Project Online wird eingestellt: So machen Sie Ihr Projektmanagement zukunftssicher

Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Project Online nutzt, haben Sie wahrscheinlich schon von den großen Veränderungen gehört: Microsoft hat angekündigt, dass der Dienst offiziell am 30. September 2026 eingestellt wird. Mit anderen Worten: Ab diesem Datum wird der Service abgeschaltet. Bereits ein Jahr zuvor, am 1. Oktober 2025, wird Microsoft den Verkauf an Neukunden einstellen. 

Diese Entscheidung ist Teil von Microsofts Strategie, Kunden auf modernere Projektmanagementlösungen umzustellen. Das wirft bei vielen aktiven Project-Online-Nutzern Fragen auf – und genau diese möchten wir in diesem Artikel beantworten.

Warum die Veränderung?

Project Online basiert auf SharePoint 2013, einer inzwischen über zehn Jahre alten Architektur. Aufgrund dieses Alters kann die Plattform keine modernen Technologien unterstützen, insbesondere keine KI-basierten Funktionen und Integrationen, die Unternehmen heute erwarten. Anstatt ein veraltetes System weiter zu modernisieren, konzentriert sich Microsoft nun auf den Ausbau neuer, zukunftsfähiger Tools.

Ihre Upgrade-Optionen: Planner Premium oder Project Operations

Die gute Nachricht: Es gibt klare Alternativen. Für die meisten Organisationen, die aktuell Project Online nutzen, bieten sich zwei Hauptpfade an:

• Microsoft Planner Premium – die weiterentwickelte Version des bekannten Planner-Dienstes in Microsoft 365, in den jetzt auch das frühere Project for the web integriert wurde.
• Dynamics 365 Project Operations – Microsofts umfassende Projekt- und Portfoliomanagementlösung innerhalb der Dynamics-365-Familie.

Schauen wir uns beide Optionen genauer an.

Option 1: Microsoft Planner Premium – ideal für einfache, interne Projekte

Microsoft Planner ist seit Jahren als benutzerfreundliches Tool für Aufgabenmanagement und Teamzusammenarbeit bekannt. Planner Premium führt diese Idee weiter: Es vereint den klassischen Planner mit Project for the web zu einer einheitlichen Lösung.

Kurz gesagt: Microsoft hat Project for the web in Planner integriert und nennt das neue Produkt nun Planner Premium. Das Ergebnis ist eine moderne Arbeitsmanagement-App, die vertraut wirkt, aber deutlich leistungsfähiger ist.

Planner Premium eignet sich hervorragend für die unkomplizierte Projektverfolgung in Teams. Es bleibt im Kern Planner – übersichtlich, intuitiv und leicht zu bedienen – und macht die Organisation von Teamarbeit im Unternehmen einfach. Für bisherige Project-Online-Kunden bedeutet der Wechsel im Wesentlichen:

• Was bleibt: Vertraute Funktionen wie Gantt-Diagramme, Aufgabenabhängigkeiten, Board-Ansichten und Terminplanung. 
• Was sich ändert: Bessere Zusammenarbeit dank Microsoft 365 und Copilot, allerdings mit etwas weniger Tiefe und Steuerungsmöglichkeiten in der Planung. 
• Was fehlt: Erweiterte Workflows, Zeit- und Kostenerfassung sowie Enterprise-Resource-Management – diese Funktionen bietet nur Project Operations. 

Option 2 (für Fortgeschrittene): Dynamics 365 Project Operations – für komplexe Projektanforderungen

Die zweite Option ist Dynamics 365 Project Operations, die Lösung für Organisationen mit komplexeren Projekten oder projektgetriebenen Geschäftsmodellen.

Zusammengefasst: Project Operations ist Microsofts All-in-One-Lösung für projektorientierte Unternehmen. Sie deckt alle Phasen eines Projekts an einem Ort ab – von Planung und Terminierung über Ressourcenzuweisung, Zeit- und Kostenerfassung bis hin zu Budgetierung, Kostenkontrolle und Abrechnung.

Wenn Sie Project Online bisher für anspruchsvolles Projekt- und Portfoliomanagement genutzt haben, ist Project Operations der natürliche nächste Schritt. Funktionsmäßig übertrifft es nicht nur Project Online selbst, sondern auch die Alternativlösung Planner Premium.

Funktionalität
Projektverkaufsprozess	❌	❌	✅
Projektmanagement	✅	✅ begrenzt	✅
Portfoliomanagement	✅	✅	✅
Ressourcenmanagement	✅ begrenzt	✅ begrenzt	✅
Zeit- und Kostenerfassung	❌	❌	✅
Actuals/ Finanzkennzahlen	❌	✅ begrenzt	✅
Rechnungsstellung	❌	❌	✅
Unterauftragsvergabe	❌	❌	✅
Integration mit Microsoft 365	❌	✅	✅
Kritischer Pfad/ Ausgangsbasis	❌	✅ begrenzt	✅

Letztlich hängt die Entscheidung zwischen Planner Premium und Project Operations vom Grad der Komplexität und dem Umfang Ihrer Projekte ab: Planner ist ideal für einfaches, teamorientiertes Projektmanagement, während Project Operations für das vollständige, durchgängige Management des gesamten Projektlebenszyklus entwickelt wurde – insbesondere für kundenorientierte oder groß angelegte Projekte.

Warum Project Operations wählen?

Wenn Planner Premium in vielen Microsoft-365-Abonnements bereits enthalten ist – warum sollte ein Unternehmen den (zugegeben größeren) Schritt zu Project Operations machen? Die Antwort liegt im geschäftlichen Mehrwert. Für Organisationen, die komplexe Projekte steuern, bietet Project Operations entscheidende Vorteile:

• Deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab 
• Bietet Echtzeit-Einblicke und Transparenz 
• Integriert sich nahtlos in Dynamics 365 und Microsoft 365 
• Schützt Gewinnmargen 
• Bietet eine moderne, KI-gestützte Benutzererfahrung 
• Lässt sich als Teil einer Dynamics-SKU erweitern 
• Verbessert die Servicequalität durch End-to-End-Prozesse 
• Optimiert Ressourcen- und Kapazitätsplanung 
• Stärkt Projektsteuerung, Analysen und Einbindung von Stakeholdern 
• Verbessert die Ergebnisse, indem Betriebskosten sinken und Produktivität steigt 

Kurz gesagt: Wenn Projekte einen wesentlichen Teil Ihres Geschäftserfolgs ausmachen, sorgen die Funktionen von Project Operations für bessere Projektergebnisse, zufriedenere Kunden und stabilere Profitabilität.

proMX bietet eine Reihe von Add-ons, um Project Operations passgenau auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden. Eines davon ist proMX 365 Project Portfolio Management, das entwickelt wurde, um sowohl externe als auch interne Projektportfolios gleichzeitig über verschiedene Abteilungen hinweg zu steuern. Es verbessert Planung, Priorisierung, Ressourcenzuteilung und Entscheidungsprozesse.

Die proMX 365 Productivity Suite ergänzt dies mit intelligenten Lösungen zur Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und weiteren Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern.

Eine reibungslose und risikoarme Migration sicherstellen

Vielleicht denken Sie jetzt: „Klingt gut – aber wie schaffen wir den Umstieg, ohne unsere Prozesse durcheinanderzubringen?“ Diese Sorge ist verständlich. Eine Migration von Project Online auf eine neue Lösung kann herausfordernd wirken. Mit guter Planung und erfahrenen Partnern lässt sich der Übergang jedoch strukturiert und risikoarm gestalten. Microsoft gewährt zudem eine großzügige Übergangsfrist bis September 2026, sodass Unternehmen genügend Zeit haben, den Wechsel sorgfältig und ohne Hektik vorzubereiten. Es ist also nicht nötig, überstürzt zu handeln – aber jetzt ist der richtige Zeitpunkt, mit der Planung zu beginnen.

Basierend auf über hundert erfolgreichen Implementierungen von Project Operations umfasst der Migrationspfad von proMX drei Hauptphasen mit klar definierten Schritten und Maßnahmen:

Hinweis: proMX bietet einen kostenlosen eintägigen Assessment-Service, damit Sie ein klares Bild Ihrer aktuellen Umgebung und des künftigen Migrationsumfangs erhalten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diesen Service in Anspruch nehmen können.

Warum proMX der richtige Partner für Ihre Migration ist?

Die Wahl des passenden Partners für Ihre Project-Online-Migration ist entscheidend für den Erfolg. Deshalb lohnt es sich, mit einem Unternehmen aus den Top 0,02 % aller Microsoft-Partner weltweit zusammenzuarbeiten – den Mitgliedern des Microsoft Inner Circle. proMX gehört zu dieser Elitegruppe und verfügt über umfassende Expertise in Dynamics 365 Project Operations sowie eine langjährige Erfolgsbilanz bei der Umsetzung hochwertiger, digitaler Transformationsprojekte. Wir erkennen Risiken frühzeitig, steuern aktiv dagegen und sorgen für eine sichere, effiziente Umstellung.

Nächste Schritte: Kostenloser Workshop zur Migrationsbewertung

Der September 2026 scheint vielleicht noch weit entfernt – doch dieser Eindruck täuscht. Komplexe Migrationen, insbesondere zu einer vielschichtigen Lösung wie Project Operations, benötigen Zeit für Planung und Umsetzung. 

Ein frühzeitiges Assessment gibt Ihnen einen klaren Plan und ausreichend Vorlauf, um den Umstieg in Ihrem Tempo und ohne Stress zu gestalten. 

Wenn Sie unsicher sind, welcher Weg für Ihr Unternehmen der richtige ist, bietet proMX einen kostenlosen eintägigen Migration Assessment Workshop an. Dabei erhalten Sie eine individuelle Empfehlung und einen klaren Maßnahmenplan: 

• Analyse Ihrer aktuellen Nutzung und Konfiguration von Project Online
• Ermittlung der besten Weiterentwicklung (Planner Premium oder Project Operations)
• Erhalt eines Empfehlungsberichts: Ziel, Begründung und Aufwand
• Klare, fundierte Roadmap statt Vermutungen 

Am Ende des Assessments erhalten Sie einen detaillierten Recommendations Report, der unsere Erkenntnisse zusammenfasst und Ihnen einen maßgeschneiderten Migrationsfahrplan aufzeigt. 

Bereit für den nächsten Schritt? Kontaktieren Sie uns, um Ihren kostenlosen Project Online Migration Assessment Workshop zu planen. 

So stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanagement-Tools nicht nur aktuell, sondern wirklich leistungsfähig sind – und Ihre Teams optimal unterstützen. Ihr Weg über Project Online hinaus kann reibungslos, strategisch und inspirierend sein – proMX begleitet Sie dabei auf jedem Schritt.