4 Funktionen in D365 Project Operations, die Sie kennen sollten

Seit Dynamics 365 Project Operations im Oktober 2020 auf den Markt kam, bekam die Lösung bereits einige Updates und bestehende Features wurden verbessert oder erweitert.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen vier Funktionen vor, die sich projektorientierte Unternehmen genauer ansehen sollten.

Um die Vorteile zu verdeutlichen, stellen wir uns je ein Szenario mit dem fiktiven Unternehmen Bricks vor. Bricks vereint alle Bereiche eines Bauunternehmens unter einem Dach, mit Ausnahme von Elektroinstallationen.

Funktion 1: Unterauftragsverwaltung 

Diese Funktion wurde von Project-Opertations-Nutzer*innen sehnlichst erwartet. Momentan ist sie nur für Lite Deployment verfügbar, aber ab April/Mai 2022 wird sie für alle Bereitstellungszenarien zur Verfügung stehen.

Was beinhaltet die Funktion?

Die Funktion zur Unterauftragsverwaltung bietet die Möglichkeit, Verträge mit externen Dienstleistern, also Subunternehmen, direkt in Project Operations aufzusetzen. Sie können die Konditionen der Zusammenarbeit mit Subunternehmen und die Preisliste anlegen. Letztere enthält die jeweiligen Stundensätze aller für das Projekt relevanten Rollen der ‚Subunternehmensressourcen‘. Damit ist die Grundlage geschaffen, Subunternehmen zu bestehenden Projekten hinzuzufügen.

Es ist auch möglich, Mitarbeitende des Subunternehmens, die an Ihren Projekten beteiligt sind, als buchbare Ressourcen zu diesen hinzuzufügen. Das bedeutet, Sie können ihre Rollen hinsichtlich des Projektes festlegen und ihnen Aufgaben zuteilen, als wären sie Teil Ihrer Organisation. Die Stundensätze für diese ‚Subunternehmensressourcen‘ gehen aus der Preisliste hervor, die im Unterauftrag festgelegt sind.

Wozu ist dies nützlich?

Die meisten Unternehmen, die Projektarbeit bewerkstelligen, engagieren Subunternehmen. Besonders bei komplexen Projekten, die eine Reihe unterschiedlicher Schritte und Fähigkeiten bedürfen, kommen die meisten Organisationen nicht umhin, Fachfirmen einzubeziehen.

Kommunikation und Kollaboration funktionieren wesentlich einfacher, wenn alle Beteiligten in einer Anwendung zusammenarbeiten. Als buchbare Ressourcen können die ‚Subunternehmensressourcen‘ ihre Zeiten genauso erfassen wie interne Mitarbeitende. Das ist nicht nur bequemer für sie und die Projektmanager*innen, sondern erleichtert auch die Rechnungsstellung. Denn für gewöhnlich ist es Kund*innen einerlei, wer außer der beauftragten Firma noch an einem Projekt beteiligt war; sie möchten eine gebündelte Rechnung, auf der alle Kostenstellen einzusehen sind.

Beispielszenario:
Bricks wurde beauftragt, ein Wohnhaus, eine Garage und eine Gartenlaube zu errichten. Das Unternehmen hat eigene Fachleute für alles, außer die Installation der Elektrik. Dank des neuen Features kann Bricks direkt in Dynamics 365 Project Operations einen Vertrag mit einem Elektriker aufsetzen und die Fachleute unmittelbar in das Projekt einbinden – ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Die Kundin bemerkt die Mitarbeit einer dritten Partei erst beim Blick auf die Rechnung.

Vorzüge der Unterauftragsverwaltung:

• Verbesserte Zusammenarbeit mit Subunternehmen
• Einfache Zeiterfassung für externe Projektmitglieder
• Vereinfachte Rechnungsstellung

Funktion 2: Aufgabenbasierte Abrechnung

Von der aufgabenbasierten Abrechnung profitieren sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer, da diese Funktion hilft, übersichtliche und professionelle Rechnungen zu erstellen.

Was beinhaltet die Funktion?

Projektbasierte Organisationen vereinbaren oft unterschiedliche Abrechnungsarten für verschiedene Projektphasen mit ihren Kund*innen. Die üblichsten sind die Abrechnung eines Festpreises und die Abrechnung nach tatsächlichem Materialverbrauch und Arbeitsaufwand (Stunden).

Aufgabenbasierte Abrechnung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben mit Angebots- oder Vertragszeilen zu verknüpfen. So können beliebig viele Positionen mit einem Festpreis und weitere nach tatsächlichem Materialverbrauch und Arbeitsaufwand abgerechnet werden.

Für die Zeiteinträge zu den Aufgaben gelten die jeweils vereinbarten Bedingungen: Die Aufgaben, die zur Abrechnung nach Materialverbrauch und Arbeitsaufwand gehören, werden je nach Stundensatz der Ressource auf der Rechnung abgebildet. Bei den Aufgaben, die mit der Festpreis-Abrechnung verknüpft sind, hingegen, ignoriert das System Arbeitsstunden und Rollen.

Neben der Art der Abrechnung ist auch die Häufigkeit festgelegt. Das heißt, der Festpreis wird abgerechnet, sobald ein bestimmter Meilenstein erreicht ist, während die Abrechnung für Materialverbrauch und Arbeitsaufwand regelmäßig erfolgt, z. B. immer am Monatsende.

Wozu ist dies nützlich?

Die Funktion hilft, Fehler und Verwirrung bei der Abrechnung zu vermeiden, da alle Zeiteinträge von Projektmitgliedern eindeutig mit der richtigen Abrechnungsmethode verknüpft sind.

Beispielszenario:
Bricks und ihre Kundin vereinbarten jeweils Festpreise für die Erstellungen von Blaupausen:  Betrag X für das Wohnhaus, Betrag Y für die Garage und Betrag Z für die Gartenlaube. Die tatsächlichen Bauarbeiten sollten gemäß Arbeitsaufwand und Materialverbrauch abgerechnet werden.

Folglich sind alle Arbeitsstunden zur Erstellung einer Blaupause für das Wohnhaus mit Betrag X abgedeckt, alle für die Anfertigung einer Blaupause der Garage mit Betrag Y und die benötigten Stunden für die Blaupause der Gartenlaube mit Betrag Z – ganz egal wie lange dies jeweils dauert. Die übrigen Projektaufgaben werden nach realen Arbeitsstunden und Materialkosten abgerechnet. Die Mitarbeitenden müssen ihre Zeiten lediglich auf die richtigen Aufgaben buchen und die korrekten Kostenstellen erscheinen automatisch auf der Rechnung.

Vorzüge der aufgabenbasierten Abrechnung:

• Übersichtliche, professionelle Rechnungen
• Weniger Fehler bei der Abrechnung

Funktion 3: Mehrere Projekte in einem Vertrag festhalten

In früheren Versionen von Dynamics 365 Project Operations konnten Nutzer*innen Angeboten nur zwei Zeilen hinzufügen: eine zur Abrechnung nach Festpreis und die andere zur Abrechnung gemäß Arbeitsaufwand und Materialverbrauch. Besonders Unternehmen, die komplexe Projekte bewerkstelligen, versuchten diese Beschränkung mit Workarounds und Systemanpassungen zu umgehen.

Was beinhaltet die Funktion?

Microsoft erkannte die Notwendigkeit, die Möglichkeiten des Systems auszuweiten und die Lösung hinsichtlich Vertragsgestaltung flexibler zu machen. So kann ein einziger Vertrag oder ein einziges Angebot nun so viele Projekte wie nötig enthalten.

Wozu ist dies nützlich?

Die Option, einem Vertrag mehrere Zeilen hinzuzufügen, gestattet es Unternehmen, verschiedene Projekte desselben Kunden auf einmal abzurechnen. Das bedeutet weniger Verwaltungsaufwand für Auftragnehmer und Auftraggeber.

Auch sind Projekte für beide Seiten leichter zu überblicken, wenn sie alle in einem detaillierten Vertrag zusammengefasst sind, als wenn es für jedes einzelne Projekt desselben Kunden einen eigenen Vertrag gibt.

Beispielszenario:
Unsere Kundin beauftragt Bricks ein Wohnhaus, eine Garage und eine Gartenlaube zu bauen. Dank der Möglichkeit beliebig viele Projekte in einem Vertrag zu vereinen, müssen Bricks und die Kundin nur einen einzigen Vertrag unterzeichnen anstatt dreien – einen für jedes Unterprojekt.

Vorzüge mehrerer Projekte in einem Vertrag:

• Weniger Dokumente
• Transparentere und umfassendere Verträge
• Bequemer für Kund*innen

Funktion 4: Modern Approvals

Die Funktion des Freigebens von Zeiteinträgen in Dynamics 365 Project Operations und Project Service Automation wurde aktualisiert und heißt nun Modern Approvals.

Was beinhaltet die Funktion?

Alle Zeiteinträge, die Projektmanager*innen freigegeben – oder ablehnen – werden in der neuen Funktion in sogenannten Approval-Sets zusammengefasst. Ein Set besteht aus mehreren Zeiteinträgen desselben Projektes und mit demselben Status, also freigegeben, abgelehnt oder zurückgeholt. Aus wie vielen Einträgen ein Approval-Set besteht, entscheiden Sie selbst, indem Sie einen Schwellenwert festlegen; Microsoft empfiehlt fünf.

Das erste Approval-Set wird synchron verarbeitet. Die restlichen Zeiteinträge werden im Hintergrund asynchron verarbeitet. Der Vorteil: Einträge, die asynchron verarbeitet werden, blockieren nicht den Prozess und verschwinden vom Bildschirm der bearbeitenden Person. Außerdem versucht das System bei der asynchronen Verarbeitung immer wieder fehlgeschlagene Einträge erneut freizugeben.

Wozu ist dies nützlich?     

Zum einen verbesserte das Update die Funktion insofern, als das nun in der Regel alle Zeiteinträge beim ersten Versuch freigegeben – oder abgelehnt – werden. Wenn dem nicht so ist, versucht das System mehrmals, einen fehlgeschlagenen Eintrag zu verarbeiten.

Zum anderen geschieht der Verarbeitungsprozess im Hintergrund, sodass Sie nicht warten und die Seite ständig manuell neu laden müssen. Während die Approval-Sets verarbeitet werden, sind sie als ‚Aktive Approval-Sets‘ gekennzeichnet. Sobald sie freigegeben oder fehlgeschlagen sind, werden die Approval-Sets automatisch in ‚Inaktive Approval-Sets‘ verschoben. Alle Approval-Sets sind zu den zugehörigen Projekten gespeichert und können jederzeit eingesehen werden.

Beispielszenario:
Jeden Freitag nehmen sich die Projektmanager*innen von Bricks ein paar Stunden Zeit, um Zeiteinträge ihrer Projektbeteiligten freizugeben. Dank des Features Modern Approvals müssen sie nach der Freigabeprozedur nur einmal zurück ins System, um zu überprüfen, ob alle Einträge verarbeitet wurden und wenn nicht, nachsehen wieso. Früher mussten Projektmanager*innen Zeiteinträge mehrmals überprüfen und immer wieder neu auswählen, bevor sie endgültig freigegeben waren.

Vorzüge von Modern Approvals:

• Zeitersparnis beim Freigeben von Zeiteinträgen
• Zuverlässigerer Freigabeprozess
• Klarheit über Status der Zeiteinträge

Es kann (fast) losgehen

Jede der vier Funktionen hilft, bei Projektarbeit Zeit und Aufwand zu reduzieren. Machen Sie sich dies zunutze. Bevor sie jedoch damit loslegen können, müssen Sie die Funktionen zunächst einrichten bzw. aktivieren. Das ist nicht sonderlich kompliziert und bedarf lediglich ein paar Klicks und der Eingabe einiger Daten.

Es ist wesentlich leichter die einzelnen Schritte nachzuvollziehen, wenn man die tatsächliche Project-Operations-Umgebung vor Augen hat. Daher demonstriert Kuldeep Gupta, CEO von proMX India, wie Sie die Funktionen einrichten und optimal nutzen.

Sehen Sie sich das Video an und verbessern Sie Ihre Arbeitsprozesse in Dynamics 365 Project Operations.