienstmitarbeiter 5G-Türme, optimieren die Abdeckung und beheben Verbindungsprobleme, um Pläne zur digitalen Transformation in funktionierende Netzwerke umzusetzen.

Bei der Arbeit an Kundenstandorten ist es entscheidend, die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu synchronisieren: Kundendienstmitarbeitern, Disponenten, Frontline-Managern und Außendienstmitarbeitern. Diese Synchronisation ist der Hauptzweck von Dynamics 365 Field Service. Sie können onsite Besuche, Ressourcen, den Zustand und die Verfügbarkeit von Fahrzeugen verwalten, Routen und die auf der Straße verbrachte Zeit optimieren, das Feedback der Kunden im Blick behalten und entsprechend reagieren.

Die Vielzahl an Dingen, die man ständig im Blick behalten muss, kann überwältigend wirken. Genau hier greift Microsoft Copilot unterstützend ein: 

• Alle Details zu Arbeitsaufträgen an einem Ort einsehen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen 
• Die für einen bestimmten Arbeitsauftrag zugewiesenen Ressourcen überprüfen 
• Dateien oder Arbeitsaufträge einsehen und aufrufen, auf die sich Copilot bei seiner Antwort bezogen hat 
• Neue Arbeitsaufträge planen 
• Geplante Arbeitsaufträge priorisieren und sortieren 
• Copilot bitten, Lösungen für dringende Probleme zu entwickeln 
• Arbeitsaufträge direkt aus einer Outlook-E-Mail oder einer von KI generierten Teams-Gesprächszusammenfassung erstellen 
• Die perfekten Ressourcen für spezifische Aufgaben auswählen 
• Ersatzteile auf Lager halten 

Microsoft Copilot for Dynamics 365 Finance

Die Finanzabteilung ist eng mit allen Aspekten der Geschäftsabläufe verbunden, ähnlich wie der Blutkreislauf, der den gesamten Körper versorgt und jede Funktion unterstützt. Innerhalb des Microsoft-Ökosystems werden viele Tools von KI angetrieben und Dynamics 365 Finance – eine ERP-Lösung für mittelgroße bis große globale Unternehmen – bildet hier keine Ausnahme. 

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen läuft reibungsloser mit optimierten Abläufen, verbesserter Produktlieferung und modernisierten Logistik- und Beschaffungsprozessen. Fügen Sie Transparenz in den Finanzabteilungen hinzu, fördern Sie bessere Kommunikation und machen Sie es einfacher, sich an sich ändernde finanzielle Anforderungen anzupassen. Das Ergebnis? Ein besser informierter Arbeitskräft, reduzierte Kosten, Echtzeit-Einblicke, Prozessautomatisierung und eine bessere Budgetplanung. 

Aber damit hört es noch nicht auf. In Kombination mit Copilot, einem Tool, das entwickelt wurde, um die Interaktion mit Daten intuitiver und effizienter zu gestalten, wird Dynamics 365 Finance noch leistungsfähiger. So funktioniert es: 

• Zugriff auf Finanzdaten durch natürliche Sprachgespräche: 
  • Komplexe finanzielle Fragen in leicht verständliche Antworten umwandeln 
  • Kommunikation mit Daten auf Augenhöhe führen 
• KI-gestützte Zusammenfassungen generieren: 
  • Das Forderungsmanagement verbessern 
  • Manuelle Arbeit reduzieren 
  • Die Genauigkeit der Forderungsauswertungen steigern 
• Schnellen Zugang zu detaillierten Kundeninformationen erhalten: 
  • Ihre Interaktionen einsehen 
  • Die Zahlungshistorie analysieren 
  • Finanzdaten einsehen 
• Genauere Prognosen für eine bessere Budgetplanung erstellen: 
  • Cashflow und Budgetbedarfe mit höherer Präzision vorhersagen 
  • Proaktive Entscheidungen treffen statt reaktiver 
• Optimierung des Quote-to-Cash-Prozesses: 
  • Wichtige Phasen im Umsatzzyklus beschleunigen und automatisieren 
  • Engpässe reduzieren 
  • Rechtzeitige Zahlungen sicherstellen 
• Varianzanalyse verbessern:
  • Herausfinden, warum bestimmte finanzielle Ergebnisse von den Prognosen abweichen 
  • Bessere strategische Anpassungen vornehmen 
• Personalisierte Kundenkommunikation mit Machine Learning-Algorithmen: 
  • Die Kundenbindung erhöhen 
  • Die Retentionsraten verbessern 

Dynamics 365 Finance und Copilot sind ein Dream Team, das die Macht der KI und datengetriebenen Entscheidungsfindung vereint. Auf diese Weise bleibt Ihr Unternehmen nicht nur mit der Konkurrenz mithalten, sondern bleibt ihr einen Schritt voraus.

Microsoft Copilot für Dynamics 365 Project Operations

Stellen Sie sich vor, die Bereiche Vertrieb, Projektmanagement, Ressourcenplanung und Finanzen arbeiten in einem gemeinsamen Raum, in dem sie relevante Informationen über aktuelle Projekte austauschen können. Jede Abteilung kann die Anwendung nutzen, um ihre spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen. Die richtigen Personen mit den richtigen Fähigkeiten werden den richtigen Aufgaben zugewiesen. Sie arbeiten in einer transparenten und interaktiven Umgebung, in der Zeit und Ausgaben verfolgt werden. Manager haben all diese Informationen sofort zur Verfügung, und Führungskräfte erhalten rechtzeitig geschäftliche Einblicke. Genau das bietet Dynamics 365 Project Operations direkt out-of-the-box.

Das Tool ist bereits von sich aus leistungsstark. Allerdings ermöglicht der chatbasierte Copilot-Assistent den Projektmanagern, die Projektplanung und -durchführung zu optimieren. Die Hauptfunktionen, die der KI-Assistent in Dynamics 365 Project Operations bringt, sind:

• Empfehlungen für Aufgabenpläne 
• Risikobewertung und Risikominderung 
• Projektstatusberichte 

Empfehlungen für Aufgabenpläne 

Diese Funktion, die auf der natürlichen Sprachverarbeitung von Azure Open AI basiert, analysiert den Projektnamen und die Beschreibung, um modifizierbare Aufgaben zu erstellen. Sie können diese Aufgaben an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Projekts anpassen und sogar manuell hinzugefügte Aufgaben zur Liste hinzufügen. Nach der Erstellung können Aufgaben bearbeitet, entfernt oder ergänzt werden, genau wie manuell erstellte Aufgaben.

Risikobewertung und Risikominderung

Sie bewerten potenzielle Risiken, erhalten Vorschläge für Minderungspläne und verfolgen laufende Probleme. Copilot analysiert Projektdaten wie Umfang, Zeitplan und Budget, um Risiken zu identifizieren und Stakeholder zu alarmieren. Der Risikominderungsplan bietet empfohlene Schritte zur Behebung und Minimierung dieser Risiken, sodass das Projekt auf Kurs bleibt und ungünstige Auswirkungen reduziert werden.

Projektstatusberichte

Mit dieser Funktion können Sie Projektstatusberichte basierend auf kritischen KPIs, Arbeiten und finanziellen Aktivitäten erstellen, die im Projekt aufgezeichnet wurden. KI-generierte Zusammenfassungen bieten Managern eine solide Grundlage, um Berichte zu erstellen, die technische Details mit Lesbarkeit für ein allgemeines Publikum in Einklang bringen. Die Statusberichte beinhalten: 

• Einen Titelbanner, der angibt, ob der Bericht intern oder extern ist, zusammen mit Benutzeridentität, Erstellungsdatum, Projektnamen und Berichtsstatus. 
• Ein Symbol, das anzeigt, dass der Inhalt KI-generiert wurde. 
• Eine Übersicht über den aktuellen und kürzlichen Projektstatus basierend auf finanziellen, Ressourcen-, Arbeits- und Zeitplandaten. (Dies ist der einzige bearbeitbare Abschnitt). 
• Visuelle Darstellungen, die aus Projektdaten abgeleitet wurden, einschließlich finanzieller, auf Aufgaben bezogener und auf Aufwand bezogener Diagramme. 

Um mehr über Microsoft Copilot für Dynamics 365 Project Operations zu erfahren, werfen Sie einen Blick auf einen weiteren unserer Blogbeiträge.

Copilot in Planner  

Ein weiteres entscheidendes Merkmal eines erfolgreichen Unternehmens ist effektive Planung, die immer mit einer klaren strategischen Vision beginnt. Sie erfordert jedoch auch die Berücksichtigung von Marktforschungsergebnissen, potenziellen Risiken, verfügbaren Ressourcen und vielen weiteren Details, die aufgrund ihrer Vielzahl leicht aus dem Gedächtnis geraten können. Microsoft bietet eine Reihe von Lösungen, um dieses Problem für verschiedene Zielgruppen effektiv anzugehen: Project Desktop, Project Online, Project Operations und Planner.

Microsoft Planner ist eine ausgezeichnete Wahl für Teams, die ein einfach zu bedienendes Aufgabenmanagement-Tool für die interne Zusammenarbeit suchen. Es ermöglicht es Ihnen, die Zeit, die für jede Aufgabe aufgewendet wird, zu verfolgen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu visualisieren und Ressourcen effizient zuzuweisen – alles mit der Unterstützung eines KI-Assistenten. Der Planner bietet auch Copilot-Funktionen und führt den Project Management Agent:

Finden Sie die passende Lösung: Copilot-Lösungen für Ihr Unternehmen

KI ist in aller Munde und verspricht unendlich viele Möglichkeiten zur Transformation von Geschäftsprozessen. Doch bei so vielen Innovationsmöglichkeiten kann man leicht den Überblick verlieren, was dazu führt, dass viele unsicher sind, wo sie anfangen sollen. Bei proMX haben wir uns durch unsere umfangreiche Expertise als vertrauenswürdiger Microsoft-Partner einen hervorragenden Ruf im Bereich der KI-Integration erarbeitet.

Im Oktober 2024 haben wir ein Programm veranstaltet, das Unternehmen dabei helfen sollte, die richtigen Microsoft-Projekt-Tools auszuwählen. Für diejenigen, die tiefer in die Welt der KI eintauchen möchten, haben wir eine neue Gelegenheit geschaffen: Ab dem 15. Januar 2025 starten wir ein 4-stufiges Programm, das Ihnen hilft, diese Reise effektiv zu navigieren und Ihr Unternehmen für die Zukunft zu positionieren:

1. Webinar: Erhalten Sie ein vollständiges Verständnis der verschiedenen Funktionen, die Microsoft Copilot bietet. 
2. Discovery-Session: Profitieren Sie von einer 1:1-Beratung mit einer detaillierten Analyse Ihrer geschäftlichen Anforderungen und anwendbaren Use Cases. 
3. Maßgeschneiderte Demo: Erleben Sie Copilot mit Ihren eigenen maßgeschneiderten Anwendungsfällen. 
4. Proof of Concept (POC): Erhalten Sie Ihren eigenen persönlichen Copilot/AI-Assistenten, der bereit ist, zu lernen. 

Mit der Anleitung erfahrener Experten auf diesem Gebiet werden Sie die Welt der persönlichen Assistenten selbstbewusst navigieren können: 

• Felix Ndugwa, Technical Specialist bei Microsoft, bringt tiefgehende Expertise mit, um Ihnen die Fähigkeiten der KI näherzubringen und zu erklären, wie sie sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt. 
• Malcolm Domecq, Business Development Executive bei proMX, bietet umfassende Erfahrung darin, technologische Lösungen mit den Geschäftszielen abzugleichen. 
• Vince Lopiccola, Business Development Manager bei proMX, verfolgt einen persönlichen Ansatz, um Ihnen zu helfen, herauszufinden, was am besten zu den einzigartigen Bedürfnissen Ihres Teams passt. 

Melden Sie sich für das Webinar an oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben. Wir sind hier, um Sie auf jedem Schritt des Weges zu unterstützen!