SAP und Dynamics 365 integrieren: Szenarien und Best Practices

Eine der am weitesten verbreiteten Plattformen für Enterprise Resource Planning (ERP) ist SAP. Microsoft Dynamics 365 ist eine gängige Wahl, wenn eine Integration mit Customer Relationship Management (CRM) erforderlich ist.

Beide Systeme können nahtlos zusammenarbeiten. In diesem Artikel betrachten wir ein typisches Integrationsszenario, das die Kernprozesse eines Unternehmens zwischen SAP und Dynamics 365 verbindet.

An einem typischen Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Daten wie Kundenstammdaten, Produktinformationen und Finanztransaktionen zwischen den beiden Systemen fließen.

Szenario-Überblick

Vom Verkauf über die Rechnungsstellung bis zur Zahlung zeigt jeder Schritt in diesem Prozess, wie ein strukturierter Datenfluss manuelle Arbeit reduziert, Doppelarbeit vermeidet und Konsistenz zwischen den Abteilungen gewährleistet.

Sehen wir uns an, wie und warum dies in jedem Teil des umfassenderen Integrationsszenarios geschieht:

1. Leads & Prospects → Debitors (Customer Master)

Wenn ein Lead in Dynamics 365 zum Kunden wird und seine erste Bestellung aufgibt, übermittelt das System die Informationen an SAP. SAP kann die Bestellung sofort für Abrechnung, Fulfillment und Reporting verarbeiten, ohne dass eine doppelte Dateneingabe erforderlich ist.

Trigger: Erste Bestellung aufgegeben (manuell oder automatisiert)

2. Accounts ← Debitors

Kundeninformationen werden zentral in SAP verwaltet und in Dynamics 365 synchronisiert. Dies stellt sicher, dass Teams, die in Dynamics 365 arbeiten, immer auf die aktuellsten Kundendaten zugreifen können, Datenkonflikte vermieden werden und konsistente Informationen in beiden Systemen vorhanden sind.

Trigger: Erstellung oder Aktualisierung eines Kundenstamms in SAP

💡 Hinweis: In dieser Konfiguration sollten Kundendaten nur in SAP geändert werden. Ein Lesezugriff oder eingeschränkter Zugriff für Dynamics-365-Nutzer hilft, Dateninkonsistenzen zu vermeiden.

3. Product & Pricelist ← Product (Product Master)

Produkt- und Preisdaten können aus SAP in Dynamics 365 importiert werden. Dies ermöglicht Teams, mit korrekten Produktinformationen zu arbeiten.

Trigger: Regelmäßige Aktualisierungen oder Änderungen von Produkten in SAP

💡 Hinweis: Dies ist in der Regel eine Einweg-Synchronisation, es sei denn, kundenspezifische Preise oder Konfigurationen erfordern zusätzliche Updates.

4. Sales Order ↔ Sales Order

Verkaufsaufträge werden in Dynamics 365 erstellt und an SAP zur Bearbeitung, Bestandsprüfung und Backend-Verarbeitung übermittelt. SAP kann den Auftrag anschließend mit Fulfillment- oder Lieferdetails aktualisieren. Dies gewährleistet eine genaue Auftragsabwicklung.

Trigger: Erstellung eines Verkaufsauftrags in Dynamics 365

5. Invoice ← Invoice

SAP übernimmt die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen und sorgt für finanzielle Genauigkeit sowie zentrale Kontrolle über die Abrechnung.

Trigger: Auftragsbearbeitung in SAP

6. Payment ← Account receivables

Zahlungen und Inkasso werden in SAP verwaltet. Der Status dieser Zahlungen wird jedoch mit Dynamics 365 geteilt. Dies bietet Teams bessere Einblicke in den Finanzstatus während der Interaktionen und verbessert das Reporting.

Trigger: Zahlungseingänge oder Statusänderungen in SAP

Überlegungen und Best Practices bei der Integration von SAP und Dynamics 365

Die Struktur und Komplexität der Daten, die bei der Integration von Microsoft Dynamics 365 mit SAP involviert sind, unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Um eine erfolgreiche Integration sicherzustellen, sind hier einige Überlegungen und Best Practices, basierend auf den Erfahrungen von proMX mit solchen Projekten:

Synchronisation an die eigene Datenstruktur anpassen

Welche Daten synchronisiert werden müssen, hängt von der internen Datenstruktur des Unternehmens und den Integrationsanforderungen ab. Da kein Unternehmen dem anderen exakt gleicht, gibt es keine „Standard“-Integrationsvorlage. Jedes Projekt erfordert eine individuelle Abstimmung der Datenfelder, der Logik und des Timings.

Discovery-Workshops durchführen

Bevor eine Integration aufgebaut wird, sollten spezielle Workshops mit den wichtigsten Stakeholdern durchgeführt werden. Diese Sitzungen sollten sich auf Folgendes konzentrieren:

• Verständnis der Datenstruktur in Quell- und Zielsystemen
• Identifizierung der Geschäftsprozesse, die von der Integration betroffen sind
• Klärung funktionaler und technischer Anforderungen

Synchronisationslogik dokumentieren

Sobald die Datenzuordnung und die Synchronisationsregeln definiert sind, ist es entscheidend, diese gründlich zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist wichtig für Entwicklung und Konfiguration, Tests und Validierung sowie für die langfristige Wartung und Skalierbarkeit.

Einer abgestimmten Synchronisationsstrategie folgen

Der eigentliche Datenaustausch sollte den dokumentierten Grundsätzen folgen, einschließlich:

• Welches System ist für jede Datenentität die „Source of truth“?
• Wie häufig erfolgt die Synchronisation (Echtzeit, geplant, ereignisbasiert)?
• Wie sehen Fehlerbehandlung und Protokollierung aus?

Fazit

Die Integration von Microsoft Dynamics 365 mit SAP schafft eine Verbindung zwischen einem kundenorientierten System (CRM) und einem operativen System (ERP), und das konkrete Integrationsszenario hängt ganz von Ihren individuellen Anforderungen und Prozessen ab. Gerne unterstützt proMX Ihr Integrationsprojekt mit Erfahrung und Expertise – lassen Sie uns sprechen!