Auf die Plätze, fertig, Prozesse automatisieren – mit Power Apps

Immer wieder ziehen interne Prozesse viel Papierkram und Bürokratie mit sich: eine Spesenabrechnung hier, eine Urlaubsgenehmigung da, die Zeiterfassung dort. Neben dem Papierkram und der Bürokratie sind solche Prozesse vor allem monoton. In der Industrieproduktion übernehmen solche Aufgaben schon längst orange-gelbe Roboterarme, Büros hingegen hinken bei der Automatisierung noch hinterher. Dabei ist der Einstieg einfach: Die Software, um vor allem standardisierte Prozesse zu automatisieren, ist bereits vorhanden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse durchstarten können.

Welche Prozesse sollte ich automatisieren?

Mit einem Unternehmen wachsen auch die Prozesse: Sie entwickeln sich im Arbeitsalltag in der Regel aus ganz konkreten Bedarfen. Viele solcher Geschäftsprozesse sind administrativ und zeitintensiv, und kosten das Unternehmen zu viel für den Wert, den sie liefern – sie sind nicht wertschöpfend. Die Suche nach solchen ineffizienten Prozessen ist ein guter Anfang für die Automatisierung.

Beispiele für administrative Prozesse, die Sie automatisieren können:

• Bestellungen
• Buchhaltungsvorgänge
• Dokumentation
• Lieferantenmanagement
• Schichtpläne
• Urlaubsplanung
• Zeiterfassung

Praxisbeispiel: Zeiterfassung via App

Das Facility-Management-Unternehmen BGWH übernimmt für Unternehmenskunden Gebäudemanagement und -reinigung. Es kümmert sich um Inspektion, Wartung und Prüfung ebenso wie um Winterdienst, Reinigung und Entsorgung.

Das Unternehmen entwickelte eine simple App für die Erfassung der Arbeitszeit seiner Reinigungskräfte.

Zu Beginn des Reinigungsvorgangs öffnet die Reinigungskraft die Power App auf ihrem Smartphone und drückt den „Start“-Button der integrierten Stoppuhr. Ein Klick auf den „Stopp“-Button beendet die Aufnahme und erstellt automatisch einen neuen Zeiteintrag.

Anschließend kann die Reinigungskraft die Details des Vorgangs festhalten: für welchen Kunden wurde gearbeitet, in welchem Objekt, um welchen Reinigungsvorgang handelt es sich. Außerdem besteht die Möglichkeit, Anmerkungen festzuhalten und Fotos zu hinterlegen (von beschädigten Gegenständen oder bereits vorgefundenen Defekten). Alle Aufzeichnungen können in der App eingesehen werden und werden anschließend in Dynamics 365 synchronisiert.

Die Anwendung zur Zeiterfassung wurde mit Microsoft Power Apps erstellt, das Nutzer*innen individuelle Geschäftsanwendungen für den Browser oder mobile Geräte entwickeln lässt. Power Apps glänzt bei der Optimierung interner Prozesse, weshalb es Zeit wird, dass Sie es kennenlernen:

Was ist Power Apps?

Microsoft Power Apps ist eine Low-Code-Entwicklungsplattform für Geschäftsanwendungen und wurde schon mehrmals vom Forrester Research Institute als eine der führenden Plattformen für die App-Entwicklung ausgezeichnet. Ziel ist, dass auch Benutzer*innen ohne Vorkenntnisse in der Programmierung Apps für die Automatisierung verschiedene Geschäftsprozesse erstellen können – und zwar ohne dafür extra die IT-Abteilung zu benötigen.

Ein Überblick über die Hauptmerkmale von Power Apps:

• In der Regel wissen die Kolleg*innen aus den jeweiligen Abteilungen am besten, welche Anforderung eine App zur Automatisierung eines Prozesses erfüllen muss. Power Apps ermöglicht es ihnen, die Erstellung selbst in die Hand zu nehmen.
  
• Das funktioniert, weil Power Apps auf dem Prinzip Low Code basiert und sich an Benutzer*innen ohne Programmierkenntnisse richtet.
  
• Microsoft bietet verschiedene Vorlagen an, mit denen Benutzer*innen auf einer visuellen Arbeitsoberfläche per Drag & Drop arbeiten können (ähnlich wie in Power Point, im Bildbearbeitungstool Canva oder im Content-Management-Tool WordPress).
  
• Alle erstellten Apps lassen sich im Browser (Web App) oder mobil auf dem Smartphone oder Tablet nutzen (Mobile App).
  
• Mit sog. Konnektoren lassen sich erstellte Apps mit anderen Anwendungen verknüpfen.
  
• Die Plattform eignet sich auch für professionelle Entwickler*innen, die z. B. eigene Konnektoren bauen oder mit Azure-Funktionen arbeiten können.

Microsoft hat neben Power Apps noch weitere Low-Code-Apps im Repertoire: Power Automate zur Automatisierung von Workflows, Power BI zur Erstellung professioneller und visuell ansprechender Berichte und Power Virtual Agents für den Einsatz von Service-Chatbots. Sie alle sind Teil der Power Platform und können, ebenso wie Power Apps, direkt ohne Programmierkenntnisse genutzt werden. Erhalten Sie hier einen Überblick!

Canvas vs. Model-driven Power Apps

Es gibt zwei verschiedene Arten von Anwendungen, die man mit der Power-Apps-Plattform erstellen kann: Canvas-Apps und Model-driven Apps. Oft unterscheiden sich die resultierenden Apps nur geringfügig. Der Unterschied liegt in der Nutzersteuerung und den Anwendungsfällen. Einige Anwendungsszenarien eignen sich besser für Canvas-Apps, andere für Model-driven Apps. Canvas-Apps ermöglichen mehr Flexibilität und Nutzersteuerung für simple, zielgerichtete Anwendungen. Model-driven Apps sind zwar optisch weniger schön. Allerdings stellen sie einen eindeutigen und definierten Geschäftsprozess dar, dem User folgen müssen.

Die Vorzüge von Power Apps

• Einfache App-Erstellung
  Power Apps kommt ohne APIs und anderen Funktionen für professionelle Entwickler*innen aus. Stattdessen können Sie eigene Apps für Desktop, Browser oder Smartphone per Drag & Drop erstellen und müssen sich nicht mit Frameworks, Abhängigkeiten und mehr befassen.

• Viele Datenquellen
  Microsoft stellt eine Vielzahl von Konnektoren zur Verfügung, mit denen Sie Power Apps mit einem Standard-Datendienst verbinden können.

• Niedrige Kosten
  Die Anschaffungskosten für Microsoft Power Apps sind gering: Abonnements starten bereits bei 4,20 € pro Benutzer/App/Monat für den Basisplan (Stand: März 2023). In einigen Office-365-Abonnements für Unternehmen ist Power Apps bereits enthalten und möglicherweise bereits einsatzbereit für Sie!

• Skalierbar
  Sie benötigen neue Lizenzen, müssen mit mehr Daten arbeiten oder Ihre entwickelte Anwendung wird immer öfter genutzt? Power Apps wächst mit Ihrem Unternehmen mit und skaliert mit wachsenden Informationsmengen.

5 wichtige Fragen, ehe Sie loslegen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ohne Zweifel eine Lösung für viele Herausforderungen im Tagesgeschäft. Bevor Sie jedoch den erstbesten Prozess mit der erstbesten Technologie automatisieren, sollten Sie sich fünf wichtige Fragen stellen:

1. Wie gut sind meine Geschäftsprozesse? Wenn Sie von allen Vorteilen der Automatisierung profitieren möchten, sollten Ihre Prozesse auch im Ist-Zustand bereits fest etabliert sein und fehlerfrei laufen. Automatisiert spart sie Ihnen dann Kosten und halten Ihren Mitarbeitenden den Rücken frei, damit diese sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Tipp: Räumen Sie auf! Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Prozesse in Ihrem Unternehmen und dokumentieren Sie sie ordentlich. So erhalten Sie ein besseres Bild davon, ob ein Arbeitsablauf nicht vielleicht zu kompliziert oder überflüssig ist, oder regelmäßig in einem Engpass (Bottleneck) endet.

2. Wo fange ich an? Wenn Sie dazu verleitet sind, mit Ihrem neuen Automatisierungstool direkt die größten Herausforderungen zu lösen oder alle Prozesse auf einmal anzugehen – tun Sie es nicht. Damit verschlimmbessern Sie die Situation nur.

Tipp: Fangen Sie klein an. Wenn Sie mit der Automatisierung eines einfachen Prozesses beginnen und von dort aus Schritt für Schritt gehen, können Sie die Herausforderungen der Automatisierung klarer identifizieren und schneller meistern. Mit etablierten Best Practices geht die digitale Transformation größerer, widerspenstiger Prozesse wesentlich leichter von der Hand und ganzheitlich können Sie trotzdem von Anfang an denken.

3. Wie definiere ich Erfolg? Ihr Automatisierungsprojekt macht allem Anschein nach gute Fortschritte und Ihre Mitarbeitenden sind zufrieden – doch wie wirkt sich der Erfolg auf Ihre Geschäftszahlen aus? Darüber machen Sie sich idealerweise vor der Umsetzung Gedanken.

Tipp: Bestimmen Sie spezifische Erfolgskriterien, z. B. verbesserte Produktivität, weniger Risiken, Kosteneinsparungen oder Kundenzufriedenheit, und machen Sie die Kriterien in Zahlen messbar.

4. Wie skalierbar muss die Lösung sein? Wenn Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs ist, sollte das Ihre Software auch sein. Wenn Sie Projekte beispielsweise mit einer festen Anzahl an Benutzern innerhalb Ihrer aktuellen IT-Landschaft planen, wird es schwer, bei Bedarf zu skalieren. Arbeiten Sie deshalb immer mit einem Plan.

Tipp: Setzen Sie auf die Cloud. Kann Ihre Software nicht mit einem wachsenden Projekt mithalten, können Sie das Problem mit cloudbasierten Apps aus der Welt schaffen. Speicherkapazität, Benutzerlizenzen und mehr – die Cloud lässt Sie dahingehend flexibel und spontan reagieren.

5. Wie werden meine Mitarbeitenden auf Veränderungen reagieren? Frankenstein-Autorin Mary Shelley wusste schon: Nichts ist für den menschlichen Geist so schmerzhaft wie eine große und plötzliche Veränderung. Welche Prozesse müssen warum automatisiert werden und welche Vorteile ergeben sich daraus? Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden mit, indem Sie Ihnen solche Fragen beantworten und Ihnen die positiven Auswirkungen auf die Art und Weise, wie sie fortan arbeiten können, aufzeigen – nämlich fokussierter und an anspruchsvolleren Aufgaben.

Tipp: Das Prinzip heißt Change-Management: Kommunizieren Sie geplante Änderungen rechtzeitig und transparent, nehmen Sie die Sorgen Ihrer Mitarbeitenden ernst und machen Sie sie zum Teil der Erfolgsstory.

Wenn Sie interne Abläufe automatisieren möchten und Microsoft Dynamics 365 als Lösung für Sie infrage kommt oder Sie wissen möchten, ob die Software die richtige für Ihr Unternehmen ist, helfen wir Ihnen bei all den oben genannten Herausforderungen gerne weiter und beantworten gerne alle weiteren Fragen – kontaktieren Sie uns!

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)