Projekte smart planen und steuern mit Dynamics 365 Project Operations

Es ist Samstagabend, und für Wartungsarbeiten ist eine nächtliche Streckensperrung geplant. Die Bahnstrecke steht für ein Upgrade still – neue Weichen, ein Signaltest, und so weiter. Um 02:10 Uhr führt jedoch eine Verzögerung im Stellwerk dazu, dass die Strecke nicht rechtzeitig wieder freigegeben werden kann. Die Übergabe vom Bauteam an den operativen Betrieb verzögert sich, und bei engen Fahrplänen und Schichtplanungen kann ein Drei‑Stunden‑Rückstand schnell zu drei Tagen Verzögerung beim nächsten Arbeitspaket werden.

In der Bahnbranche und generell bei großen Infrastrukturprojekten ist das nichts Ungewöhnliches: Kleine Verzögerungen haben große Auswirkungen – sei es durch verspätete Zeiterfassungen, Genehmigungen, die in irgendeinem Postfach hängen bleiben, oder Statusupdates, die in Excel isoliert liegen. Ein aktuelles Gesamtbild ist so kaum möglich.

In diesem Artikel zeigen wir, wie die prädiktiven Funktionen von Dynamics 365 Project Operations helfen können: zuerst am Beispiel des Klimaschutzprogramms der Deutschen Bahn und dessen prädiktiver Planung im großen Stil, und danach am Beispiel von Siemens Mobility, das die Grundlagen geschaffen hat, um prädiktives Projektmanagement in vergleichbarer Größenordnung umzusetzen.

Deutsche Bahn: Prädiktive Planung im großen Maßstab

Das Klimaschutzprogramm der Deutschen Bahn ist ein echtes Testfeld für prädiktive Analysen in großem Umfang: 11 Milliarden Euro, 1.000 Maßnahmen bundesweit und ein ehrgeiziger Zeitpunkt – 2030 – um Ziele zu Fahrgastwachstum und Verkehrsverlagerung zu erreichen. All das passiert unter strengen Ressourcenbeschränkungen, vor allem bei den verfügbaren Streckensperrungen. In diesem Kontext sind Prognosen und szenariobasiertes Entscheiden der Weg, um Kosten, Umsetzung und Zielerreichung unter hohem Zeit- und Kapazitätsdruck in Einklang zu halten.

Dafür wurden KPIs zentralisiert und eine Kartenansicht entwickelt, welche finanzielle Fortschritte, Programmstrukturen und den aktuellen Umsetzungsstand verbindet. Interne Teams und externe Stakeholder erhalten somit eine gemeinsame Sicht darauf, wo das Programm steht und wo Handlungsbedarf besteht. Die Teams nutzen Dynamics 365 Project Operations, um Sub‑Programmverantwortlichen eine einheitliche operative Sicht zu geben. Nutzer*innen, die mit Excel arbeiten, werden über eine Import-/Export‑Funktion problemlos eingebunden.

Für die prädiktive Analyse wurde außerdem eine Szenariobetrachtung integriert, um zu sehen, wie sich Entscheidungen auf Nutzenmanagement und Zielerreichung auswirken. So kann das Team früh gegensteuern, bevor Risiken überhaupt entstehen. Das Prinzip dahinter: simulieren, vergleichen, priorisieren.

Das Datenmodell umfasst drei Ebenen (Programm, Unterprogramm, Region/Projekt). Dadurch können Entscheider*innen schnell vom Gesamtüberblick in die Detailansicht wechseln.

Für die Zukunft plant das Team unter anderem:

• einen Plan mit detaillierteren Meilensteindaten
• rollenspezifische Ansichten für mehr Nutzerfreundlichkeit
• einen Ausbau Richtung Business Intelligence, automatisierte Planung und automatisiertes Steuern

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Siemens Mobility: Die Grundlage für prädiktives Projektmanagement schaffen

Bevor prädiktives Projektmanagement Realität werden kann, müssen Daten, Integration, Prozesse und organisatorische Unterstützung stimmen.

Siemens Mobility arbeitet in Bereichen wie Fahrzeugbau, Bahninfrastruktur, Services, Turnkey-Lösungen und Software – mit Projekten, die von einigen Monaten bis zu mehreren Jahren oder gar Jahrzehnten laufen. Für diese Vielfalt braucht es vernetzte, qualitativ hochwertige Projektdaten.

Nach einem Pilotprojekt im Jahr 2020 startete Siemens 2024 neu – diesmal als unternehmensweites Programm mit Vorstandssponsoring und proMX als Partner. Teil davon waren SAFe‑Rollen, Fusionsteams (IT + Partner) und klare Governance-Regeln für die Power Platform  (verwaltete Umgebungen, ALM‑Pipelines, klare Leitlinien für Citizen Developer).

Die Integrationsstrategie ist API‑first und strebt mehr native, ereignisbasierte Integrationen in Dynamics an. Sicherheit und Compliance sind zwingend, bevor KI‑Funktionen aktiviert werden.

Zusammengefasst zeigt Siemens Mobility: Große Organisationen müssen zuerst Datenpipelines absichern, Prozesse modernisieren und Dynamics 365 Project Operations als führendes System etablieren, bevor KI (Copilot oder agentische Systeme) echten Mehrwert in Prognosen und Entscheidungen liefern kann.

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Überblick: Prädiktive Funktionen in Dynamics 365 Project Operations

Die Deutsche Bahn zeigt, wie prädiktives Steuern in großem Umfang funktioniert. Siemens zeigt, wie man den Boden dafür bereitet. Die folgenden Funktionen sind dabei entscheidend:

Zuverlässige Datenbasis für bessere Vorhersagen

Projektinformationen müssen sauber und aktuell sein – sonst entstehen Fehler, Verzögerungen und schlechte Prognosen. Dynamics 365 Project Operations hilft dabei:

• Zeit und Spesen auf Web und mobil einfacher zu erfassen
• Genehmigungen klar und ohne Umwege zu bearbeiten
• Individuelle Felder, die Teams wirklich verwenden, für die Planung zu nutzen
• Finanzprozesse wie Abrechnung und Vertragsprüfungen zu erleichtern
• Bestandsgeführte Artikel zu integrieren, sodass Planung und Materialdaten zusammenlaufen

Copilot macht aus Daten konkrete nächste Schritte

Copilot erstellt Statusberichte automatisch aus Echtzeitdaten. Als Expense Agent ordnet er Firmenkartenbuchungen Belegen zu und erkennt Einzelpositionen z. B. in Hotelrechnungen.

What‑if‑Analysen, bevor man sich festlegt

Schon in der Angebotsphase können Preise, Rabatte und Kosten simuliert werden – die Auswirkungen auf die Marge werden sofort sichtbar. Diese Annahmen fließen dann in die Projektumsetzung ein.

Zeiterfassung per App

Über die Time Entry App können Berater*innen:

• Zeiten direkt aus dem Kalender übernehmen
• einen Timer nutzen
• Geräteübergreifend synchronisieren

Damit liegen Stunden früher und präziser vor, was wichtig für Burn‑Rate und Prognosen ist.

Arbeiten mit den Tools, die Teams ohnehin nutzen

Teams, Outlook und Excel können ebenfalls Daten nach Dynamics 365 Project Operations senden. So werden Updates direkt vor Ort erfasst, ob im Büro oder auf der Baustelle.

Fazit

Die Fallbeispiele zeigen klar: Je früher ein Problem sichtbar wird, desto leichter – und günstiger – lässt es sich lösen. Die prädiktiven Funktionen in Dynamics 365 Project Operations helfen dabei, Risiken früh zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern.

Kurz gesagt bietet Dynamics 365 Project Operations:

• Einen zentralen Ort für Planung, Ist‑Daten und Kosten
• Einfache tägliche Eingaben, damit Daten sauber bleiben
• KI‑basierte Hinweise und konkrete nächste Schritte, bevor Probleme eskalieren

Bereit, das für Ihre eigenen Projekte auszuprobieren? Dann kontaktieren Sie uns für ein Beratungsgespräch! Wir analysieren Ihr Setup, identifizieren schnelle Erfolge und zeigen Ihnen einen realistischen Weg zum prädiktiven Projektmanagement.