5 Gründe, warum sich Excel nicht für Projektmanagement eignet

Microsoft Excel ist so etwas wie das Schweizer Taschenmesser unter der Bürosoftware: Man kann so gut wie alles damit machen!

Oder vielleicht doch nicht?

Dank seiner Flexibilität lässt sich Excel für eine ganze Reihe verschiedener Zwecke einsetzen. Allerdings könnten viele davon mit anderen Tools um einiges besser bewerkstelligt werden. Darunter auch Projektmanagement.

Das Tabellenkalkulationsprogramm ist in Unternehmen oft die erste Wahl, wenn es darum geht eine Lösung für das Planen und Verwalten von Projekten zu finden. Das leuchtet ein, schließlich:

• nutzen die meisten Unternehmen Microsoft 365 (früher bekannt als Office 365) inklusive Excel
• haben die meisten Leute zumindest ein Grundverständnis, wie das Programm funktioniert
• muss man so nicht in eine zusätzliche Software investieren
• nehmen Menschen neue Lösungen nur zögerlich an
• ist es aufwendig, eine professionelle Projektmanagement-Lösung einzuführen

Und bis zu einem gewissen Punkt ist Excel auch eine annehmbare Lösung für das Projektmanagement. Wenn Ihr Business nur wenige Projekte von geringer Komplexität (z.B. alle Stundensätze sind identisch, es gibt wenige Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen) und wenigen Mitwirkenden hat, werden Sie vermutlich kein anderes Tool benötigen.

Warum Excel nur eingeschränkt als Projektmanagement-Tool funktioniert

Wenn Sie aber mehrere und anspruchsvolle Projekte haben, ist die Verwendung von Excel nicht mehr empfehlenswert. Unter anderem aus diesen fünf Gründen:

1.      Es ist schwierig, den Überblick zu bewahren

Umso komplexer ein Projekt, desto schwieriger ist es, die Übersicht zu behalten. Zum einen wird der Projektplan zu groß, um in eine Ansicht zu passen. Zum anderen werden Sie mehr als ein Tabellenblatt benötigen, um alle Aspekte des Projekts (Projektplan, Arbeitszeiterfassung, Rechnungsdaten) darzustellen (und müssen zwischen verschiedenen Blättern hin und her klicken).

2.      Zusammenarbeit funktioniert nicht problemlos

Cloud-Computing hat das Zusammenarbeiten an Dokumenten erheblich vereinfacht. Niemand muss heute mehr die neuste Version einer Datei an alle per E-Mail schicken.

Aber auch in Excel Online ist die Zusammenarbeit noch nicht ideal. Da es keine Möglichkeit gibt, Änderungen zu kommentieren oder Personen über Zuweisungen zu benachrichtigen, besteht weiterhin viel Fehlerpotenzial. Dieses vergrößert sich zudem, je mehr Personen an einem Dokument mitwirken.

Eine Frage bleibt zudem häufig unbeantwortet: Wer ist eigentlich für das Dokument zuständig? Soll heißen: Wer pflegt es und überprüft, ob alles stimmt?

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3.      Die Datei zu pflegen ist aufwendig

Eine Projektdatei in Excel zu erstellen, die den Ansprüchen Ihres Unternehmens genügt, ist nicht mal eben schnell erledigt. Entweder müssen Sie etwas vollkommen Neues kreieren oder eine generische Projektvorlage anpassen.

Und damit nicht genug. Sobald sich am Projektplan etwas ändert, müssen Sie Details anpassen und aktualisieren. Auch das ist aufwendig. Gott sei Dank ändern sich Projektpläne kaum, nicht wahr?

Diese manuelle Pflege und Prüfung, dass keine anderen Details beiläufig in Mitleidenschaft gezogen wurden, nimmt eine Menge Zeit in Anspruch, die man anderweitig produktiver und weniger nervenaufreibend nutzen könnte.

4.      Excel hat keine projektspezifischen Funktionen

Mit Excel kann man ohne Frage einen fachgemäßen Projektplan erstellen. Projekte zu verwalten ist aber eine andere Sache. Um Projekte effizient durchführen zu können, sind einige Funktionen unabdinglich:

• Zeit- und Spesenerfassung
• Abhängigkeiten von Arbeitspaketen
• Zuweisung von Arbeitspaketen
• Benachrichtigungen

Excel kann mit keiner davon dienen.

Die einzige Möglichkeit in Excel Arbeitspakete zuzuweisen, ist sie mit dem Namen einer Mitarbeiterin zu versehen oder eine Farbkodierung zu verwenden. Auch hier gilt: Wenn das Projekt nicht zu komplex ist, kann das funktionieren. Ist das nicht der Fall, wird es kniffelig. Sie können sich vorstellen, wie kompliziert es wird, wenn sich die Zuständigkeit für ein Teilprojekt ändert.

Natürlich kann man diese fehlenden Funktionen manuell lösen. Aber es wird Sie nicht überraschen, dass das der Effizienz nicht gerade zuträglich ist.

5.      Reporting ist kompliziert

Excel hat keine eingebauten Reporting-Funktionen. Irgendwer muss sich die Zeit nehmen, einen Bericht zu erstellen. Und diese Person sollte sich besser gut mit Excel auskennen, wenn dieser Bericht Gantt-Diagramme enthalten soll.

Für einen Report muss eine neue Version der betreffenden Datei erstellt werden. Ein manueller Prozess, bei dem Daten formatiert, bearbeitet, aktualisiert und überprüft werden müssen.

Und selbst dann wird der Report nicht so schön aussehen, wie es mit anderen Tools möglich wäre.

Wann man zu einer professionellen Projektmanagement-Software wechseln sollte

Wenn die Pflege Ihrer Projektunterlagen in Excel zu einer eigenständigen Aufgabe wird, dann ist es Zeit, sich nach einer passenden professionellen Projektmanagement-Lösung umzusehen. Eine, die Prozesse optimiert, Daten zentralisiert, allen Beteiligten die richtigen Funktionen bereitstellt und als Kollaborationsplattform fungiert.

Projektzentrierte Organisationen sollten eine Projektmanagement-Software als Betriebsmittel betrachten. Wie der Maschinenpark eines Fertigungsunternehmens ist sie essenziell, um Erfolg erfolgreich zu sein.

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