Was gibt’s Neues bei Dynamics 365 Project Operations? – Die besten Updates aus der 2022 Release Wave 2

Auch wenn Dynamics 365 Project Operations (PO) mit etwas über zwei Jahren noch nicht allzu lange auf dem Markt ist, ist Microsoft darum bemüht, die Anwendung stetig zu verbessern. In diesem Artikel wenden wir uns einigen der – in unseren Augen – relevantesten Updates und neuen Features für PO zu, die in der Release Wave Ende 2022 angekündigt wurden.

Für jeden der vier Hauptbereiche von Dynamics 365 Project Operations, nämlich Vertrieb, Projektplanung, Ressourcenmanagement und Finanzen, gibt es spannende und praktische Neuerungen.

Vertrieb

Microsoft verbessert und gestaltet die Benutzeroberfläche und die Benutzererfahrung für den Vertriebsprozess und die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten neu. Dank zusätzlicher Grafiken und Diagramme lassen sich Zahlen noch anschaulicher visualisieren. KPI-Darstellungen und Zusammenfassungen erleichtern die Suche nach Daten und deren Analyse.

Überarbeitung und Aktivierung von Angeboten

Verfügbar seit September 2022

Wenn Sie Dynamics 365 Sales nutzen, wird Ihnen diese Funktion wahrscheinlich bekannt vorkommen: Bei der Aktivierung eines Angebots wird es zu einem schreibgeschützten Dokument, das Sie an eine Kollegin oder einen Kunden zur Überprüfung schicken können. Nur im aktivierten Zustand kann ein Angebot als „gewonnen“ oder „verloren“ geschlossen werden.

Wenn Sie das Angebot überarbeiten möchten, wählen Sie „Angebot überarbeiten“. Das aktuelle Angebot wird geschlossen und ein neuer Entwurf basierend darauf erstellt, an dem Sie beliebige Änderungen vornehmen können. Seine ID bleibt dieselbe, während sich die Versionsnummer des Dokuments ändert.

Die Möglichkeit, Angebote zu überarbeiten, wurde von vielen Nutzer*innen sehnlichst erwartet. Sie gibt Vertriebsmitarbeitenden die nötige Flexibilität, schneller zu passenden Angeboten zu gelangen.

Projektmanagement

Zu den Kernfunktionen von Dynamics 365 Project Operations gehören die Planung, Koordination und das Überwachen von Projekten. Die Neuerungen in diesem Bereich zielen darauf ab, Projektmanager*innen den Alltag zu erleichtern. Die jeweiligen Verfügbarkeiten können von Ihrer Region und Ihrem Lizenzmodell abhängen.

Nutzung externer Projektplanungstools           

Verfügbar seit Oktober 2022

Über eine generische API können Sie Drittanbieter-Anwendungen für die Aufgabenplanung in Dynamics 365 Project Operations integrieren. Zwar ist es nicht möglich, das eingebrachte Tool beliebig je Projekt an- und auszuschalten, jedoch können Sie die Standard-Projektplanung von PO sowie Ihre eigene parallel verwenden. Die Ressourcenplanung und -buchung findet weiterhin in Dynamics 365 Project Operations statt.

An Bedingungen geknüpfte Formatierung

Verfügbar seit November 2022

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Ihren Projektplan abhängig von bestimmten Bedingungen zu formatieren und farbig zu kennzeichnen. Zum Beispiel können Sie festlegen, dass betroffene Felder rot markiert werden, wenn das Budget einer Aufgabe eine bestimmte Höhe überschreitet.

Personen-, Diagramm- und Sprint-Ansichten

Verfügbar seit November 2022

Die „People“-Ansicht gibt Ihnen einen Überblick über alle Projektbeteiligten und deren Aufgaben. Sie können die Ansicht ändern oder nach Namen oder anderen Parametern filtern.

Im Reiter „Charts“ zeigt Ihnen ein simples Dashboard den Status Ihrer Aufgaben an, beispielsweise, wie viele begonnen wurden, wie viele fertiggestellt oder wie viele schon zu spät sind.

In einem weiteren Reiter („Boards“) können Sie Ihre Aufgaben in Sprints untergliedern. Das Start- und Enddatum der einzelnen Sprints können sich nicht überschneiden.

Labels und Checklisten

Demnächst verfügbar   

Es stehen Ihnen 20 verschiedenfarbige Labels zur Verfügung, mit denen Sie Ihre To-dos kennzeichnen können. Für jedes können Sie einen eigenen Namen vergeben. Die Labels auf den Aufgaben sind in jeder Ansicht sichtbar, sodass Sie diese jederzeit zuordnen können.

Zudem können Sie jeder Aufgabe eine Checkliste hinzufügen, um Unteraufgaben oder einzelne Arbeitsschritte festzuhalten.

Wie Sie Ihr System von Dynamics 365 Project Service Automation auf PO upgraden und Ihre Projekte umziehen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Ressourcenplanung und Zeiterfassung     

Microsoft verbessert die allgemeine Performance des Scheduling Boards, besonders im Hinblick auf Buchungen von Ressourcen. Weiterhin werden Vorlagen für Arbeitsstunden nutzerfreundlicher und transparenter und der Projektkalender wird aktualisiert.

Editierbare Raster für Ressourcenzuweisungskonturen

Verfügbar seit November 2022

Dieses Feature gestattet es Ressourcen- oder Projektmanager*innen, über das Ressourcenzuweisungsraster tages- oder wochengenau festzulegen, wie viele Stunden ein bestimmtes Teammitglied arbeiten soll. Alle dort vorgenommenen Änderungen werden unmittelbar im Projektplan widergespiegelt. Arbeitsaufwände werden so realistischer dargestellt, was letztlich zu präziseren Kostenschätzungen führt.

Verbesserte Zeiterfassung

Verfügbar ab März 2023

Mit diesem Update geht die Erfassung von Projektarbeitszeiten schneller und einfacher. Es umfasst die folgenden Features:

• In-line-Bearbeitung
• Erstellung von Datensätzen in der Tabelle
• Verbesserungen hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit und Erweiterbarkeit
• Mobile App
• Zeiterfassung oder Nachbearbeitung im Auftrag von Kolleg*innen

Finanzen

Einige der nachfolgend genannten Funktionen sind nur für den Finance & Operations (F&O) Teil von PO verfügbar. Das gilt für die Mobile App zur Ausgabenverwaltung sowie Optimierungen im Bereich der Steuerberechnungen.

Mobile App zur Ausgabenverwaltung

Verfügbar ab März 2023

Die App für Smartphone und Tablet vereinfacht die Erfassung und die Erstattung von Ausgaben von unterwegs. Fotografieren Sie einfach einen Beleg mit Ihrer Handykamera und die Anwendung findet automatisch die passenden Kreditkarten- oder Barausgaben. Das erspart eine Menge Zeit und Stress, da Sie nicht mehr sämtliche Belege, die während einer Geschäftsreise anfallen, sammeln müssen. Die App wird sowohl für iOS als auch für Android verfügbar sein.

Preisüberschreibungen mit Gültigkeitsdatum

Als Opt-in verfügbar seit November 2022

Die Aktivierung dieser Funktion macht es Ihnen möglich, einzelne Positionen einer Preisliste zu ändern, ohne zuvor die ganze Preisliste kopieren zu müssen (wie es früher der Fall war).

Angenommen, Sie haben eine Liste, die die Preise für verschiedene Rollen innerhalb eines Projektes festlegt, z. B. Techniker*innen, Projektmanager*innen und Supportmitarbeitende, und diese Liste gilt vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023. Wenn Sie nun den Preis für Techniker*innen während des laufenden Jahres 2023 anpassen wollen, können Sie das zukünftig problemlos tun.

Preisüberschreibungen zum Gültigkeitsdatum können in Preislisten mit den Modulen Kosten, Vertrieb und Kauf angewandt werden.

Projektrechnungen gesammelt bestätigen

Verfügbar ab März 2023

Mit der Einführung dieser Funktionalität können Sie mehrere überarbeitete Projektrechnungen auf einmal freigeben. Das beschleunigt den Prozess der Rechnungsstellung deutlich.

Mehr Details

Was Microsoft mit diesen Änderungen bezwecken möchte, ist eindeutig: ein besseres Nutzererlebnis schaffen und Organisationen zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsweise verhelfen.

Die oben genannten waren nur einige der Updates, die bereits eingeführt wurden oder bis Ende März 2023 kommen werden. Für einen umfassenderen Überblick darüber, was für Dynamics 365 Project Operations geplant ist, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel. Microsoft geht darin auf die Release-Pläne ein und gibt auch die Daten der Verfügbarkeiten der einzelnen Neuerungen bekannt.