Wie Sie in Dynamics 365 Project Operations Ressourcen zu einem Projekt hinzufügen

Unklare Umfangsdefinition von Projekten, strenge Fristen, eingeschränktes Budget, schwindende Ressourcen – als ProjektmanagerIn haben Sie genug Herausforderungen. Und laufend kommen neue hinzu. Diese Komplexität mag einschüchternd wirken. Und es ist nicht ohne. Aber mit der passenden Software können Sie diese Aufgabe vereinfachen. Microsoft Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) Version 3 sowie das bald verfügbare Dynamics 365 Project Operations stellen mehre Möglichkeiten zur Verwaltung von Projektressourcen bereit.

Schauen wir uns die verschiedenen Arten des Ressourcenmanagements an, abhängig von der Größe der Beratungsorganisation und ihrer Projekte. Schließlich ist Ressourcenmanagement eng mit Umfang, Budget und Zeitplanung verknüpft.

Welche Option ist die richtige für Sie? Dieser Artikel wird Ihnen helfen, die richtige Entscheidung für Ihre Situation zu treffen.

Lokale Projektteams

Szenario:

• Ihr Unternehmen beschäftigt 1 -3 Projektmanager (PM) und 10 – 30 ProjektmitarbeiterInnen
• zu jeder Zeit laufen 3 – 10 Projekte
• ein Team besteht aus einem PM und 1 -3 Ressourcen vom gleichen Standort
• Teams unterscheiden sich nicht sehr

PMs könnten nur Dynamics 365 Project Operations/PSA Zuweisungen (assignments) nutzen (generische/benannte Ressourcen zur Schedule). Mit einer limitierten Zahl von Projekten und kleinen Teams ist es für PMs sehr gut möglich, Ressourcen mit Zuweisungen zu managen und Ressourcenkonflikte offline zu klären, indem sie andere PMs und den Practice Manager kontaktieren.

Es sind mindestens zwei verschiedene Abfolgen möglich, je nachdem ob wir damit beginnen, Ressourcen zur Schedule hinzuzufügen oder Team Member erstellen. Meine Empfehlung ist Erstere (Benutzeraufgaben hell, Automatisches dunkel):

Örtlich verteilte Projektteams

Szenario:

• Ihr Unternehmen hat mehrere Standorte
• es beschäftigt 5 – 10 PMs und/oder PMOs, 50 – 100 Ressourcen
• zu jeder Zeit laufen 10 – 30 Projekte
• ein Team besteht aus einem PM oder PMO und 3 – 7 Ressourcen an verschiedenen Standorten
• Teams können sich von Projekt zu Projekt unterscheiden

PMs und PMOs sollten sowohl Dynamics 365 Project Operations/PSA Zuweisungen (generische/benannte Ressourcen zur Schedule hinzufügen) als auch Buchungen (benannte Ressourcen mit dem Schedule Board buchen). Wenn sich die Zahl der Projekte erhöht und das Teilen von Ressourcen die Norm wird, wird die Koordination im Ressourcenmanagement zum Muss. Das Schedule Board ermöglicht es Practice Managern die Nachfrage nach Ressourcen besser einzuschätzen und Buchungen für Projekt Alfa über Buchungen für Projekt Omega zu priorisieren.

Mehrere Abfolgen in Dynamics 365 Project Operations/PSA sind möglich, abhängig davon, ob man mit generischen oder benannten Ressourcen startet (meine Empfehlung zuerst):

Verteilte Projektteams mit zentralisiertem Ressourcenmanagement

Szenario:

• Ihr Unternehmen hat mehrere Standorte
• es beschäftigt über 10 PMS und/oder PMOs und über 100 ProjektmitarbeiterInnen
• zu jeder Zeit laufen mehr als 20 Projekte
• ein Team setzt sich aus einem PM und einer Reihe von ProjektmitarbeiterInnen (manchmal über 10) an verschiedenen Standorten (manchmal in verschiedenen Zeitzonen) zusammen
• das Team für ein Projekt unterscheidet sich grundsätzlich vom vorherigen

PMs und PMOs sollten in Dynamics 365 Project Operations/PSA Zuweisungen und Ressourcenanfragen nutzen, während Ressourcenmanager teamübergreifend das Buchen und Verleihen von Ressourcen koordinieren und Buchungen nutzen. Wenn die Zahl der Projekte weiter steigt und Menschen an verschiedenen Standorten arbeiten, kann das Ressourcenmanagement schnell zum Engpass werden. Ressourcenmanagern können PMs helfen Ressourcen mit den benötigten Fähigkeiten an anderen Standorten zu finden und können Practice Managern dabei unterstützen, fakturierbare Arbeit für ihre Ressourcen zu finden, wenn vor Ort die Nachfrage nach Dienstleistungen gering ist.

Mindestens zwei Abfolgen sind in PSA möglich (meine Empfehlung zuerst):

Wie Sie zentralisiertes oder hybrides Ressourcenmanagement in Dynamics 365 Project Operations einrichten

Dynamics 365 Project Service Automation und Dynamics 365 Project Operations haben eine Reihe voreingestellter Sicherheitsrollen. Manche dieser Rollen ermöglichen es Buchungen zu erstellen (prüfen Sie die Verfügbarkeit und buchen Sie benannte Ressourcen mit dem Schedule Board). Wenn Sie die Option ‚zentralisiertes Ressourcenmanagement‘ im Parameter-Datensatz auswählen, werden User mit der standardmäßigen Projektmanager-Rolle keine Buchungen erstellen können. Mit der standardmäßigen Hybrid-Option ist das hingegen möglich.

Zusammenfassung

Es gibt verschiedene Optionen in Dynamics 365 Project Operations/Project Service Automation Ressourcen zu verwalten. Kleine Unternehmen könnten sich mit Zuweisungen begnügen. Unternehmen mit größerer Belegschaft und mehr Projekten sollten sowohl Zuweisungen als auch Buchungen nutzen. Unternehmen mit verteilten Teams, in denen Ressourcenteilung zwischen Teams sehr üblich ist, sollten alle Funktionen in Anspruch nehmen: Zuweisungen und Anforderungen durch PMs und Buchungen genutzt von Ressourcenmanagern. Was ich hier teile sind allgemeine Ratschläge. Sie sollten stets Ihre speziellen Anforderungen beachten und sich von Ihrem Dynamics-365-Implementierungspartner beraten lassen.

Mehr Informationen über Buchungen finden Sie, wenn Sie Inhalte zum Schedule Board suchen. Das Schedule Board ist eine Kernkomponente des Unified Resource Scheduling, das sowohl von Dynamics 365 PSA/Project Operations und Dynamics 365 Field Service verwendet wird.

Randbemerkung: Beachten Sie, dass die Rolle Ihrer generischen oder benannten Team Member die Rollen in den Schätzungen und die standardmäßige Rolle in Zeiteinträgen bestimmt. Das hat einen Dominoeffekt für Stundensätze, die vom System verwendet werden. Deshalb sollten Sie bei einigen der obigen Abläufe die Rolle einer benannten Projektteammitglieds, die vom System erstellt wurde überprüfen und gegebenenfalls korrigieren (die standardmäßige Rolle einer Ressource wird vom System zugewiesen und ist möglicherweise nicht die gewünschte). Das Team von Dynamics 365 Project Operations/PSA wird als Teil der Oktober 2020 Release Wave ein Update veröffentlichen, das das Verhalten bezüglich der Rollen von Team Membern ändert.