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Natasha Ivanova
13 Jan. 2025
Expertenbeiträge | 9 Min. Lesezeit

Inhalt

Im Oktober 2020 stellte Microsoft den Verkauf neuer Lizenzen für Project Service Automation (PSA) ein und das Produkt wird bald eingestellt. Der Support dafür endet offiziell am 31. März 2025. Je näher dieses Datum rückt, desto wichtiger wird es, Ihr Upgrade auf Dynamics 365 Project Operations (PO) – die neuere und vollständig unterstützte Lösung – zu planen.

Nach dem Support-Enddatum können Sie PSA zwar weiterhin nutzen, müssen jedoch mit erheblichen Einschränkungen rechnen: 

  • Keine Funktionserweiterungen oder Fehlerbehebungen 
  • Support-Tickets für PSA werden mit Anweisungen zum Upgrade auf PO geschlossen 
  • Keine Sicherheits- oder Compliance-Updates von Microsoft
  • Upgrade-Support ist auf Proforma-Rechnungsstellungen (Lite Deployment) beschränkt. Szenarien auf Ressourcenbasis und ohne Lagerbestand werden derzeit nicht unterstützt.

 Auch wenn ein Upgrade auf den ersten Blick per einfachem Knopfdruck erfolgt, ist dies oft nicht der Fall. Neue Funktionen kommen hinzu, andere entfallen, und eine sorgfältige Planung ist unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten – insbesondere bei stark angepassten PSA-Umgebungen.

Falls Sie unsicher sind, wo Sie anfangen sollen, empfehlen wir Ihnen folgenden Artikel: Upgrading PSA to Project Operations vs. New Installation of Project Operations. Darin werden die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen sowie deren Vor- und Nachteile ausführlich beleuchtet.

So planen Sie Ihr Upgrade von PSA zu PO effizient 

Um den Geschäftsbetrieb während des Übergangs so reibungslos wie möglich aufrechtzuerhalten, möchten wir Ihnen einen gut strukturierten, optimalen Upgrade-Algorithmus anbieten, um Ausfallzeiten zu minimieren und potenzielle Probleme zu reduzieren. Dieser Prozess umfasst:

Aufwandsabschätzung

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: „Wie individuell ist mein System wirklich?“ Insbesondere: Wie weit hat sich Ihr System von der „Standardkonfiguration“ entfernt?

Hinweis: proMX verfügt über umfassende Erfahrung in der Systembewertung und kann Ihnen dabei helfen, den erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwand für Ihren spezifischen Fall zu verstehen. 

Upgrade-Vorbereitung

Um Ihr System auf das Upgrade vorzubereiten, überprüfen Sie die folgenden Punkte:

  1. Einstellungen für Preislistenartikel 
    Die Entität der „Einstellungen für Preislistenartikel “muss auf True gesetzt sein. Ist sie auf False eingestellt, müssen Sie ein Ticket bei Microsoft einreichen, um dies ändern zu lassen. Wird das Upgrade gestartet, während diese Einstellung auf False steht, schlägt es fehl. 
  2. Erstparteien-Plugins 
    Wenn Erstparteien-Plugins (Microsoft-Plugins) in PSA deaktiviert sind, werden sie während des Upgrades automatisch wieder aktiviert. Dies könnte Konflikte mit einigen Ihrer benutzerdefinierten Funktionen verursachen.
  3. Systemkapazität 
    Stellen Sie sicher, dass mindestens 20 % des Speichersystems frei sind, da Dynamics 365 Project Operations mehr Speicherplatz benötigt als PSA. Es wird jedoch empfohlen, 40–50 % freien Speicher zu haben, da Sie während des Upgrades wahrscheinlich Kopien Ihrer Umgebungen erstellen müssen.
  4. Projektbereinigung 
    Überprüfen Sie Ihre Projekte und schließen oder deaktivieren Sie abgeschlossene. Weniger aktive Projekte machen den Upgrade-Prozess reibungsloser.
    • Wenn Sie nur eine überschaubare Anzahl von Projekten haben, können Sie diesen Schritt überspringen und sie später manuell bearbeiten.
    • Wenn Sie jedoch Tausende von Projekten haben, ist es besser, abgeschlossene Projekte vorher zu bereinigen. 
  5. Überprüfung der Sicherheitsrollen 
    Stellen Sie sicher, dass alle Projekte aktiven Benutzern zugewiesen sind. Besitzen deaktivierte Benutzer Projekte, führt dies beim Upgrade zu Fehlern, da sie keine Sicherheitsrollen haben.


Die Bedeutung der Datenvalidierung für ein erfolgreiches Upgrade von PSA zu PO

Die Installation von Dynamics 365 Project Operations umfasst fünf Phasen, wobei die Datenvalidierung die erste ist. Während dieser Phase überprüft PO jede Entität auf Kompatibilität mit dem neuen System. Wird ein Fehler erkannt, schlägt der gesamte Prozess fehl. In diesem Fall müssen Sie das Problem behoben und das Upgrade von Anfang an neu starten.

Beachten Sie, dass nicht alle Fehler auf einmal angezeigt werden. Stattdessen wird das Upgrade jedes mal gestoppt, wenn ein Problem auftritt, was zu erheblichen Verzögerungen führen kann. Genau deshalb ist die Datenvalidierung vermutlich der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung des Upgrades von PSA.

Hinweis: Führen Sie die abschließende Datenvalidierung in Ihrer Produktionsumgebung kurz vor dem Start des Upgrades durch (1–2 Stunden vorher).



Bewertung der PSA-Funktionalität vor dem Upgrade

Während des Upgrades können bestimmte Felder, Ansichten oder Funktionen, die Teil von PSA waren, in PO entfallen oder ersetzt werden. Diese Änderungen können Workflows, Berichte oder Anpassungen beeinträchtigen, wenn sie nicht im Voraus berücksichtigt werden:

  • Veraltete Felder identifizieren
  • Ansichten, Formulare und Dashboards bewerten
  • Veraltete Felder aktualisieren oder ersetzen
  • Alle Änderungen für zukünftige Fehlersuche dokumentieren

Hinweis: Verwenden Sie die offizielle Dokumentation von Microsoft oder konsultieren Sie Experten, um herauszufinden, welche Felder in PO nicht mehr unterstützt werden.

Upgrade von PO in fünf Schritten

Sobald Sie alle Vorbereitungsschritte abgeschlossen und Ihr aktuelles System gründlich überprüft haben, können Sie mit dem Upgrade auf Project Operations fortfahren:

  1. Überprüfen Sie Ihre PSA-Version 
    • Überprüfen Sie, ob Sie die neueste Version von PSA verwenden.
    • Falls nicht, führen Sie das Upgrade durch, bevor Sie mit der Installation von PO beginnen.
  2. Installieren Sie Project Operations
    • Wechseln Sie zu Ihrem System und wählen Sie „Install Project Operations“. 
    • Wenn Sie die Vorbereitungsschritte ordnungsgemäß abgeschlossen haben (z. B. Datenvalidierung, Kapazitätsprüfungen und Feldaktualisierungen), sollte die Installation ohne Fehler verlaufen. 
  3. Überwachen Sie den Upgrade-Prozess 
    • Behalten Sie den Installationsprozess genau im Auge, um auftretende Probleme zu identifizieren.
    • Dokumentieren Sie alle Warnungen oder Fehlermeldungen. 
  4. Beheben Sie Fehler umgehend 
  5. Führen Sie den Installationsprozess fort, bis keine Probleme mehr auftreten 

Optimierung der Konfiguration in Project Operations nach dem Upgrade

Nach dem erfolgreichen Upgrade auf Dynamics 365 Project Operations gibt es noch mehrere Konfigurationsaufgaben, die Sie abschließen müssen. Diese Aufgaben beinhalten das Anpassen neuer Einstellungen, die in PO eingeführt wurden, sowie die Bearbeitung von Projektumstellungen.

Neue Einstellungen konfigurieren

Da PO Einstellungen enthält, die in PSA nicht verfügbar waren, müssen Sie diese anhand Ihrer Anforderungen überprüfen und anpassen:

  • Konfigurieren Sie die Projekteinstellungen, um sie an Ihre Projektmanagement-Bedürfnisse anzupassen. Diese Einstellungen steuern wichtige Projektverhalten wie Abrechnung und Zeitplanung.
  • Legen Sie das Verhalten der Preislisten-Vorgabewerte fest.
  • Identifizieren und deaktivieren Sie Workflows, die als veraltet gekennzeichnet sind.

Projekte nach dem Upgrade umwandeln

Nach dem Upgrade werden alle bestehenden Projekte gesperrt. Sie müssen jedes Projekt manuell überprüfen und einzeln umwandeln, damit es in PO zugänglich wird. Bei abgeschlossenen Projekten können Sie diese weiterhin im System einsehen.

Hinweis: Eine Massenumwandlung von Projekten wird in PO nicht unterstützt. Daher ist es besser, abgeschlossene Projekte vor dem Upgrade zu schließen oder zu bereinigen.



Anpassung von Project Operations: Post-Upgrade Anpassungen

Nach dem Abschluss des Upgrades auf Dynamics 365 Project Operations müssen Sie die neue Arbeitsumgebung anpassen. Dies umfasst die Bearbeitung von veralteten Formularen und Ansichten, die Aktualisierung von benutzerdefinierten Funktionen und Sicherheitsrollen sowie die Implementierung zusätzlicher Funktionen, die Sie zuvor in PSA genutzt haben (oder die Sie jetzt hinzufügen möchten).

Obwohl nicht standardmäßig enthalten, finden viele Organisationen die Funktion „Projekt kopieren“nützlich, wenn es um Effizienz und Standardisierung geht. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Projektvorlagen zu erstellen und bestehende Projekte zu duplizieren. Weitere Informationen zur Funktionalität und zur Implementierung finden Sie in der Anleitung von unserem proMX-Experten: Projektvorlagen in Dynamics 365 Project Operations.

Häufige Fehler während und nach dem Upgrade-Prozess 

Lassen Sie uns die möglichen Fehlerursachen während des Upgrades von PSA zu PO zusammenfassen:

  • Ungültige Datensätze 
  • Veraltete PSA-Version 
  • Unzureichender Speicher oder Kapazität 
  • Falsche Einstellungen für Preislistenartikel
  • Dual-Write-Implementierung (Finanzen) 
  • Timeouts (nur durch Neustart behoben) 
  • Unverwalteter SDK-Nachrichtenverarbeitungs-Schritt (selten, aber möglich)

Mit der richtigen Vorbereitung sollten nach dem Upgrade keine Probleme während der Projektumstellung auftreten. Wenn jedoch Schritte in der ursprünglichen Vorbereitung übersprungen wurden, können Probleme durch ungültige Datensätze oder strukturelle Inkonsistenzen auftreten. Diese Fehler können nicht direkt in Project Operations behoben werden. In solchen Fällen haben Sie nur zwei Optionen:

  1. Erstellen Sie das Projekt in PO von Grund auf neu.
  2. Zurücksetzen auf PSA, beheben Sie die Fehler dort und versuchen Sie das Upgrade erneut.

Dies unterstreicht die Bedeutung einer gründlichen Datenvalidierung vor dem Upgrade. Fehler im Voraus zu beheben, kann später erheblich Zeit und Aufwand sparen.



Effektive Bereitstellungsstrategie für Upgrades von PSA auf PO

Nachdem zahlreiche Upgrades durchgeführt wurden, hat proMX die sicherste Strategie für das Upgrade einer Live-Produktionsumgebung von Project Service Automation auf Project Operations entwickelt. 

Angenommen, Ihre aktuelle Systemstruktur besteht aus den Umgebungen Entwicklung, Test und Produktion, die alle PSA verwenden. Was Sie zunächst tun müssen, ist, eine vollständige Kopie Ihrer PSA-Entwicklungsumgebung zu erstellen. Erstellen Sie dann eine identische Kopie der PSA-Produktionsumgebung in der Testumgebung. 

Nachdem dies erledigt ist, führen Sie das Upgrade sowohl der Entwicklungs- als auch der Testinstanzen auf PO durch. Führen Sie gründliche Tests in diesen aktualisierten Umgebungen durch, um zu überprüfen, dass alles wie erwartet funktioniert. Fahren Sie erst mit der Bereitstellung der aktualisierten Version in der Live-Produktionsumgebung fort, wenn Sie sicher sind, dass die kopierte Produktionsumgebung vollständig getestet und fehlerfrei ist. 

Das Schema unten veranschaulicht diesen Prozess besser:



Wie man Störungen während der Migration minimiert

  • Überprüfen Sie alle Vorbereitungsschritte, einschließlich der Datenvalidierung und der Systemkapazität, kurz bevor Sie mit dem Upgrade beginnen. Dies hilft, eventuelle Last-Minute-Probleme zu erkennen. 
  • Erstellen Sie ein vollständiges Backup Ihres Systems, einschließlich der Daten und Konfigurationen, damit Sie es im Falle eines Problems wiederherstellen können. 
  • Kommunizieren Sie mit den Benutzern über das bevorstehende Upgrade und informieren Sie sie darüber, dass Project Operations (PO) mehr Funktionen bietet als das aktualisierte PSA. Dies hilft, die Erwartungen zu setzen und bereitet sie auf Änderungen in der Funktionalität vor. 
  • Halten Sie die relevanten Teammitglieder über den Zeitplan des Upgrades und mögliche Auswirkungen auf den täglichen Betrieb informiert, um Störungen zu minimieren. 
  • Planen Sie das Upgrade während der Nebenzeiten, zum Beispiel über das Wochenende, um die Auswirkungen auf die tägliche Arbeit zu reduzieren. 
  • Wenn Fehler weiterhin bestehen oder komplexe Probleme auftreten, wenden Sie sich an den Microsoft-Support oder einen erfahrenen Partner wie proMX, um professionelle Unterstützung zu erhalten.

Fazit

Je nach Ihrem System kann das Upgrade von PSA zu PO unterschiedliche Komplexitätsstufen aufweisen. Es ist jedoch immer besser, gut vorbereitet zu sein. Gründliche Datenvalidierung, effektive Kommunikation und fachkundige Unterstützung sind entscheidend für ein erfolgreiches Upgrade.

proMX steht Ihnen bei jedem Schritt der Migration zur Seite – von der ersten Planung und Aufwandsabschätzung bis hin zur Aktualisierung benutzerdefinierter Funktionen und Konfigurationen. Mit unserer Expertise können wir den Upgrade-Prozess so effizient und reibungslos wie möglich gestalten.

Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie auf der PSA-zu-PO-Migrationsseite von proMX.

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