Change Management best practices for implementing Microsoft Dynamics 365
25 Feb 2020

Nicht selten stoßen wir während der digitalen Transformation bei unseren Kunden auf die Frage, wie effektives Change Management bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 und seinen digitalen Lösungen für Vertrieb, Projektmanagement oder Außendienst-Service aussieht. Denn wie schon Mary Shelley wusste, ist „nichts […] für den menschlichen Geist so schmerzhaft wie eine große und plötzliche Veränderung.“

Was ist Change Management?

Change Management bezeichnet den Umgang mit Veränderungsprozessen und hat zum Ziel, dass die neuen Abläufe von den betroffenen Personen auch angenommen werden. In diesem Zusammenhang müssen Aspekte der Organisation, des Personalmanagements, der Unternehmensführung sowie der Kommunikation berücksichtigt werden. Es geht darum, Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen grundlegend zu verändern.

Im Mittelpunkt sollten dabei immer die personenbezogenen Aspekte der Veränderung stehen. Mit effektivem Change Management werden die Mitarbeiter bei dem Veränderungsprozess begleitet und das Ergebnis der Veränderung als neuer Status quo etabliert.

Warum brauchen Unternehmen Change Management?

Ein Bedarf an Change Management entsteht immer dann, wenn Unternehmen neue Programme oder Ereignisse einführen, die sich auf die Arbeitsprozesse auswirken. Bereits mit einem neu eingeführten Software-Tool können sich die Arbeitsinhalte für einzelne Personen signifikant verändern. Doch die Akzeptanz dafür ist seitens der Mitarbeiter nur selten von Anfang an gegeben.

Auch, wenn sich die Rollen von Mitarbeitern verändern, kommt Change Management ins Spiel. Werden beispielsweise Personen mit sehr guten fachlichen Kenntnissen dazu aufgefordert, die Rolle als Führungskraft zu übernehmen, kann das schnell zu Unbehagen und Zweifeln führen.

Grundsätzlich neigen Menschen dazu, sich Veränderungen erst einmal zu widersetzen. Es gilt daher, die Ziele der Veränderung nachhaltig zu verankern, damit sie auch zukünftig im Unternehmen gelebt werden können.

Change Management mag auf den ersten Blick mit schwer zu bewältigendem Aufwand verbunden sein, doch in Veränderungsprozessen ist es unerlässlich. Aus dem Digital Transformation Index II von Dell Technologies geht hervor, dass immer mehr GeschäftsführerInnen bei der digitalen Transformation die eigenen Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Bereits fast die Hälfte der befragten Unternehmen erweitert firmenintern die digitalen Kompetenzen und setzt auf abteilungsübergreifenden Wissenstransfer. Denn wenn die digitale Transformation oder jegliche Veränderung erfolgreich bewältigt werden will, müssen die Ziele klar kommuniziert, die betroffenen Personen involviert und mögliche Widerstände entschärft werden.

Was passiert ohne effektives Change Management?

Ohne zielführendes Change Management drohen Transformationsprozesse zu scheitern. Denn Veränderungen und deren Nutzen lassen sich ohne Akzeptanz der Mitarbeiter nur mühsam realisieren. In erster Linie geht mit diesem Scheitern die Wettbewerbsfähigkeit verloren. Heutzutage müssen Unternehmen am Ball bleiben und sich über digitale Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Passiert das nicht, wird die Konkurrenz die Nase vorn haben.

Darüber hinaus wird die Effektivität bei neuen Arbeitsprozessen ohne Veränderungsmanagement einbüßen. Digitale Tools wie Microsoft Dynamics 365 helfen dabei, das Potenzial eines Unternehmens voll auszuschöpfen und Abläufe zu optimieren. Doch wird die Implementierung nicht von effektivem Change Management begleitet, können innovative Technologien nicht fruchten.

Da digitale Transformationsprozesse immer mit Aufwand und dem Einsatz von verschiedenen Ressourcen verbunden sind, können Widerstände seitens der Mitarbeiter dazu führen, ganze Projekte und damit auch hohe Geldsummen in den Sand zu setzen. Im schlimmsten Fall steht die Zukunft des gesamten Unternehmens auf dem Spiel. Mit einem effektiven Change Management können auftretende Widerstände überwunden und das Transformationsprojekt gerettet werden.

Herausforderungen

Nach dem Phasenmodell von Kurt Lewin wirken in einem Unternehmen immer zwei Kraftfelder. Auf der einen Seite sind das die Kräfte, die den Status quo erhalten wollen. Dazu gehören das Sicherheitsstreben, die Gewohnheit, die Angst vor Veränderung und mangelnde Ressourcen, die eine Veränderung erschweren können.

Auf der anderen Seite wirken Kraftfelder, die Veränderungen geradezu provozieren. Hierzu zählen innovative Technologien, neue Wettbewerber oder ein verändertes wirtschaftliches Umfeld. Ohne Anpassung an diese Kräfte können Unternehmen nur schwer wettbewerbsfähig bleiben.

Die Herausforderung für einen erfolgreichen Wandel besteht nun darin, das Gleichgewicht vorübergehend auf die Seite der drängenden Kräfte zu verschieben. Dabei muss immer damit gerechnet werden, dass starke emotionale Reaktionen seitens der Mitarbeiter entstehen. Gerade in der Anfangsphase des Wandels können sich Überraschung, Angst vor der neuen Situation und Unverständnis schnell in sinkender Produktivität niederschlagen, da die Mitarbeiter den Eindruck vermittelt bekommen, dass bisherige Verhaltensweisen für die neue Situation nicht geeignet sind. Sinnvoller als die Veränderungskräfte zu verstärken ist es daher, die Widerstände zu verringern.

Was können Unternehmen konkret tun?

Aufgrund der vorher genannten Herausforderungen ist es im Change Management besonders wichtig, die Menschen von Anfang an persönlich zu involvieren. Das sogenannte Top-down- und Bottom-up-Modell setzt genau dort an und beschreibt den Informationsfluss beim Start des Veränderungsprozesses.

Ein Wandel kann durch konkrete Vorgaben der Geschäftsleitung „Top-down“ initiiert oder aber von der unteren Hierarchieebene „Bottom-up“ angeregt werden.

Bei Veränderungen, die rein von „oben“ angestoßen werden, entstehen oft Widerstände bei den Betroffenen und überhöhte Erwartungen auf der Führungsebene. Wird der Change-Management-Prozess von „unten“ entwickelt und nach „oben“ weitergegeben, können die Mitarbeiter zwar direkt sehen, welche Umstrukturierungen im eigenen Arbeitsumfeld nötig sind. Allerdings wird das Potenzial häufig nicht komplett ausgeschöpft und Ziele eher zu niedrig gesteckt.

Wenn Vorschläge sowohl von der Geschäftsleitung als auch von den Mitarbeitern kommen, können sie interaktiv diskutiert und beschlossen werden. In der Praxis hat es sich bewährt, so viel „Top-down“ wie nötig und so viel „Bottom-up“ wie möglich einzusetzen.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Verschiedene Studien belegen, dass die meisten Umgestaltungen in Unternehmen bereits in der Anfangsphase scheitern. Beachten Sie diese Tipps, um das Fehlschlagen des Wandels zu verhindern:

  • Fehler: Veränderung ohne klares Konzept
    Tipp: Gründliche Vorbereitung
    Um zu starke Widerstände gegen die Veränderung zu vermeiden, sollten Ihre Mitarbeiter ausreichend darauf vorbereitet werden. Analysieren Sie daher schon im Vorfeld, welche Auswirkungen entstehen und wer besonders davon betroffen sein wird.
  • Fehler: Ziele des Veränderungsprozesses werden nicht klar kommuniziert
    Tipp: Definierte Ziele
    Erhöhen Sie die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern, indem Sie die Notwendigkeit für die Veränderung und deren Ziele konkret erläutern.
  • Fehler: Widerstand wird nicht als Ressource genutzt
    Tipp: Ausreichend Zeit
    Nehmen Sie sich genug Zeit für den Umstellungsprozess. Mit einem detaillierten Projektplan und professionellem Projektmanagement sind Sie gut vorbereitet. Gespräche helfen, Unsicherheiten und Widerstände bei den Mitarbeitern abzubauen und mehr über die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfahren.
  • Fehler: Keine oder nur unzureichende Mittel zur Umsetzung des Wandels vorhanden
    Tipp: Technische Voraussetzungen
    Schaffen Sie rechtzeitig die technischen Voraussetzungen für einen modernen Arbeitsplatz, um die Mitarbeiter von Anfang an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Eine digitale Umgebung erleichtert die Kommunikation und ortsunabhängiges Arbeiten.
  • Fehler: Wandel wird nicht ausreichend in der Unternehmenskultur verankert
    Tipp: Gezielte Workshops
    Binden Sie von Beginn an alle Mitarbeiter in den Veränderungsprozess ein, um gemeinsam und voneinander zu lernen sowie davon zu profitieren. Mit gezielten Trainingsprogrammen wird die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend gefördert.

Erfolgsfaktoren für den Wandel

Wie Sie sehen, kann mit effektivem Change Management viel erreicht werden. Die folgenden Faktoren sind für den Erfolg des Wandels unabdingbar:

  • Digitale Technologien und digitalisierte Prozesse
    Werden digitale Tools bereits für die Entwicklung neuer Prozesse genutzt, besteht Offenheit gegenüber neuen Technologien. Das ist die Basis für zukunftsorientierte Geschäftsmodelle. Digitale Technologien sollten im Unternehmen flächendeckend zur Planung, Durchführung und Analyse von Ergebnissen und Arbeitsprozessen eingesetzt werden.
  • Agilität
    Agile Unternehmen denken und handeln dynamisch und zeichnen sich durch eine schnelle Anpassungsfähigkeit aus, um agile Prozesse und Strukturen dynamisch und bedarfsgerecht einbinden zu können. Neue Impulse können so schneller bewertet, aufgenommen und umgesetzt werden. Dies ermöglicht es, den Wandel effiizient zu realisieren.
  • Autonome Arbeitsbedingungen
    In Unternehmen mit autonomen Arbeitsbedingungen haben die MitarbeiterInnen große Freiräume zum eigenverantwortlichen Arbeiten. Flexible Arbeitsmodelle ermöglichen es über digitale Tools, selbst über Arbeitszeiten sowie den Arbeitsort zu entscheiden. Dabei werden die Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Selbstführung der Mitarbeiter gefördert.
  • Kollaboration
    Unternehmen mit einer ausgeprägten Kollaboration fördern den bereichsübergreifenden Austausch unter ihren MitarbeiterInnen, mit Kunden und anderen Unternehmen. Die MitarbeiterInnen unterstützen sich gegenseitig, auch über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg. Digitale Technologien wie beispielsweise Microsoft Teams werden gezielt dazu eingesetzt, die Zusammenarbeit zu erleichtern und zu fördern.
  • Innovation und Lernen
    Eine hohe Innovations- und Lernorientierung ermöglicht die Weiterentwicklung Ihrer MitarbeiterInnen und des Unternehmens. Mit einem kreativitätsfördernden Umfeld wird die Experimentierfreudigkeit gefördert. Bisherige Gewohnheiten und Abläufe können so leichter hinterfragt werden, um sich schnell an verändernde Situationen anpassen zu können. Dabei wird ein Scheitern nicht verurteilt, sondern als Teil des Entwicklungsprozesses akzeptiert und als wichtiger Lernprozess angesehen.

Haben Sie Fragen zum Thema Digitalisierung und Change Management? Wir blicken auf viele erfolgreiche Projekte mit Dynamics 365 zurück und unterstützen Sie auch bei Ihrem digitalen Transformationsprozess. Kontaktieren Sie uns.

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