Webinare mit Microsoft Teams und Dynamics 365 Marketing

Die Event-Features von Microsoft Teams haben eine aufregende Reise hinter sich – die wahrscheinlich noch lange nicht vorbei ist.

Lange wurden Events ausschließlich in Microsoft Teams geplant, ehe die Planung auch in Microsofts Geschäftsanwendungen möglich war – ein großer Schritt. Inzwischen haben Eventmanager*innen, je nach Anforderungen, die Freiheit, alle Arten von Online- und Offline-Events sowie gemischten Veranstaltungen durchzuführen.

Kurzum: Microsoft arbeitet durchgehend an neuen Eventfunktionen, und Teams hält eine Reihe spannender Features bereit, u. a. Teams-Webinare. Sie vereinfachen die Planung und Durchführung qualitativer Veranstaltungen auch für (bislang) weniger erfahrene Eventmanager*innen.

Teams-Webinare ergänzen Ihre Marketing-Routine perfekt. Sie treffen die goldene Mitte zwischen Teams Meetings, der einfachsten Art von Events, und den umfassenderen Teams Live Events, die Sie mit Drittlösungen kombinieren können (z. B. um das Event aufzuzeichnen).

Eine besondere Stärke von Teams-Webinaren ist die Lead-Generation, die Sie bei der Sammlung von Leads unterstützt und Ihnen detaillierte Statistiken von Event-Teilnehmer*innen zur Verfügung stellt.

Bevor wir allerdings näher auf die Lead-Generation in Teams-Webinaren eingehen, wollen wir uns alle möglichen Einstellungen zunächst genauer ansehen.

Was sind Teams-Webinare?

Teams-Webinare sind strukturierte Meetings, in denen Moderator*innen und Teilnehmer*innen klare Rollen zugeteilt bekommen. Ein Hauptunterschied zwischen Teams-Webinaren und Teams-Meetings ist, dass Webinare eine Registrierung zulassen und für Interaktionen ausgelegt sind, während Live-Events in der Regel für reine Übertragungen gedacht sind.

• Bis zu 1000 Teilnehmer*innen in einem Meeting
• Mehr als 1000 Teilnehmer*innen treten im Zuschauermodus bei -> möglich sind bis zu 10.000 Zuschauer*innen (derzeit 20.000 aufgrund von COVID-19)
• Umfragen mit Microsoft Forms können für Gäste durchgeführt werden

Wie Sie ein Teams Webinar mit Dynamics 365 Marketing planen

Erstellen Sie das Webinar in der Microsoft-Teams-App oder nutzen Sie Dynamics 365 Marketing, um die Veranstaltung durchzuführen.

Beide Werkzeuge stellen Ihnen die folgenden Einstellungen zur Auswahl:

Wir schlagen folgende Einstellungen vor:

• Deaktivieren Sie die Mikrofone aller Teilnehmer*innen (Sie können sie jederzeit individuell aktivieren/deaktivieren)
• Deaktivieren Sie die Kameras aller Teilnehmer*innen (Sie können sie jederzeit individuell aktivieren/deaktivieren)
• Webinar automatisch aufzeichnen (so sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie vergessen, die Aufnahme manuell zu starten)
• Dashboard-Zugang für Registrierungs- und Teilnahmedaten
• Code, um dem Meeting beizutreten

Teams-Webinare lässt Sie zudem ein Registrierungsformular erstellen, ohne, dass Sie dafür einen Webentwickler in Anspruch nehmen müssen. Das beschleunigt die Eventplanung ungemein. Das Formular können Sie denkbar einfach Ihren Anforderungen anpassen:

Sobald sich Teilnehmer*innen registrieren, kümmert sich Dynamics 365 Marketing um den Rest der Customer Journey: die Segmentierung, die Teilnehmer*innen-Journey (Willkommens- und Danke-E-Mails sowie Informationen vor und nach der Veranstaltung) und Umfragen.

Bei Veranstaltungen, die Sie in Dynamics 365 Marketing planen, speichert das Tool alle Teilnehmer*innen an einem Ort, sortiert sie (bestätigte oder unbestätigte Anmeldungen), erstellt automatisch Leads und erstellt Segmente für zukünftige Kampagnen.

Alles, was Sie jetzt noch tun müssen, ist Werbung für Ihr Event zu schalten, um so viele Zuschauer*innen wie möglich für sich zu gewinnen!

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Möglicherweise müssen Sie das nächste Event in Ihrem Unternehmen allein organisieren? Microsoft Teams (und Dynamics 365 Marketing) greift Ihnen dabei bestmöglich unter die Arme und erleichtert Ihnen die Arbeit.

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Ihnen als Admin sowie Ihren Teilnehmer*innen stehen eine ganze Reihe von Optionen zur Verfügung:

• Zeitbegrenzungen für Breakout Rooms
• Reaktionen auf Nachrichten anzeigen lassen
• Teilnehmer*innen können dem Event nach Start nicht mehr beitreten
• Zugriff auf verschiedene Apps während des Events (z. B. Dateien, Videos)
• Verschiedene Moderator*innen hervorheben

Ist die Veranstaltung erst einmal vorbei, erhalten Sie Zugriff auf alle wichtigen Daten: einen Teilnehmer*innenbericht und eine Videoaufzeichnung. Die Vorteile des Teams-Webinars-Reports überwiegen gegenüber dem Reporting nach einem Teams-Live-Event:

Sie erhalten mehr Informationen über die Teilnehmer*innen und haben weniger anonyme Benutzer*innen.

Sie erfahren mehr darüber, wie lange Teilnehmer*innen an ihrer Veranstaltung teilnehmen; auf diesen Informationen basierend können Sie Ihre Eventthemen und Eventstruktur künftig verbessern.

Außerdem wird Ihre Zielgruppe die Aufnahme der Veranstaltung auf Ihrem YouTube-Kanal zu schätzen wissen!

Teams-Webinare: Alle Vorteile auf einen Blick

• Leichte und schnelle Organisation
• Leicht anpassbar
• Kompatibel mit Dynamics 365 Marketing
• Teilnehmer*innenbericht liefert detaillierte Statistiken für die Leadgenerierung sowie Verbesserungsvorschläge

Im Marketing bleibt uns meist wenig Zeit, in der wir trotzdem so viele Ergebnisse wie möglich abliefern müssen. Teams-Webinare eignen sich deshalb bestens für mehrere Dinge gleichzeitig: Sie generieren Video-Content, sammeln Leads, zeigen Ihr Wissen oder interagieren mit Ihrer Zielgruppe. Das alles lässt sich leicht organisieren und managen und zeigt wieder einmal: Automatisierung ist alles.

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