5 Herausforderungen im Ressourcenmanagement – und wie man sie bewältigt

Im Showgeschäft sagt man: „Arbeite nie mit Kindern oder Tieren“. Im Projektmanagement kommt das ohnehin selten vor. Aber auch die Arbeit mit erwachsenen zweibeinigen Ressourcen ist anspruchsvoll. Denn die bestqualifizierte Person für ein Projekt zu finden, die dafür Zeit hat und sich am richtigen Ort befindet, ist mitunter eine herausfordernde Aufgabe. Und dann ist da noch die Tatsache, dass das Projektgeschäft notorisch unvorhersehbar ist. Planungen müssen nicht selten eingestampft und neu entworfen werden.

Gutes Ressourcenmanagement ist jedoch eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Projektgeschäft. Es minimiert die Mehrkosten durch Planänderungen und maximiert die Flexibilität eines Unternehmens.

Die Verantwortlichen stehen dabei oft vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. Glücklicherweise sind sie alle zu bewältigen – vor allem durch technologische Unterstützung.

Wir stellen Ihnen die fünf größten Herausforderungen im Ressourcenmanagement vor und zeigen Ihnen, wie Sie sie bewältigen.

1. Mangelnde Transparenz

In vielen Unternehmen fehlen bereits die Voraussetzungen für gutes Ressourcenmanagement. Nämlich, dass die für die Planung zuständige Person weiß, wer für Projekte zur Verfügung steht und was diese Ressourcen können. Und zwar nicht, was diese Personen in etwa können, sondern eine detaillierten Überblick ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen samt ihrer räumlichen und zeitlichen Verfügbarkeiten. Denn die bestqualifizierte Person für ein Arbeitspaket kann man nur dann finden, wenn man a) weiß, was für das Projekt gefordert ist und b) einen Überblick über alle Ressourcen und ihre Fähigkeiten hat.

Die Lösung: Eine professionelle Projektmanagement-Software enthält in der Regel einen Bereich für Skills-Management. Hier sind alle Projektmitarbeiter*innen mit ihren Rollen, Fähigkeiten und Qualifikationen hinterlegt. Die beiden Letzteren können mit Hilfe eines individuellen Bewertungsmodells vereinheitlicht werden. Das erhöht die Transparenz für Ressourcenmanager*innen und hilft ihnen, anhand der Anforderungen der Projektmanager*innen die bestqualifizierte verfügbare Person zu finden.

2. Die beste verfügbare Ressource zuweisen

Damit ein Projekt erfolgreich sein kann, müssen ihm genau die Ressourcen zugeteilt werden, die einzelne Arbeitspakete erfolgreich abschließen können. Werden nicht qualifizierte Mitarbeiter*innen ausgewählt, leidet die Projektqualität. Das kann zu Verzögerungen führen und einen Rattenschwanz anderer Probleme mit sich ziehen.

Die Lösung: Ressourcenmanager*innen benötigen nicht nur einen umfassenden und aktuellen Überblick über die Kapazitäten, Erfahrung, Qualifikation der Mitarbeitenden, sondern in der ersten Instanz auch genaue Anforderungen der Projektmanager*innen. Eine professionelle Projektmanagement-Lösung wie Dynamics 365 Project Operations erleichtert die Kommunikation zwischen Projekt- und Ressourcenmanager.

Außerdem kann Software den Part übernehmen, der für Ressourcenmanager*innen am anstrengendsten ist: viele verschiedene Faktoren in Einklang bringen. Integrierte künstliche Intelligenz in Sekundenschnelle die Person ausfindig machen, die sowohl Zeit für ein Projekt als auch die richtigen Qualifikationen hat.

3. Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Arbeitspaketen

Bei Projekten kommt es häufig zu Verzögerungen, Planänderungen und anderen unvorhersehbaren Ereignissen. Das muss nicht zwangsläufig zu Problemen führen. Es kann allerdings zu einer Kettenreaktion führen, den gesamten Projektablauf ins Stocken bringen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

Ohnehin ist es nicht wünschenswert, wenn Ressourcen gezwungen sind, unproduktiv zu sein, weil ihre Arbeit vom Abschluss eines anderen Abschnitts des Projekts abhängig ist.

Die Lösung: Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen müssen schon vor dem Ressourcenmanagement offensichtlich sein. Idealerweise werden sie minimiert. Auf jeden Fall aber sollte ausreichend Puffer zwischen den voneinander abhängigen Arbeitspaketen eingeplant werden. Eine Projektmanagement-Software mit Gantt-Ansicht visualisiert Abhängigkeiten, bietet einen besseren Überblick über alle Möglichkeiten und hilft, die Planung zu optimieren.

Sie managen Projekte, Ressourcen oder beides? Dann sollten Sie Dynamics 365 Project Operations kennenlernen, wenn Sie Projekte von Anfang an professionell managen möchten, oder das Time-Tracking-Add-on von proMX, wenn Sie vorhandene Funktionen fürs Ressourcenmanagement verbessern möchten.

4. Kapazitätsplanung

Zu oft wird mit einer hundertprozentigen Kapazität von Ressourcen gerechnet. Das ist leider nur Wunschdenken. Niemand ist während jeder Minute seiner Arbeitszeit produktiv. Man beantwortet E-Mails, sitzt in Meetings, macht Pausen, schwätzt mit Kolleg*innen, kocht Kaffee, versucht eine nervige Fliege zu erlegen oder die Fehlermeldung auf dem PC zu beseitigen. Das alles führt dazu, dass Menschen durchschnittlich „nur“ achtzig Prozent ihrer Arbeitszeit produktiv arbeiten. Ganz abgesehen davon, werden Menschen auch mal krank, müssen Urlaub machen, haben aufgrund von Feiertragen frei oder einfach mal einen schlechten Tag.

Mit der vollen Kapazität zu planen, läuft darauf hinaus, dass Dinge nicht entsprechend der Planung fristgemäß abgeschlossen werden und es deshalb zu Verzögerungen kommt.

Die Lösung: In einer Projektmanagementlösung wie Microsoft Dynamics 365 Project Operations können Arbeitszeitmodelle, regionale Feiertage, Urlaub und die durchschnittliche Kapazität von einzelnen Ressourcen hinterlegt bzw. berechnet werden. Das hilft bei der realistischen Ressourcenplanung.

Für die Planung ist es auch wichtig zu wissen, wie Ressourcen denn ohnehin schon ausgelastet sind, weil sie in anderen Projekten involviert sind. Auch das ist einsehbar.

5. Überbuchungen

Die perfekte Ressource – Mitarbeiter*in, Raum, Werkzeug – ist gefunden! Ach ne, halt, die wird ja schon verwendet. Überbuchungen bzw. Doppelbuchungen entstehen leicht, wenn das für die Planung verwendete Tool nicht übersichtlich genug ist oder in der Aktualität der Informationen hinterherhinkt.

Die Lösung: In professionellen Ressourcenmanagement-Lösungen kann das nicht geschehen. Ist eine Ressource, etwa ein Raum, bereits gebucht, steht sie für eine neue Planung sie automatisch nicht zur Verfügung oder es wird bei der Auswahl eine Fehlermeldung angezeigt.

Es können Zuordnungsmethoden eingestellt werden, die Überbuchungen automatisch ausschließen. In manchen Fällen möchten Unternehmen allerdings eine Überbuchung ermöglichen. Etwa, wenn Mitarbeitende die Möglichkeit haben sollen, Überstunden zu leisten. Hier können Projekt- oder Ressourcenmanager*innen festlegen, bis zu welcher Kapazitätsüberschreitung eine Überbuchung möglich sein soll.

Fazit

Wer vermeiden will, dass sich Projekte verzögern und Kund*innen unzufrieden sind, sollte sein Ressourcenmanagement mit einer geeigneten Software professionalisieren. Sie fördert Transparenz und macht die Planung effizienter. Ressourcenmanager*innen haben so jederzeit den Überblick über alle Aspekte, die für ihre Planung wichtig sind und sind jederzeit auf dem aktuellen Stand – mit Tabellenkalkulationsprogrammen ein Ding der Unmöglichkeit.