So funktioniert die Datenübertragung zwischen SAP und Microsoft Dynamics 365

In unserem vorherigen Artikel haben wir ein typisches Integrationsszenario zwischen SAP und Dynamics 365 vorgestellt und unsere Best Practices geteilt, die für die Entwicklung eines individuellen Business-Szenarios wichtig sind. Doch wie kommunizieren die beiden Systeme eigentlich miteinander und übertragen ihre Daten? Darauf möchten wir nun einen Blick werfen.

In diesem Beitrag gehen wir den Prozess Schritt für Schritt durch, erklären, welches System die Datenhoheit hat, zeigen verschiedene Übertragungswege auf und teilen bewährte Tipps zur Fehlervermeidung.

Lassen Sie uns den Prozess zunächst in vier leicht verständliche Schritte unterteilen:

Wie funktioniert die Datenübertragung?

1. Technische Voraussetzungen, Datenformate und Einschränkungen prüfen: Jedes System hat eigene Regeln dafür, welche Daten es akzeptiert (z. B. Pflichtfelder) und wie diese strukturiert sind. Wer diese Einschränkungen von Anfang an kennt, vermeidet spätere Fehler.

2. Datenfelder und Tabellen dokumentieren, die ausgetauscht werden sollen: Wenn klar ist, welche Datensätze und Felder synchronisiert werden müssen, landet die richtige Information auch am richtigen Ort.

3. Datenfluss und Trigger für die Synchronisation festhalten: Erfolgt die Aktualisierung in Echtzeit, nach Zeitplan oder bei bestimmten Ereignissen? Eine klare Definition verhindert unnötige Datenübertragungen und beide Systeme bleiben einheitlich.

4. Technisches Design auf Basis dieser Dokumentation/der vorherigen drei Schritte erstellen: Dieses Design bildet die Grundlage dafür, wie die Integration technisch umgesetzt wird.

💡 Wichtig: Binden Sie unbedingt Fachleute ein, die sowohl SAP als auch Dynamics 365 kennen. Ihr Know-how hilft dabei, eine praktische und zuverlässige Strategie für die Datenübertragung zu entwickeln und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Stammdatenverwaltung zwischen SAP und Dynamics 365: Wer besitzt die Daten?

Bei der Integration von SAP und Dynamics 365 ist es entscheidend zu wissen, welches System die „Hoheit“ über welche Daten hat. So wird sichergestellt, dass Aktualisierungen am richtigen Ort erfolgen. So funktioniert’s:

Einseitige Aktualisierung (führendes System)

Manche Systeme sind die primäre Quelle für bestimmte Daten. Das bedeutet: Das führende System sendet Aktualisierungen, das andere empfängt sie lediglich.

Beispiel: In der frühen Phase „besitzt“ Dynamics 365 die Daten potenzieller Kunden. Sobald der Interessent zum Kunden wird und in SAP angelegt wird, übernimmt SAP für bestimmte Felder die Datenhoheit. Diese Felder sind in Dynamics 365 dann nur noch lesbar und werden ausschließlich über eine einseitige Synchronisation aktualisiert.

Zweiseitige Aktualisierung

In manchen Fällen können beide Systeme dieselben Daten ändern. Zum Beispiel aktualisieren sowohl SAP als auch Dynamics 365 bestimmte Kundendetails. In solchen Fällen ist eine häufige Synchronisation notwendig, um Konsistenz zwischen den Systemen zu gewährleisten.

💡 Hinweis: Wenn die Synchronisation nicht schnell oder zuverlässig genug erfolgt, können die beiden Systeme vorübergehend unterschiedliche Informationen anzeigen.

Datenübertragung: Massendaten oder Einzel-Datensatz?

Sobald klar ist, welches System die Datenhoheit besitzt, steht die nächste Entscheidung an: Wie sollen die Daten zwischen Dynamics 365 und SAP übertragen werden? Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: die Übertragung von Massendaten oder die Übertragung einzelner Datensätze. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile – die Wahl hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Massendatenübertragung (bulk transmission)

Massendatenübertragung bedeutet, dass eine große Menge an Daten auf einmal gesendet wird – zum Beispiel die Aktualisierung dutzender Firmendatensätze in einem Durchgang statt einzeln.

SAP (das empfangende System) muss dabei erkennen können, welche Datensätze sich seit dem letzten Update verändert haben; das erhöht die technische Komplexität. Außerdem muss SAP in der Lage sein, große Datenpakete zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Pakete (auch „Messages“ genannt) enthalten alle aktualisierten Informationen und sind deutlich größer und komplexer als Einzel-Datensatz-Updates.

Nach dem Versand erhält Dynamics 365 (das sendende System) eine Rückmeldung von SAP, ob jeder Datensatz erfolgreich verarbeitet wurde.

Einzel-Datensatzübertragung (single-record transmission)

Einzel-Datensatzübertragung bedeutet, dass jeweils ein Datensatz übertragen wird – zum Beispiel die Aktualisierung eines einzelnen Kunden- oder Firmeneintrags direkt nach einer Änderung.

Dieser Ansatz ist einfacher. Sobald sich etwas in Dynamics 365 (dem sendenden System) ändert, kann ein Plug-in sofort die Aktualisierung auslösen und an SAP (das empfangende System) senden. So bleibt die Datenlage ohne Verzögerung synchron.

💡 Kurz gesagt: Verwenden Sie die Massendatenübertragung, wenn große Datenmengen auf einmal aktualisiert werden müssen. Die Einzel-Datensatzübertragung eignet sich für Echtzeit-Updates und eine einfache, schnelle Datenverarbeitung, besonders bei zeitkritischen Informationen.

Drei Tipps zur Fehlervermeidung bei der Datenübertragung

Bevor Sie Daten zwischen SAP und Microsoft Dynamics 365 übertragen, sollten Sie sicherstellen, dass die Informationen korrekt, relevant und nicht doppelt vorhanden sind. Stellen Sie sich dazu diese drei Fragen:

Sind die Daten gültig?

Wenn ein Datensatz bestimmte Regeln nicht erfüllt (z. B. ein Pflichtfeld ist leer oder ein Feld enthält einen ungültigen Wert), sollte er nicht übertragen werden.

Hat sich etwas geändert?

Wenn das Zielsystem Teilaktualisierungen unterstützt, müssen nicht jedes Mal alle Daten gesendet werden (z. B. nur ein aktualisiertes Feld im Kundenstammsatz statt des gesamten Datensatzes). Prüfen Sie, was bereits vorhanden ist, und senden Sie nur die Änderungen. Das spart Zeit und Systemressourcen.

Existiert der Datensatz bereits?

Wenn beide Systeme die eindeutigen IDs des jeweils anderen kennen, lässt sich leicht erkennen, ob ein neuer Datensatz erstellt oder ein bestehender aktualisiert werden muss. Dies lässt sich auch über spezielle „Status“- oder „Flag“-Felder steuern. Diese Flags können eine Synchronisation auslösen, wenn der Datensatz noch nicht übertragen wurde oder sich seit der letzten Synchronisation verändert hat.

Fazit

Wer versteht, wie Daten zwischen SAP und Dynamics 365 fließen, die Datenhoheit klar definiert, die passende Übertragungsmethode wählt und die Daten vor dem Versand validiert, erhält einheitliche Daten und eine hohe Datenqualität.

Eine erfolgreiche Integration erfordert jedoch Fachwissen auf beiden Seiten. Damit Ihr Projekt reibungslos läuft und sich um Ihre Anforderungen auch wirklich gekümmert wird, sprechen Sie mit den Integrationsspezialisten von proMX. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Sie unterstützen können!