Build vs. Buy: Wann die Anpassung von Dynamics 365 zum strategischen Vorteil wird
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Plattformen wie Microsoft Dynamics 365 sind darauf ausgelegt, eine Vielzahl von Organisationen zu unterstützen. Sie vereinen Vertrieb, Service, Operations und Projektmanagement in einer gemeinsamen Umgebung. Doch kein Unternehmen arbeitet exakt wie ein anderes.
Ein Bauunternehmen, das komplexe Ausschreibungen koordiniert, ein Professional-Services-Unternehmen mit globaler Projektabwicklung oder ein Fertigungsbetrieb, der Vertrieb und Engineering miteinander in Einklang bringen muss – sie alle agieren unter sehr unterschiedlichen Rahmenbedingungen. Ihre Prozesse entwickeln sich über Jahre hinweg und werden kontinuierlich durch Branchenanforderungen und interne Gegebenheiten geprägt.
Standardsoftware bietet dafür eine solide Basis. Dennoch stellen viele Unternehmen fest, dass ihre kritischsten Workflows nicht vollständig in die Standardfunktionen passen. An diesem Punkt stellt sich die klassische Frage:
Sollten Sie Ihre Prozesse an die Plattform anpassen oder die Plattform an Ihr Unternehmen?
Die Antwort liegt in einer durchdachten Anpassung.
Highlights
- Standardsoftware ist der Ausgangspunkt, nicht das Ziel
- Durchdachte Anpassungen schließen die Lücke zwischen Plattform und Praxis
- Moderne Anpassungen vermeiden Overengineering
- Die Erweiterung von Dynamics 365 mit proMX-Produkten schafft strategische Einblicke
- Der größte Mehrwert entsteht durch einen ausgewogenen Ansatz
Die Standardkonfiguration ist oft nur der Anfang
Moderne Enterprise-Plattformen sind bewusst flexibel gestaltet. Microsoft hat Dynamics 365 so entwickelt, dass sich Prozesse konfigurieren lassen, ohne ganze Systeme neu bauen zu müssen.
Die Standardfunktionen decken in der Regel zentrale Anforderungen ab und bieten einen sehr guten Einstieg. Doch sobald die Implementierung beginnt, zeigen sich schnell Bereiche, in denen die betriebliche Realität über das Standardmodell hinausgeht.
Der Versuch, solche Prozesse in starre Standardvorlagen zu pressen, führt häufig zu Reibungsverlusten bei den Anwendern und mindert die operative Effizienz.
Der Unterschied zwischen Anpassung und Overengineering
Das Thema Anpassung weckt oft Bedenken. Was, wenn am Ende ein schwer wartbares System entsteht, das sich kaum noch aktualisieren lässt? Diese Sorgen sind berechtigt, insbesondere dann, wenn Anpassungen ohne klare architektonische Leitlinien umgesetzt werden.
Der Asana Anatomy of Work Global Index 2023 zeigt, dass Wissensarbeiter rund 60 % ihrer Zeit mit „Work about work“ verbringen – also mit der Suche nach Informationen, dem Wechsel zwischen Anwendungen oder unnötigen Meetings. Auch eine Gartner-Studie zu digitalen Arbeitsplätzen kommt zu dem Ergebnis, dass Mitarbeitende viele Stunden damit verlieren, sich durch fragmentierte Systeme zu bewegen. Statt Zeit zu sparen, entsteht digitale Unordnung.
Moderne Anpassungen im Dynamics-Ökosystem funktionieren anders als klassische Individualentwicklungen. Anstatt komplette Systeme neu zu bauen oder eine Vielzahl unverbundener Tools einzusetzen, lässt sich die Plattform gezielt erweitern – zum Beispiel durch:
- Low-Code- und No-Code-Konfiguration
- Workflow-Automatisierung
- Erweiterungen des Datenmodells
- Sichere Integrationen externer Systeme
Richtig umgesetzt wird Anpassung so zu einer kontrollierten Erweiterung der Plattform – nicht zu einem separaten System mit eigenem Wartungsaufwand. Die Vorteile der Standardplattform bleiben erhalten, während reale betriebliche Anforderungen berücksichtigt werden.
Dynamics 365 erweitern, ohne es neu zu erfinden
Wie bereits erwähnt, betrachten manche Unternehmen Anpassungen zunächst als klassisches Entwicklungsprojekt. Moderne Plattformen ermöglichen jedoch strukturiertere Wege, um zusätzliche Funktionen bereitzustellen.
Ein Beispiel ist die proMX 365 Productivity Suite. Sie umfasst Anwendungen, die die Funktionalität von Microsoft Dynamics 365 erweitern, ohne die Stabilität des Standardsystems zu beeinträchtigen:
Hinweis: Wir halten mit den neuesten Entwicklungen (einschließlich neuer KI-Integrationen) Schritt, um mehr Intelligenz und Automatisierung in das Projektmanagement zu bringen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Blogartikel: Ein erster Blick auf die kommenden Entwicklungen der proMX 365 Productivity Suite.
Projektdaten in strategische Erkenntnisse verwandeln
Die Anwendung proMX 365 Project Portfolio Management erweitert Projektumgebungen um eine Portfoliosicht. Projekte lassen sich gruppieren, Leistungen übergreifend auswerten und Ressourcen- sowie Finanzkennzahlen besser überblicken.
Statt Projekte isoliert zu betrachten, können Führungsteams Initiativen im Gesamtkontext bewerten. Das unterstützt fundiertere Entscheidungen zu Prioritäten, Kapazitätsplanung und langfristiger Ausrichtung.
Weitere Informationen zum Project Portfolio Management:
- Wer, was und wann: Das ganze Potenzial von Portfolio Resource Management
- Wie Projektmanagement-Dashboards messbaren Geschäftswert schaffen
Verfügbarkeiten projektübergreifend steuern
In projektorientierten Organisationen ist Ressourcenplanung nur so verlässlich wie die zugrunde liegenden Verfügbarkeitsdaten. proMX 365 Absence Management unterstützt Unternehmen dabei, Abwesenheiten direkt in Dynamics 365 zu verwalten.
Urlaub, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten werden zentral erfasst und mit Projektplanung und Ressourcenmanagement verknüpft. Projektverantwortliche erhalten so stets ein realistisches Bild der Teamverfügbarkeit, was Planungskonflikte reduziert und den effizienten Einsatz von Ressourcen erleichtert.
Weitere Informationen zu Absence Management finden Sie in unserem Blog:
- Abwesenheiten in allen Branchen clever verwalten mit proMX 365 Absence Management
- Abwesenheiten und Urlaube professionell verwalten – so finden Sie die richtige Software
Das Fundament der Plattform stärken
proMX 365 Core für Project Operations ist ein Add-on, das das Projektmanagement in Dynamics 365 Project Operations gezielt erweitert. Es handelt sich um eine Sammlung praktischer Werkzeuge, die sich flexibel kombinieren lassen, um eine Lösung zu schaffen, die genau zum jeweiligen Unternehmen passt. Die App vereint Erkenntnisse aus erfolgreichen Transformationsprojekten, wiederkehrende Anforderungen zufriedener Kunden und das umfassende Know-how unserer proMX-Expertinnen und -Experten.
Projektaufwände zuverlässig erfassen
Verlässliche Projektauswertungen setzen eine präzise Zeiterfassung voraus. proMX 365 Time Tracking ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten direkt in Dynamics 365 zu erfassen. So bleiben Projektaufwände, Abrechnung und Finanzberichte konsistent.
Für Teams, die standortübergreifend arbeiten – im Büro, unterwegs oder auf Projektflächen – ist zudem proMX 365 Mobile Time Tracking verfügbar. Damit lassen sich Arbeitszeiten bequem über mobile Endgeräte erfassen.
Die eigentliche Frage ist nicht Build oder Buy
Die erfolgreichsten Unternehmen betrachten die Entscheidung selten als Entweder-oder zwischen Standardfunktionalität und Anpassung. In der Praxis bewährt sich ein ausgewogener Ansatz.
Wenn Sie eine Dynamics-365-Umgebung aufbauen möchten, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt, kontaktieren Sie proMX. Wir unterstützen Sie mit Beratung und Erfahrung auf diesem Weg. Unser Ziel ist es, Unternehmen und ihre Mitarbeitenden zu produktivem und effizientem Arbeiten zu befähigen – gestützt auf über 25 Jahre Erfahrung als Microsoft-Partner.
FAQ
Warum reicht Dynamics 365 im Standard nicht für jedes Unternehmen aus?
Dynamics 365 ist für viele Branchen und Anwendungsfälle konzipiert. Jedes Unternehmen hat jedoch individuelle Prozesse, die durch Branche, Historie und Komplexität geprägt sind. Standardfunktionen decken Grundanforderungen ab, während Anpassungen kritische Abläufe adressieren, die nicht ins Standardmodell passen.
Machen Anpassungen Dynamics 365 schwerer wartbar oder updatefähig?
Wenn Anpassungen nach Best Practices der Plattform umgesetzt werden, bleiben sie wartbar und updatesicher. Moderne Dynamics-365-Anpassungen erhalten die Vorteile der Standardplattform und berücksichtigen gleichzeitig reale betriebliche Anforderungen.
Ist eine Anpassung immer die bessere Wahl?
Nicht unbedingt. Am effektivsten ist eine Kombination aus Standardfunktionalität und gezielten Erweiterungen. Dieser Ansatz ermöglicht Flexibilität, Skalierbarkeit und eine klare Ausrichtung an den strategischen Zielen des Unternehmens.
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