Power BI overview
8 Dez 2020 (Aktualisiert am: 14 Jan 2021)

Ein Unternehmen, in dem keine Daten generiert werden? Gibt’s nicht. Unternehmen, die zwar Daten haben, aber niemanden, der sie aufbereiten kann und Entscheidungen mehr auf gut Glück als auf Faktenbasis treffen? Sie können sich die Antwort denken. Aber kennen Sie auch die Lösung dieses Dilemmas? Wir stellen sie Ihnen vor: Microsoft Power BI.

Power BI ist nicht nur ein Tool für Analysten oder Controller. Weil es so einfach zu verwenden ist, befähigt es prinzipiell alle MitarbeiterInnen eines Unternehmens dazu, Daten in Berichten aufzubereiten und mit Hilfe von Visualisierungen zu verstehen oder für andere verständlich zu machen.

Die vielen verschiedenen Datenquellen, die mit Power BI verbunden und die zahlreichen Grafiken, die erzeugt werden können, machen eine datenbasierte Entscheidungsfindung in sämtlichen Unternehmensbereichen möglich. Microsoft nennt das „die Lücke zwischen Daten und Entscheidungsfindung“ schließen.

Aber zuvor muss man erstmal verstehen, was Microsoft Power BI überhaupt ist, wie es funktioniert und was es kann.

Was ist Microsoft Power BI?

Power BI ist der Name für eine Reihe von Anwendungen, Diensten und Konnektoren, mit der Organisationen Daten verständlich und visuell ansprechend aufbereiten können. Diese Daten können aus den verschiedensten Quellen stammen und selbst von Business-Intelligence-Laien schnell und einfach visualisiert werden. Die Ergebnisse können anschließend mit anderen Personen in der Organisation geteilt oder anderswo eingebettet werden.

Power BI kann am Desktop, im Browser sowie auf mobilen Geräten verwendet werden.

Es ist eine von vier Anwendungen der Microsoft Power Platform, die es Personen ermöglicht, ohne Programmierkenntnisse Geschäftsanwendungen zu entwickeln, Chatbots zu erstellen, Aufgaben zu automatisieren und eben Daten aufzubereiten.

Komponenten von Power BI

Power BI besteht aus mehreren miteinander verknüpften Komponenten, die – je nach Bedarf und Rolle des Nutzers im Unternehmen – einzeln oder in Kombination verwendet werden können.

Power BI Desktop

Power BI Desktop ist eine kostenlose Desktopanwendung. Mit ihr können Sie Verbindungen zu Ihren Daten herstellen. Die möglichen Quellen sind nahezu unbegrenzt. Anschließend können Sie diese Daten transformieren (d. h. in das richtige Format bringen), mit dynamischen Abfragen filtern und visualisieren. Dies stellt die Basis für Ihre Reports dar.

Die Desktopversion von Power BI ist unabdinglich, um Berichte zu erstellen.

Power BI-Dienst

Beim Power BI-Dienst handelt es sich um eine Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendung, er wird also im Browser aufgerufen. Er wird oft auch Power BI Online genannt. Hier können Sie Dashboards mit verschiedenen Kacheln erstellen, die ausgewählte Informationen und Grafiken auf einer Seite bündeln.

Dieser Dienst ermöglicht Ihnen, Berichte mit anderen Personen in Ihrer Organisation zu teilen. Schließlich können diese nicht auf Ihre Berichte aus dem lokalen Power BI Desktop zugreifen.

Im Power BI-Dienst können genauso wie in der Desktop-Version Datenverbindungen hergestellt und Daten modelliert werden. Allerdings ist diese Funktion hier etwas eingeschränkter.

Power BI-Desktop und Power BI-Dienst haben eine Reihe der gleichen Funktionen, darunter Berichterstellung, Visualisierung und Filtern von Daten. Beide haben aber auch spezifische Funktionalitäten. Bei der Desktop-Anwendung sind das etwa die Transformierung und Strukturierung von Daten, im Dienst u. a. Dashboards und paginierte Berichte.

Mobile Power BI Apps

Mit Mobile Power BI Apps können Sie Dashboards und Berichte auf mobilen Windows-, iOS- und Android-Geräten anzeigen. So haben Sie ortsunabhängig stets Zugriff auf Echtzeitdaten.

 Power BI DesktopPower BI-DienstMobile Power BI Apps
Verwendunglokalonlinemobil
ZweckDaten verbinden
Datenmodelle erstellen
Berichte erstellen
Daten visualisieren  
Dashboards erstellen
Berichte freigeben
Dashboards ansehen  
ZielgruppeBereichsleiterInnen
DatenanalystInnen
Business-Intelligence-ExpertInnen
UnternehmensmitarbeiterInnen
potenziell ein breites Publikum (z. B. durch Einbindung auf Website)
mobile User

Neben diesen drei Grundkomponenten von Power BI gibt es zwei weitere optionale Bausteine:

Power BI Report Builder

Mit dem Report Builder können paginierte Berichte erstellt und im Power BI-Dienst freigeben werden.

Power BI-Berichtsserver

Falls Sie eine On-Premises-Lösung benötigen, können Sie in Power BI Desktop erstellte Berichte auf dem lokalen Power BI-Berichtsserver veröffentlichen. Somit liegen die Daten innerhalb der Firewall Ihres Unternehmens und nicht in der Cloud.

Vorteile von Power BI

Die Verwendung dieses Business-Intelligence-Tools beschleunigt die Auswertung von Big Data und führt langfristig zur Risikominimierung und Ertragssteigerung.  Es ermöglicht Unternehmen, Entwicklungen in Echtzeit beobachten, statt sie sich im Nachhinein fallende Kurven anzusehen und zu wundern, warum man nicht früher eingegriffen hat, um diese zu korrigieren. Deshalb sind Business-Intelligence-Lösungen so nützlich.

Power BI sind folgende Vorteile:

  • einfaches Verbinden und leichte Verwendung von Daten
  • intuitive Verwendung auch für Anfänger
  • Analysen auf jedem Gerät und von jedem Ort aus möglich
  • Warnungen, wenn sich Daten ändern
  • schnell einsatzbereit, kein IT-Knowhow nötig
  • Integration anderer Systeme möglich
  • kostengünstiger Einstieg in Business Intelligence

Datenquellen

In Power BI können Sie Daten aus über 200 verschiedenen Quellen verwenden. Dazu zählen:

  • lokale Dateien
  • Datenbanken
  • Power Platform
  • Azure
  • Onlinedienste (OneDrive, SharePoint etc.)
  • andere Datenquellen

Visualisierungsmöglichkeiten

Für alle, die sich nicht als Excel-Cracks bezeichnen würden, sind nackte Zahlen nicht immer eine ausreichende Entscheidungsgrundlage. Sie müssen sie im Kontext sehen, um sie richtig einordnen zu können, um Besonderheiten festzustellen und Anderen Zusammenhänge besser erläutern zu können. Power BI ist da genau das Richtige. Das Tool kennt nämlich nicht nur Kuchen- und Säulendiagramme. Zu den möglichen Visualisierungen in Power BI zählen unter anderem auch diese:

Mit Power BI arbeiten

Power BI ist nicht nur ein Tool für Analystinnen und Zahlenzauberer (das zeigt sich auch daran, dass man Berichte via Sprachabfrage erstellen lassen kann). Es gibt vielerlei Einsatzszenarien in den verschiedensten Unternehmensbereichen:

VertriebsmitarbeiterInnen können über die mobile App unterwegs Entwicklungen hinsichtlich Leads und der Sales Pipeline verfolgen. Die Personalabteilung kann den monatlichen Krankenstand vergleichen. Die Buchhaltung behält den Überblick über überfällige Rechnungen. Und die Geschäftsleitung kann auf einem Dashboard Details aus sämtlichen Bereichen jederzeit abrufen.


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