Was unsere Kundenumfrage 2026 zeigt: Die größten Herausforderungen im Projekt- und Portfoliomanagement – und wie sie sich lösen lassen

• Nicht integrierte Tools sind die größte Hürde im Projekt- und Portfoliomanagement. 
• Ressourcenengpässe schränken den Projekterfolg weiterhin ein. 
• Unternehmen haben nach wie vor Schwierigkeiten mit Lessons Learned, Governance und der Nachverfolgung des Geschäftswerts.
• Defizite bei Reporting und Transparenz verursachen weiterhin einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand.
• Das Verständnis der eigenen Herausforderungen ist der erste Schritt, um die passende Lösung zu finden. 

Seit mehr als 25 Jahren unterstützt proMX Unternehmen dabei, Projekte, Portfolios und Ressourcen effizienter zu steuern. Einer der Gründe, warum wir uns kontinuierlich weiterentwickeln und wachsen, ist einfach: Wir hören unseren Kunden zu. Ihre Herausforderungen und Erfahrungen prägen nicht nur unsere Produkte, sondern auch unser Verständnis der Branche. 

Deshalb fragen wir unsere Kunden regelmäßig, welche Hindernisse ihnen im Arbeitsalltag begegnen. Die Ergebnisse einer unserer aktuellen Umfragen zeichnen ein bekanntes Bild: Trotz fortlaufender Investitionen in Projektmanagement-Software kämpfen viele Unternehmen weiterhin mit isolierten Tools, Ressourcenengpässen, mangelnder Transparenz, manuellen Reports und nicht vernetzten Prozessen. 

Das Interessante dabei: Diese Herausforderungen deuten nicht zwingend auf den Bedarf nach einem komplett neuen System hin. Häufiger machen sie Schwachstellen innerhalb bestehender Lösungen sichtbar, die sich mit den richtigen Erweiterungen und Integrationen gezielt beheben lassen. 

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die größten Herausforderungen im Projekt- und Portfoliomanagement und darauf, welche Erkenntnisse projektorientierte Unternehmen daraus gewinnen können. 

Sechs Herausforderungen, die zeigen, wo Prozesse an ihre Grenzen stoßen

Die Umfrageergebnisse weisen auf sechs Bereiche hin, in denen Projekt- und Portfoliomanagement-Prozesse besonders häufig schwer zu steuern und zu kontrollieren werden:

Zu viele voneinander getrennte Tools als größte Herausforderung

Unter den vielen Erkenntnissen, die unsere bestehenden und potenziellen Kunden mit uns geteilt haben, stach ein Ergebnis besonders hervor: 52,2 % der Befragten nannten „zu viele Tools“ und „mangelhafte Integration“ als eine ihrer größten Herausforderungen im Projekt- und Portfoliomanagement.

Noch deutlicher wird dieses Problem beim Blick auf die aktuell eingesetzten Lösungen:

Auf den ersten Blick scheint die Nutzung mehrerer Tools kein großes Problem zu sein. Schließlich erfüllt jede Anwendung eine bestimmte Aufgabe besonders gut. In der Praxis arbeiten diese Systeme jedoch häufig isoliert voneinander. Änderungen in einem Tool werden nicht automatisch in andere Systeme übertragen. Die Folge sind Datensilos, doppelte Arbeit, uneinheitliches Reporting und langsamere Entscheidungsprozesse. Teams verbringen wertvolle Zeit damit, Informationen zusammenzuführen, anstatt auf Basis dieser Informationen zu handeln.

Ressourcenmanagement bleibt eine der größten Hürden

Auf die Frage nach den größten Herausforderungen im Projektgeschäft nannten 43,5 % der Befragten die Kapazitäts- und Ressourcenplanung. Gleichzeitig gaben die Teilnehmer an, welche Verbesserungen den größten Mehrwert für ihre tägliche Arbeit schaffen würden:

Jedes Unternehmen möchte das Potenzial seiner Mitarbeitenden bestmöglich nutzen. Projektmanager kennen die Herausforderung nur zu gut: Das richtige Team soll zur richtigen Zeit dem richtigen Projekt zugewiesen werden. Doch Prioritäten ändern sich, Ressourcen werden mehrfach eingeplant und selbst die besten Planungen geraten ins Wanken. Ohne einen klaren Überblick über das gesamte Portfolio wird eine effektive Steuerung schnell schwierig.

Erkenntnisse gehen verloren

Eine der überraschenderen Erkenntnisse der Umfrage war, dass 43,5 % der Befragten den „Mangel an Lessons Learned und kontinuierlicher Verbesserung“ als zentrale Herausforderung betrachten.

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, geraten wertvolle Erkenntnisse und Erfahrungen häufig in den Hintergrund. Das nächste Projekt steht bereits vor der Tür, und wichtige Schlussfolgerungen werden nicht dokumentiert oder weitergegeben. Das Ergebnis: Teams wiederholen dieselben Fehler, Risiken treten erneut auf, und der Projekterfolg hängt stärker von individuellem Erfahrungswissen ab als von organisiertem Unternehmenswissen.

Priorisierung und Governance bleiben anspruchsvoll

Eine weitere häufig genannte Herausforderung war für 39,1 % der Befragten die Priorisierung von Projekten sowie die Governance.

Mit zunehmender Größe eines Projektportfolios müssen Unternehmen laufend entscheiden, welche Initiativen Ressourcen und Aufmerksamkeit erhalten sollen und welche verschoben, pausiert oder ganz eingestellt werden sollten.

Sind Governance-Prozesse unklar oder uneinheitlich gestaltet, konkurrieren Projektteams häufig um dieselben Ressourcen. Gleichzeitig fällt es Führungskräften schwer, Initiativen objektiv miteinander zu vergleichen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Fehlende Transparenz bei Business Cases und Wertbeiträgen

Laut unserer Umfrage sehen 34,8 % der Befragten Defizite bei der Nachvollziehbarkeit von Business Cases und beim Tracking des geschaffenen Mehrwerts.

Viele Unternehmen investieren erhebliche Zeit und Ressourcen in Projekte, ohne über einen klaren Rahmen zu verfügen, mit dem sich messen lässt, ob die angestrebten Ergebnisse tatsächlich erreicht werden.

Bevor neue Tools oder Prozesse eingeführt werden, lohnt sich daher ein Blick auf die grundlegenden Fragen: Wie wird Projekterfolg derzeit definiert? Wie wird er gemessen? Und wie wird er kommuniziert? Eine engere Verknüpfung zwischen Projektergebnissen und Unternehmenszielen hilft dabei, den Fokus auf Initiativen mit dem größten geschäftlichen Nutzen zu legen.

Reporting und Transparenz kosten weiterhin zu viel Zeit

Herausforderungen rund um das Reporting zogen sich durch die gesamte Umfrage und wurden von 21,7 % der Befragten genannt. Besonders häufig wurden folgende Punkte erwähnt:

• Manuelles Reporting
• Statusberichte und Statusupdates
• Uneinheitliche Reporting-Prozesse
• Schwierigkeiten bei der Gewinnung verlässlicher Portfolio-Insights

Die Freitextantworten bestätigten dieses Bild. Viele Teilnehmer nannten Reporting, Transparenz über den Projektstatus, Freigabeprozesse und Risikomanagement als Bereiche, die sie gerne vereinfachen würden.

Anstatt Informationen manuell aus unterschiedlichen Systemen zusammenzutragen, können Unternehmen ihre Reporting-Prozesse standardisieren und die Generierung von Auswertungen und Erkenntnissen automatisieren.

Bonus: KI ist kein Zukunftsthema mehr

Ein weiteres klares Signal aus der Umfrage betrifft den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Auf die Frage, welchen Wert KI- und Copilot-gestützte Funktionen für ihre Organisation hätten, ergab sich folgendes Bild:

Insgesamt betrachten 61 % der Befragten KI als eine Fähigkeit mit hoher Priorität oder sogar als geschäftskritisch.

Wie Sie entscheiden, was zuerst verbessert werden sollte

Der Wechsel von einer Lösung zu einer anderen wird bestehende Herausforderungen nicht automatisch beseitigen. Sind die eigentlichen Ursachen nicht klar identifiziert, kann ein neues System dieselben Probleme lediglich an anderer Stelle reproduzieren.

Ein nachhaltigerer Ansatz beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme der aktuellen Systemlandschaft:

• Welche Tools funktionieren bereits gut?
• Wo greifen Teams auf manuelle Workarounds zurück?
• Welchen Daten wird vertraut – und welche werden regelmäßig infrage gestellt?
• Wo treten Verzögerungen, Engpässe und Reporting-Lücken am häufigsten auf?

Sind diese Fragen beantwortet, lassen sich deutlich gezieltere Entscheidungen treffen. Häufig ist es nicht notwendig, die gesamte bestehende Systemlandschaft auszutauschen. Stattdessen genügt eine Erweiterung, Integration oder spezialisierte Funktion, die eine konkrete Lücke schließt und die vorhandenen Lösungen sinnvoll ergänzt.

Lösungen finden, die in Ihre Systemlandschaft passen

Die eigenen Herausforderungen zu verstehen, ist nur der erste Schritt. Der nächste besteht darin, geeignete Lösungen zu finden, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen.

In vielen Fällen bedeutet die Lösung von Herausforderungen im Projekt- und Portfoliomanagement nicht, die gesamte Projektumgebung zu ersetzen. Oft reicht es aus, bestehende Systeme gezielt um Funktionen zu erweitern, die konkrete Schwachstellen beheben und sich nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft integrieren.

Für Unternehmen, die bereits auf Microsoft-Technologien setzen, bedeutet dies häufig, vorhandene Lösungen auszubauen, anstatt eine weitere isolierte Anwendung einzuführen. Die proMX 365 Productivity Suite erweitert Dynamics 365 Project Operations um zusätzliche Funktionen für Portfoliomanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Reporting und KI-gestützte Unterstützung.

Wenn beispielsweise die Transparenz über Ressourcenkapazitäten zu Ihren größten Herausforderungen gehört, kann proMX 365 Project Portfolio Management dabei unterstützen:

• Ressourcenbedarf über mehrere Projekte hinweg transparent darzustellen
• Arbeitslasten ausgewogener zu verteilen
• Alternative Szenarien zu vergleichen
• Initiativen auf Grundlage verfügbarer Kapazitäten zu priorisieren
• Engpässe frühzeitig zu erkennen, bevor sie die Projektdurchführung beeinträchtigen

Erfahren Sie mehr über die häufigsten Herausforderungen der Ressourcenplanung auf Portfolioebene, die wichtigsten Trends im Ressourcenmanagement und darüber, wie Lösungen wie proMX 365 PPM diesen Bereich deutlich vereinfachen können.

Wenn Sie zudem untersuchen möchten, wie KI Ihre Projektlandschaft unterstützen kann, zeigt der proMX 365 PMO Assistant (BOB), wie KI direkt in Projekt- und Portfoliomanagement-Prozesse integriert werden kann – etwa für Portfolioanalysen, Ressourcenoptimierung, Risikobewertungen, Reporting-Unterstützung und Szenarioanalysen.

Darüber hinaus bietet der proMX 365 Project Companion Agent Projektmanagern und Delivery-Teams KI-gestützte Unterstützung direkt in Dynamics 365 Project Operations. Anwender können Fragen einfach in natürlicher Sprache stellen:

• Welche Projekte sind gefährdet?
• Bei welchen Projekten drohen Budgetüberschreitungen?
• Welche Ressourcen sind überlastet?
• Welche Maßnahmen sollten wir ergreifen, um die Projektleistung zu verbessern?

Der Agent überwacht kontinuierlich Projektdaten und hilft dabei, Risiken, Ressourcenengpässe und Budgetprobleme frühzeitig zu erkennen. Er liefert Handlungsempfehlungen, automatisiert Prozesse und unterstützt Teams dabei, Projekte erfolgreich auf Kurs zu halten – ohne auf manuelle Berichte angewiesen zu sein.

Fazit

Die Umfrage zeigt ein klares Bild über verschiedene projektorientierte Organisationen hinweg: Die größten Herausforderungen liegen in fehlender Transparenz auf Portfolioebene, fragmentierten Tool-Landschaften, begrenzten Ressourcen und manuellen Prozessen.

Genau hier setzt die Vision der proMX 365 Productivity Suite an. Sie vereint Projektportfoliomanagement, Ressourcenmanagement, Reporting, Produktivitätsfunktionen und KI-gestützte Assistenz in einer integrierten Umgebung auf Basis von Microsoft-Technologien.

Sie möchten sehen, wie das in der Praxis funktioniert? Kontaktieren Sie die Experten von proMX und erhalten Sie eine persönliche Einführung in die Productivity Suite sowie ihre Einsatzmöglichkeiten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum sind nicht integrierte Tools ein so großes Problem?

Wenn Informationen auf mehrere Systeme verteilt sind, entsteht häufig doppelte Arbeit. Teams kämpfen mit inkonsistentem Reporting und verbringen viel Zeit damit, Daten manuell zusammenzuführen, anstatt fundierte Entscheidungen zu treffen.

Welche Rolle spielt KI im Projekt- und Portfoliomanagement?

Die Umfrageergebnisse zeigen, dass KI nicht mehr als Zukunftstrend betrachtet wird. Die meisten Befragten sehen KI-gestützte Funktionen inzwischen als wertvolle Unterstützung für ihre tägliche Arbeit.

Was ist der beste Ansatz zur Verbesserung des Projekt- und Portfoliomanagements?

Ein nachhaltiger Ansatz besteht darin, die bestehende Systemlandschaft gezielt mit Lösungen zu erweitern, die konkrete Lücken schließen, Integrationen verbessern und die Transparenz über Projekte, Ressourcen und Portfolios hinweg erhöhen.