Warum sich Microsoft Dynamics 365 perfekt für KMUs eignet

Wann ist zuletzt ein Tag vergangen, an dem Sie nicht das Wort „Digitalisierung” gehört haben? Fast jeder Bereich des täglichen Lebens ist von diesem Thema eingenommen – vom Gesundheitswesen über Regierungen bis zur Unterhaltungsindustrie. Und allen voran: das Geschäftsleben.

Mittlerweile hat so gut wie jedes Unternehmen erste Digitalisierungsschritte getan. Aber zwischen Großunternehmen und kleinen und mittelständischen Betrieben gibt es nach wie vor große Unterschiede. Was wahrhafte digitale Transformation angeht, sind KMUs weitaus zaghafter.

Überraschend ist das nicht. KMUs stehen schließlich weniger Ressourcen zur Verfügung. Ihre Budgets sind eingeschränkter, die Teams kleiner und das IT-Know-how weniger ausgeprägt. Deshalb fällt es ihnen schwerer, passende Software zu finden – egal ob es sich um eine ERP-, CRM- oder Projektmanagement-Lösung handelt.

Kleine Unternehmen, große Herausforderungen

Gerade KMUs können jedoch erheblich von der Transformation ihres Geschäfts durch digitale Technologie profitieren. Werfen wir zunächst einen Blick auf ihre drängendsten Probleme:

•   Ineffizienz

  • Kleinere Unternehmen nutzen oftmals keine auf sie zugeschnittene Tools, sondern eben jene, die schon vorhanden sind. So kommt es etwa zu der weitverbreiteten Methode, Datenbanken in Microsoft-Excel-Tabellen zu verwalten.
  • Außerdem ist ihre IT-Infrastruktur oft von Medienbrüchen gekennzeichnet, weil für unterschiedliche Zwecke verschiedene Lösungen genutzt werden. Das zwingt Mitarbeiter von einer Software zur nächsten zu springen. So entstehen ineffiziente Prozesse, die es nicht einfach machen, alle Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit abzuarbeiten.

•   Datensilos

  • Datensilos und mangelnde Transparenz sind altbekannte Probleme für KMUs. Nicht selten häufen MitarbeiterInnen während ihrer Zeit im Unternehmen große Expertise zu Prozessen, Kunden oder Produkten an. Nur findet sich dieses Wissen nirgendwo, außer in ihren Köpfen. Es gibt ein Problem mit einem Kunden, während sich die zuständige Person im Urlaub befindet? Tja. Und falls diese Fachleute eines Tages aus dem Unternehmen ausscheiden, ist ihr Know-how unwiderruflich verloren.

•   Ungeeignete Software

  • Selbst wenn die Bereitschaft besteht, in IT zu investieren, ist das oftmals gar nicht so einfach. Geläufige ERP- oder CRM-Systeme sind für KMUs häufig zu teuer, vor allem wenn der Funktionsumfang den eigentlichen Bedarf übersteigt. Warum sollte man gutes Geld für Funktionalität ausgeben, die man gar nicht benötigt?
  • Oft liegt aber auch das gegenteilige Problem vor: Die Software kann die Anforderungen nicht erfüllen. Viele Lösungen sind für bestimmte Branchen oder Unternehmen mit speziellen Anforderungen schlicht nicht geeignet.

Was ist Microsoft Dynamics 365?

Seit Herbst 2016 gibt es eine Software, die diesen Problemen ein Ende setzen kann. Microsoft Dynamics 365 setzt sich aus neun intelligenten, cloud-basierten Unternehmens-Apps zusammen, die sowohl einzeln als auch in Kombination miteinander verwendet werden können. Jede Anwendung widmet sich einem bestimmten Geschäftsbereich, wie Vertrieb, Projektmanagement oder Personalverwaltung. Dank des sogenannten Common-Data-Models, funktionieren sie nahtlos miteinander und können auf die gleichen Daten zugreifen, was die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht. Alle Anwendungen können auch mit anderen Microsoft-Produkten integriert werden, darunter Office 365 und Power BI.

Obwohl die einzelnen Apps sehr umfangreich sind und viel Funktionalität bieten, sind sie doch sehr allgemein gehalten. Das sollte jedoch niemanden abschrecken. Denn Teil des Dynamics-365-Konzepts ist, dass jede Anwendung durch Dritt-Anbieter-Apps erweitert werden kann. So können sie durch länder- oder branchenspezifische Funktionen erweitert werden.

Vorteile von Dynamics 365 für KMUs

Hört sich nach einer tollen Lösung an, oder? Doch damit ist ja noch lange nicht gesagt, dass sich die Lösung für Ihr Unternehmen eignet. Hier sind einige Gründe, warum sich Microsoft Dynamics 365 perfekt für KMUs eignet:

•   Sie bezahlen nur für was sie benötigen

  • Sie suchen lediglich nach einer Lösung zur Vertriebsautomatisierung? Holen Sie sich Dynamics 365 for Sales. Sie wollen Vertrieb und Marketing besser aufeinander abstimmen? Setzen Sie zudem Dynamics 365 for Marketing ein.
  • Generell kann jede App separat erworben werden. Sollten Sie mehrere Module in Kombination miteinander verwenden wollen, ist es ratsam (und kosteneffizienter) einen sogenannten Plan, also ein Paket an Apps, zu erwerben. Der „Customer Engagement Plan” zum Beispiel beinhaltet Dynamics 365 for Sales, Dynamics 365 for Customer Service, Dynamics 365 for Project Service Automation und Dynamics 365 for Field Service.

•   Die Lösung kann mit Ihrem Unternehmen wachsen

  • Mit Dynamics 365 können Sie klein starten und in Ihrem eigenen Tempo wachsen. Fangen Sie mit einer App an und fügen Sie weitere hinzu, wann immer Sie wollen.
  • So vermeiden Sie eine der häufigsten Fallen, in die Unternehmen bei Digitalisierungsprojekten gerne tappen: sich zu viel auf einmal aufzubürden.

•   Sie können jede App an Ihre Anforderungen anpassen

  • Wenn man sich den Umfang der einzelnen Dynamics-365-Apps ansieht, kann man sich nur schwer vorstellen, dass ein Unternehmen Funktionalität vermissen könnte. Aber natürlich hat jede Firma ihre eigenen, individuellen Anforderungen. Manchmal sind es auch landesspezifische gesetzliche Anforderungen, die im System nicht berücksichtigt werden.
  • Zwar können die Anwendungen individuell angepasst werden, aber das mag nicht immer ausreichen. Drittanbieter-Lösungen schaffen hier Abhilfe. proMX bietet zum Beispiel Projektmanagement-Add-ons für Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation an. Außerdem gibt es Apps, die speziell die Bedürfnisse bestimmter Branchen berücksichtigen.

•   Ihre Infrastrukturkosten fallen weg

  • Ein weiterer Grund für das Zögern von KMUs bei der Digitalisierung sind die enormen Kosten, die etwa mit der Implementierung eines ERP-Systems einhergehen. Solche Software ist nicht nur teuer, sondern zieht auch erhebliche Infrastrukturkosten mit sich. Server- und Datenbanklizenzen sowie zusätzliche Hardware müssen erworben werden.
  • Mit Microsoft Dynamics 365 zahlen Sie nur noch für Lizenzen (die Anzahl können Sie dank des SaaS-Prinzips flexibel monatlich an Ihren Bedarf anpassen). Damit fallen viele der Kosten, die beim Betrieb eines On-Premises-Systems entstehen, weg.

•  Sie können Office 365 und andere Microsoft-Produkte integrieren

  • Vermutlich verwenden Sie bereits Office 365. Als Microsoft-Produkt lässt es sich natürlich perfekt mit den Anwendungen der Dynamics-365-Reihe integrieren. Zum Beispiel können Sie so Ihre E-Mails in Outlook nachverfolgen, durch Klick auf eine Telefonnummer in einem Dynamics-365-Datensatz direkt über Skype4Business den Kontakt anrufen oder SharePoint einsetzen, um Ihren Speicherplatz zu reduzieren.
  • Für andere Microsoft-Produkte, darunter Power BI, gibt es ähnliche Möglichkeiten.

Was kostet das Ganze?

Jetzt fragen Sie sich vermutlich: „Kann sich mein Unternehmen eine solch ausgeklügelte Software überhaupt leisten?“

Was sprechen also die Zahlen? Die Preise für einzelne Apps unterscheiden sich. Dynamics 365 for Talent ist mit monatlich knapp 34 € pro Benutzer die günstigste Anwendung.

Der „Customer Engagement Plan“, der die Apps Sales, Customer Service, Project Service Automation, Field Service und Marketing beinhaltet, liegt bei 97 €. proMX bietet diesen Plan jedoch schon für 52 € an. Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, um mehr über dieses Angebot zu erfahren.

Auch wichtig zu wissen ist, dass es verschiedene Arten von Benutzern gibt: Vollbenutzer und zusätzliche Benutzer. Letztere können Daten lesen und bestimmte Aufgaben erledigen, aber haben insgesamt weniger Berechtigungen. Entsprechend sind Lizenzen für diese Benutzer kostengünstiger.

Klingt kompliziert? Keine Sorge, unsere Experten nehmen sich gerne Zeit für Ihre Fragen. Setzen Sie sich gleich mit Ihnen in Verbindung!

Mehr über jede Dynamics-365-App erfahren Sie auf unseren Produktseiten, wo Sie auch kostenlose Demos anfordern können.