Wie strukturierte Vertriebsprozesse in Dynamics 365 Sales den Erfolg steigern

Was ist das Geheimnis erfolgreicher Unternehmen, während ihre Mitbewerber unter scheinbar gleichen Bedingungen scheitern? Die Antwort liegt in Disziplin und gut strukturierten internen Prozessen, die möglichst wenig Raum für Fehler lassen.

Zwar ist Struktur in allen Geschäftsbereichen wichtig – vom Kundensupport bis zur Produktion –, doch der Vertrieb spielt eine besondere Rolle. Das Vertriebsteam knüpft Kontakte zu neuen Kund*innen, pflegt bestehende Beziehungen, erwirtschaftet Gewinne und repräsentiert das Unternehmen nach außen.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, wie Sie Ihre Vertriebsprozesse besser verstehen, optimieren und wie Microsoft Dynamics 365 Sales Ihr Team kollaborativer, effizienter und erfolgreicher machen kann.

Vertriebsarten im Geschäftsalltag

Je nach Unternehmen und Zielgruppe eignen sich unterschiedliche Vertriebsansätze. Diese können abhängig von den Beteiligten im Verkaufsprozess, den Methoden zur Kundengewinnung, dem Fokus auf Komfort und schnellen Transaktionen oder dem Ziel langfristiger Kundenbindung sein. Jeder dieser Ansätze lässt sich an spezifische Bedürfnisse und Ziele anpassen.

B2B vs. B2C: Unterschiede in Ansatz und Umsetzung

Je nachdem, wer mit wem Geschäfte macht, unterscheiden sich Beziehungen und Strategien grundlegend. Ein Unternehmen kann mit Endkunden, anderen Unternehmen, staatlichen Stellen oder sogar eigenen Mitarbeitern interagieren. Für unseren heutigen Kontext stehen die B2B- (Business-to-Business) und B2C- (Business-to-Consumer) Beziehungen im Vordergrund.

Aspekt	B2B	B2C
Vertriebsansatz	Fokus auf langfristige Beziehungen, detaillierte Touchpoints, maßgeschneiderte Lösungen	Fokus auf schnelle Transaktionen, emotionale Ansprache, Komfort
Verkaufszyklus	Länger, mit mehreren Entscheidungsträgern und detaillierten Verhandlungen	Kürzer, oft spontane Kaufentscheidungen
Entscheidungsfindung	Rational, basierend auf ROI, Wirtschaftlichkeit und geschäftlichen Bedürfnissen	Oft emotional, basierend auf persönlichen Vorlieben, Bequemlichkeit, wahrgenommenem Wert
Herausforderungen	– Lange Verkaufszyklen – Abstimmung von Marketing und Vertrieb – Vertrauensaufbau online	– Qualität der Leads – Hohe Anfragevolumina  – Schnell wechselnde Kundenerwartungen
Marketingstrategie	Content-Marketing, Beziehungsaufbau, personalisierte Ansprache	Massenmarketing, Social Media, personalisierte Empfehlungen
Wichtige Kennzahlen	Customer Lifetime Value (CLV), Konversionsraten, Länge des Verkaufszyklus	Kundenzufriedenheit, Wiederkaufrate, Durchschnittlicher Bestellwert
Technologische Hilfsmittel	CRM-Systeme, Marketing-Automatisierung, Datenanalyse	E-Commerce-Plattformen, Social-Media-Marketing, Personalisierungs-Tools

Inbound- vs. Outbound-Sales: Die Rolle von Leadgenerierung und Kundenbindung

Neben der Art der Beteiligten auf beiden Seiten des Verkaufsprozesses ist auch der Initiator der Interaktion zwischen Verkäufer und Kunde entscheidend für die Strategie. Zum Beispiel verfolgen Inbound-Sales keine potenziellen Kunden – sie ziehen sie an. Dieser Ansatz gewinnt Interessenten durch wertvolle Inhalte und positive Erlebnisse. Bei Outbound-Sales hingegen liegt die Initiative in den Händen der Verkäufer selbst. Sie treten aktiv mit potenziellen Kunden in Kontakt, z. B. per E-Mail oder Telefonanruf.

Aspekt	Inbound Sales	Outbound Sales
Vertriebsansatz	Kundenorientiert, bietet Mehrwert, baut Vertrauen auf	Verkäufergesteuert, proaktiv und direkt
Initiierung	Der Interessent nimmt nach Konsum von Inhalten Kontakt auf	Vertriebsmitarbeiter nehmen direkt Kontakt auf
Verkaufszyklus	Oft länger, da Leads durch Inhalte gepflegt werden	Kürzer, durch direkte Ansprache und Nachverfolgung
Lead generation	Content-Marketing, SEO, Social Media, Inbound-Anrufe	Kaltakquise, E-Mails, Direktmailings, Networking
Herausforderungen	– Hochwertige Leads generieren – Marketing und Vertrieb abstimmen – Hohe Lead-Volumina verarbeiten	– Genaue Leads finden – Ablehnung überwinden – Vertrauen aufbauen
Marketingstrategie	Wertvoller Content, SEO, Lead-Nurturing	Zielgerichtete Ansprache, persönliche E-Mails, Kaltanrufe
Wichtige Kennzahlen	Website-Traffic, Konversionsraten, Content-Engagement	Call-to-Meeting-Ratio, Antwortquoten, Konversionsraten
Technologische Hilfsmittel	Marketing-Automatisierung, CRM, CMS	Sales-Engagement-Plattformen, CRM, Leadtools

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Inbound-Ansatz besser funktioniert, wenn Sie langfristige Beziehungen und Vertrauen zu Ihren Kunden aufbauen möchten. Er eignet sich für Unternehmen, die bereit sind, in Content-Marketing zu investieren und einen längeren Verkaufszyklus haben.

Wenn Sie jedoch sofortige Ergebnisse benötigen und über ein engagiertes Vertriebsteam verfügen, das bereit ist, potenzielle Kunden direkt anzusprechen, ist die Outbound-Strategie die richtige Wahl. Sie ist geeignet für Unternehmen, die auf direkte Interaktion setzen und ein höheres Volumen an Kontaktaufnahmen bewältigen können.

Transaktionale vs. beziehungsbasierte Verkäufe: Die Auswirkungen langfristiger Verkaufsstrategien

Studien haben gezeigt, dass eine höhere Kundenzufriedenheit positiv mit einem gesteigerten Ausgabeverhalten, einer höheren Kundenbindung und positiver Mundpropaganda verbunden ist. Zufriedene Kunden tätigen mit größerer Wahrscheinlichkeit wiederholte Käufe und geben im Laufe der Zeit mehr bei Ihrem Unternehmen aus.

Darüber hinaus kann es langfristig von Vorteil sein, den Aufbau von Beziehungen und Vertrauen zu den Kunden (beziehungsbasierte Verkäufe) gegenüber dem schnellen Abschluss einzelner Verkäufe (transaktionale Verkäufe) zu priorisieren.

Aspekt	Transactional sales	Relationship-basierte Verkäufe
Verkaufs-ansatz	Produktzentriert, mit Fokus auf Funktionen, Vorteile und wettbewerbsfähige Preise	Kundenzentriert, mit Fokus auf das Verständnis und die Erfüllung von Kundenbedürfnissen und -zielen
Verkaufs- zyklus	Kürzerer Verkaufszyklus, schnelle Entscheidungen, minimale Interaktion	Längerer Verkaufszyklus, tiefere Einbindung und kontinuierliche Interaktionen
Lead generation	Cold calls, Direktmails, zeitlich begrenzte Angebote und Aktionen	Networking, Empfehlungen, personalisierte Ansprache und Content-Marketing
Heraus-forderung	– Kundenbedürfnisse werden übersehen – Wird als zu aggressiv wahrgenommen – Vernachlässigung des After-Sales-Service	– Längere Verkaufszyklen – Erfordert tiefere Fachkenntnisse – Erfolgsdruck durch Verkaufsziele
Marketing-strategie	Betonung kurzfristiger Vorteile, Erzeugung von Dringlichkeit und wettbewerbsfähiger Preisgestaltung	Vertrauensaufbau, Wertvermittlung und kontinuierliche Kommunikation
Wichtige Kennzahlen	Anzahl der Transaktionen, Verkaufsvolumen und Konversionsraten	Kundenwert (Customer Lifetime Value, CLV), Kundenzufriedenheit und Kundenbindungsraten
Technologische Hilfsmittel	Verkaufsautomatisierungstools, CRM-Systeme und E-Commerce-Plattformen	CRM-Systeme, Beziehungsmanagement-Tools und Kundenfeedback-Plattformen
Beispiele	Einzelhandelsumsätze, Online-Shopping und schnelllebige Konsumgüter	Hochwertiger B2B-Vertrieb, Immobilien und Finanzberatungsdienste

Der Sales-Funnel – die Phasen im Vertriebsprozess verstehen

Der klassische Sales Funnel beschreibt die Reise des Kunden von der Aufmerksamkeit bis hin zur Kundenbindung in sechs Stufen: Bewusstsein, Interesse, Consideration, Entscheidung, Kauf, und Bindung:

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In jeder dieser Phasen können datenbasierte Entscheidungen getroffen werden, um potenzielle Kunden gezielt weiter durch den Trichter zu führen – mithilfe von Metriken wie Conversion Rates, Engagement oder Kundenfeedback.

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Es gibt einen Grund, warum der Verkaufsprozess oft als Trichter dargestellt wird. 
Am Anfang ist fast die ganze Welt Ihr Spielfeld. Jeder, der in irgendeiner Weise mit dem Bereich zu tun hat, in dem Sie tätig sind, kann auf eine Anzeige, einen Blogartikel, ein YouTube-Video, einen Social-Media-Post – was auch immer – stoßen. In dem Moment, in dem diese Person von Ihren Produkten und Dienstleistungen erfährt, betritt sie den Trichter.

In dieser Phase ist es am besten, Analysen zu verwenden, um die Leistung von Marketingkampagnen zu verfolgen und herauszufinden, welche Kanäle den meisten Traffic generieren.

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In der Awareness-Phase (Bewusstseinsphase) wird das Publikum lediglich danach gefiltert, ob es von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung weiß. Die Interessenphase (Interest Stage) grenzt die Zielgruppe weiter ein.

Hier verbleiben diejenigen, die eher bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Jetzt ist es an der Zeit, ihre Engagement-Kennzahlen wie Website-Besuche, Interaktionen in sozialen Medien und E-Mail-Öffnungsraten zu überwachen, um zu verstehen, welche Inhalte bei Ihrer Zielgruppe ankommen.

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Die Überlegungsphase (Consideration Stage) beginnt, wenn potenzielle Kunden vom Recherchieren Ihres Unternehmens dazu übergehen, zu erkennen, dass Sie ihnen bei der Erfüllung ihrer spezifischen Bedürfnisse helfen können. Dies ist ein entscheidender Moment, um zu zeigen, dass Ihre Lösungen mehr bieten und besser zu den Bedürfnissen passen als alles, was Ihre Konkurrenz zu bieten hat. Es wäre eine gute Idee, Konversionsraten zu analysieren und Lead Scoring zu betreiben, um vielversprechende Interessenten zu identifizieren und Ihre Herangehensweise entsprechend anzupassen.

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Nachdem die Interessenten alle Vor- und Nachteile Ihres Unternehmens und der Konkurrenz abgewogen haben, stehen sie vor einer Entscheidung: „Wer wird’s werden?“ Um das Blatt zu Ihren Gunsten zu wenden, nutzen Sie Verkaufsdaten, um Ihre Wertversprechen zu verfeinern und mögliche Einwände der Interessenten gezielt zu entkräften.

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Man könnte meinen, der Kauf sei die Endstation des Verkaufsprozesses – und hier sei die Arbeit getan. Doch das stimmt nicht ganz. Einen neuen Kunden zu gewinnen ist eine Herausforderung – aber ihn zu halten ist ebenso wichtig. Um eine langfristige Partnerschaft mit Ihren Kunden zu sichern, sollten Sie Verkaufsmetriken im Auge behalten, um einen reibungslosen Kaufprozess zu gewährleisten und mögliche Engpässe zu erkennen, die behoben werden müssen. Beispielsweise sollten Sie die Konversionsrate sowie den Umsatz- und Verkaufswachstum überwachen, um zu verstehen, wie gut Ihr Vertriebsteam arbeitet und wo es Verbesserungspotenzial gibt.

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Die letzte Phase des Verkaufstrichters ist die Bindungsphase (Retention Stage). Hier beschäftigen Sie sich hauptsächlich mit bereits bestehenden Kunden, unterstützen sie und sammeln Feedback. Nutzen Sie dieses zusammen mit Bindungsmetriken, um Ihre Produkte, Dienstleistungen und die Kundenerfahrung zu verbessern.

Den Verkaufsprozess in Dynamics 365 Sales verstehen

Wenn Sie mit der Microsoft Dynamics 365 Umgebung vertraut sind, wissen Sie bereits, dass es sich um die nächste Generation von CRM- und ERP-Anwendungen handelt. Sie erlaubt es Ihnen, Ihr Unternehmen neu zu strukturieren und als eine Einheit zu betrachten, in der alle Zahnräder reibungslos ineinandergreifen.

Dynamics 365 Sales ist auf die Optimierung der Vertriebsprozessverwaltung spezialisiert. Es stellt Ihrem Team Werkzeuge zur Verfügung, um mehr Abschlüsse zu erzielen, Leads zu erfassen und zu pflegen, Kundenbeziehungen zu verbessern und effizient Aufträge zu generieren. Bei einem genaueren Blick auf den Verkaufsprozess innerhalb der Anwendung erkennen wir ein Muster, das dem zuvor beschriebenen Trichter ähnelt.

Wenn ein potenzieller Kunde auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen aufmerksam wird, wird er zu einem Lead, was das Vertriebsteam dazu veranlasst, sich mit ihm zu beschäftigen und ihn in eine Verkaufschance zu verwandeln. Der Ausgang dieser Interaktion bestimmt, ob diese Verkaufschance gewonnen oder verloren wird. Im besten Fall entwickelt sich der potenzielle Kunde von einem Interessenten zu einer wertvollen Ressource für Ihr Unternehmen.

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Wie man mit Dynamics 365 den Verkauf automatisiert und optimiert

Werfen wir nun einen genaueren Blick darauf, wie verschiedene Funktionen von Dynamics 365 Sales Ihnen und Ihren (potenziellen und bestehenden) Kunden in jeder Phase der Zusammenarbeit zugutekommen:

• Bewusstsein:
  • Lead-Erstellung durch Trigger: Bestimmte Aktionen (z. B. Klick auf ein CTA-Banner) lösen automatisch die Erstellung eines Leads im System aus.
  • Lead Management: Erfassen und verfolgen Sie Leads aus verschiedenen Quellen wie Webformularen, E-Mails und sozialen Medien.
  • Marketing-Integration: Integrieren Sie Dynamics 365 Marketing, um gezielte Kampagnen durchzuführen und deren Effektivität zu messen.
• Interesse:
  • Kundeneinblicke: Verwenden Sie KI-gestützte Einblicke, um das Verhalten und die Vorlieben der Kunden zu verstehen.
  • Interaktionen nachverfolgen: Verfolgen Sie Interaktionen mit potenziellen Kunden über E-Mails, Anrufe und Meetings.
• Überlegungen:
  • Opportunity Management: Verfolgen und verwalten Sie Verkaufschancen, einschließlich der Bedürfnisse der Kunden und vorgeschlagener Lösungen.
  • Wettbewerbsanalyse: Identifizieren und analysieren Sie Wettbewerber, um Ihre Verkaufsstrategie zu verbessern.
  • Automatisierte Kontoerstellung: Erstellen Sie beim Qualifizieren eines Leads automatisch Opportunities, Accounts und Kontakte.
• Entscheidung:
  • Sales-Pipeline:  Visualisieren und verwalten Sie Ihre Pipeline, um sicherzustellen, dass sich Chancen weiterentwickeln.
  • Angebote & Vorschläge: Erstellen und versenden Sie professionelle Angebote und Vorschläge an potenzielle Kunden. 
• Kauf:
  • Auftragsmanagement: Erstellen und verwalten Sie Verkaufsaufträge direkt im System.
  • Vertragsmanagement: Verwalten Sie Verträge und Vereinbarungen effizient.
• Bindung:
  • Integration mit Kundenservice: Nutzen Sie Dynamics 365 Customer Service für exzellenten Support nach dem Kauf.
  • Kundenfeedback: Sammeln und analysieren Sie Kundenfeedback, um Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. 

Business Value: Warum ein strukturierter Verkaufsprozess wichtig ist

In diesem Abschnitt nehmen wir etwas Abstand vom zuvor skizzierten Bild – von verschiedenen Verkaufsansätzen und deren Einfluss auf Ergebnisse – und blicken auf den Verkaufsprozess allgemein und im Kontext von Dynamics 365 Sales. Doch worin liegt der tatsächliche geschäftliche Nutzen eines strukturierten Verkaufsprozesses?

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Höhere Vertriebseffizienz

Das erste Stichwort im Zusammenhang mit der Sales-App ist Produktivität. Die App bietet Automatisierungsfunktionen und KI-Unterstützung, wodurch Vertriebler weniger Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen und sich mehr auf die Kommunikation mit Kunden konzentrieren können.

Zum Beispiel kann Copilot aus allen E-Mails und Gesprächen Highlights extrahieren und diese in Stichpunkten zusammenfassen – für Accounts, Leads, Opportunities usw.

Verbesserte Kundenbeziehungen

Dynamics 365 Sales hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden wahrgenommen und wertgeschätzt fühlen zu lassen – durch personalisierte Erlebnisse und detaillierte Informationen für spätere Verwendung.

Wenn Sie etwa die Sprachpräferenzen Ihrer Kunden kennen, können Sie E-Mails in ihrer Muttersprache versenden – das verbessert die Customer Experience.

Darüber hinaus können Sie alle Kommunikationen zwischen Kunde und Vertrieb an einem Ort einsehen – keine mühsame Suche mehr durch unzählige E-Mails. Auch hier kann Copilot Monate an Gesprächen in wenigen Stichpunkten zusammenfassen.

Bessere Umsatzprognosen

Genaue Pipeline-Analysen und Dateneinblicke ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen und Prioritäten richtig zu setzen. Mit Dynamics 365 Sales können Vertriebler mithilfe vorgefertigter Pipeline-Diagramme das Umsatzpotenzial in jeder Phase sehen und Schlüsseltrends sowie Verhaltensmuster identifizieren, die auf die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Deals hinweisen.

Skalierbarkeit für Wachstum

Standardisierte Verkaufsprozesse helfen Unternehmen dabei, effizient zu skalieren.
Wenn ein Kunde bereit ist, einen Preis zu prüfen oder einen Kauf abzuschließen, geht keine Zeit für die Vorbereitung verloren – das System erledigt diese automatisch. Wird ein Angebot als gewonnen markiert, erstellt die Anwendung direkt einen Auftrag und überführt den Kunden in Sekundenschnelle vom Verkauf zur Buchhaltung.

Fazit

Die Microsoft Dynamics 365 Sales App ist mehr als nur die Cloud-Nachfolge von Dynamics CRM. Mit integrierter Intelligenz, Office 365 Integration und einer Vielzahl weiterer Funktionen ist sie eine wirklich innovative Lösung, die weit über klassische Kundenbeziehungsverwaltung oder Vertriebsautomatisierung hinausgeht.

Wenn Sie die Vertriebsprozesse in Ihrem Unternehmen revolutionieren möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter. Unabhängig von Ihrer bevorzugten Vertriebsstrategie passt proMX das Erlebnis an Ihre Bedürfnisse an. Von Anfang an berücksichtigen wir Ihre Wünsche und erstellen sogar schon in der Demophase einen Prototyp, der speziell für Ihr Unternehmen konzipiert ist.

Kontaktieren Sie gerne proMX bei Fragen! Unsere erfahrenen Experten helfen Ihnen gerne weiter.