Der Business Case für die Integration von SAP und Dynamics 365: einfacher als gedacht

Führungskräfte wissen oft nicht, dass eine Integration zwischen SAP und Microsoft Dynamics 365 überhaupt möglich ist. Oder: Einige von ihnen wissen zwar, dass so eine Integration grundsätzlich möglich ist, haben aber oft kein klares Verständnis davon, wie der Prozess abläuft, wie komplex er ist oder was so ein Projekt kostet.

Diese Unsicherheit führt häufig zur Entscheidungsfähigkeit – dabei ist die Verbindung beider Systeme ein Gewinn fürs ganze Unternehmen.

Gerade für Unternehmen, die bereits erheblich in SAP investiert haben, ist eine Integration besonders attraktiv. Anstatt das System zu wechseln, werden die Funktionen einer bereits bestehenden SAP-Implementierung nämlich erweitert. Dieser Ansatz bietet zusätzliche Funktionalität, ohne dass alles von Grund auf neu aufgebaut werden muss.

Alles in allem ist eine Integration zwischen SAP und Dynamics 365 weit weniger kompliziert und teuer als gedacht, besonders bei Standardszenarien. Mit etablierten Integrationsmustern und bewährten Vorgehensweisen ist ein Integrationsprojekt praktisch und realisierbar.

Herausforderungen ohne eine Integration von SAP und Dynamics 365

Wenn Sie Dynamics 365 bereits nutzen, das System aber unabhängig von SAP genutzt wird, treten schnell Probleme auf: Ohne eine direkte Verbindung müssen Informationen manuell übertragen werden, Teams z. B. bei der Datenpflege doppelte Arbeiten leisten, und das Reporting kann ebenfalls unzuverlässig werden. Darunter leiden Teams, Prozesse und die Transparenz.

5 technische Pain Points ohne Integration

1. Manuelle Dateneingabe über Systeme hinweg: zeitaufwendig und fehleranfällig
2. Doppelte Dateneingabe (z. B. Kunden-, Auftrags- oder Projektdaten): ineffizient und frustrierend für Teams
3. Dateninkonsistenzen: führen zu unzuverlässigem Reporting und Entscheidungen
4. Begrenzte Prozesssichtbarkeit: insbesondere bei SAP-gemanagten Workflows; Dynamics 365 kann strukturierte Lösungen bieten, z. B. WBS, Zeiterfassung und Abrechnung
5. Verzögerte Prozesse: z. B. bei Abrechnung oder Reporting durch getrennte Systeme und verzögerte Updates

Glücklicherweise können Sie diese Herausforderungen mit einer Integration von SAP und Dynamics 365 meistern

5 Vorteile einer Integration von SAP mit Dynamics 365

1. Automatisierter Datenfluss: Informationen bewegen sich nahtlos zwischen den Systemen, ohne manuelles Eingreifen
2. Keine doppelte Dateneingabe: spart Zeit und reduziert Fehler
3. Konsistente Daten: ermöglicht zuverlässiges Reporting und bessere Entscheidungen
4. Bessere Einblicke in SAP-gemanagte Prozesse: Dynamics 365 kann wichtige Projekt- und Betriebsinformationen bereitstellen
5. Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Synchronisierung: stellt sicher, dass Teams stets aktuelle Informationen haben

Dadurch erleben Nutzer einen intuitiveren und konsistenteren Workflow. Teams in Bereichen wie Finanzen, Projektmanagement oder Vertrieb müssen nicht mehr zwischen Systemen wechseln oder Daten manuell abgleichen. Stattdessen können sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während die Integration alle Systeme synchron hält.

Das Herzstück der Integration: die Datenübertragung

Eine erfolgreiche Integration hängt vom klaren Verständnis darüber ab, wie Daten zwischen SAP und Dynamics 365 übertragen werden. Für eine detailliertere Erklärung dazu empfehlen wir unseren Artikel SAP und Dynamics 365 integrieren: Szenarien und Best Practices.

Hier möchten wir lediglich die Best Practices für ein Integrationsprojekt und die Datenübertragung noch einmal zusammenfassen:

• Mit Discovery Workshops starten: Workshops zu Projektbeginn helfen, zu klären, welche Daten ausgetauscht werden sollen, wie sie genutzt werden und wo mögliche Stolpersteine liegen

• Die „Source of truth“ festlegen: Entscheiden, welches System welche Daten „besitzt“ (z. B. Produkte, Aufträge, Rechnungen), um Konflikte oder Duplikate zu vermeiden

• Regeln und Annahmen dokumentieren: Klare Dokumentation von Mappings, Trigger-Logik und Felddefinitionen verhindert Missverständnisse und erleichtert die Wartung

• Eine Synchronisationsstrategie festlegen: Bestimmen, wie und wann Updates erfolgen – in Echtzeit, nach Zeitplan oder ereignisbasiert, je nach Geschäftsanforderungen

• Die Nutzererfahrung im Blick behalten: Ziel ist es, Workflows zu vereinfachen; die Integration sollte für Vertriebsteams, Projektmanager und Finanzmitarbeiter nahtlos wirken

Alternativen: Migration und Cloud-Optionen für SAP und Dynamics 365

Obwohl Integration oft der praktischste Ansatz ist, gibt es andere Strategien, abhängig von ihren Prioritäten und langfristigen Plänen:

SAP in der Cloud betreiben

Eine Möglichkeit besteht darin, SAP in die Azure Cloud zu verschieben. Dies erleichtert die Anbindung von SAP an andere Cloud-basierte Anwendungen, einschließlich Dynamics 365, und schafft eine flexiblere IT-Landschaft.

Migration zu einem neuen ERP-System

Eine weitere Option ist die Migration von einem ERP-System zu einem anderen (z. B. von SAP zu Dynamics 365 Finance). Dies kann eine einheitliche Plattform schaffen, ist jedoch in der Regel ein größeres, komplexeres Projekt, das mehr Zeit und Ressourcen erfordert.

💡 Selbst bei diesen Alternativen bleibt die Integration eine praktikable Möglichkeit, den Wert bestehender Systeme zu erweitern, Workflows zu vereinheitlichen und konsistente Daten über Geschäftsprozesse hinweg zu erhalten.

Fazit

Die Integration von SAP und Dynamics 365 ist keine komplexe oder einschüchternde Aufgabe. In den meisten Unternehmen sind Standard-Integrationsszenarien unkompliziert und realisierbar und liefern klaren geschäftlichen Mehrwert.

Für Unternehmen, die bereits stark in SAP investiert haben, ist die Integration besonders attraktiv: Sie erweitert den Wert bestehender Systeme, ohne die Kosten einer vollständigen Migration. Während der Betrieb von SAP in der Cloud zusätzliche Flexibilität bieten kann, liefert die Integration allein häufig genau die Vorteile, die Unternehmen suchen.

Kontaktieren Sie unsere Expert*innen, um herauszufinden, wie die Integration von SAP und Dynamics 365 Ihr Unternehmen voranbringen kann. Gemeinsam entwickeln wir ein individuelles Integrationsszenario und machen die Integration zu einem praktischen, realisierbaren Schritt für Ihr Unternehmen.