PSA-Software auswählen
Rebecca Annies
26 Jan 2023
Einblicke | 6 Min. Lesezeit

Inhalt

Längst ist die digitale Transformation auch im Dienstleistungssektor angekommen und mit ihr Lösungen speziell für diese Branche. Professional-Services-Automation-Software, kurz PSA-Software, wurde für projektorientierte Unternehmen entwickelt, um ihnen abteilungsübergreifend eine Erleichterung der Arbeitslast und eine Optimierung der Geschäftsprozesse zu verschaffen.

Der Fokus liegt dabei auf dem Projektmanagement, es lässt sich jedoch der gesamte Projektlebenszyklus darin abwickeln: angefangen beim Vertrieb über die Projektplanung und -durchführung (inklusive Ressourcenmanagement, Zusammenarbeit und Controlling) bis hin zur Rechnungsstellung und finalen Evaluation.

Wenn Ihnen PSA-Software noch nicht vertraut ist, können Sie in diesem Artikel alles Wichtige nachlesen.

Die Nachfrage nach PSA-Software ist groß; das Angebot ebenso. Daher möchten wir Ihnen acht Fragen an die Hand geben, deren Beantwortung Ihnen helfen wird, die für Ihr Geschäft passende Lösung zu finden.

1.      Was möchten Sie mit PSA-Software erreichen?

Ist es Ihr Ziel, mehr Kund*innen zu gewinnen? Möchten Sie produktiver arbeiten? Oder auf Basis einer guten Datenlage fundiertere Entscheidungen treffen? Überlegen Sie sich – am besten gemeinsam mit Vertreter*innen verschiedener Teams –, was Ihnen für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist, und konzentrieren Sie sich bei der Suche nach der besten Lösung darauf.

Oft bieten PSA-Lösungen eine Vielzahl an unterschiedlichen Features, von denen die meisten zunächst verlockend klingen. Verlieren Sie sich nicht in Details, sondern stellen Sie sicher, dass die Software Ihre Firma bei der Erreichung Ihrer größten Ziele unterstützt. Bedenken Sie auch, dass zu viele differenzierte Funktionalitäten verwirrend für Nutzer*innen sein können.

2.      Wo liegen die Schwachstellen Ihres Unternehmens?

PSA-Software kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Dafür ist es nötig, genau zu identifizieren, wo es hakt. Hier ein paar Beispiele für Herausforderungen, die viele Dienstleistungsunternehmen zu bewältigen versuchen:

  • Kundenprojekte fristgerecht und im vereinbarten Kostenrahmen abschließen
  • Vorhandene Ressourcen sinnvoll einteilen (gemäß Fähigkeiten, Verfügbarkeiten und Standort)
  • Zuverlässige Kostenvoranschläge und Schätzungen erstellen
  • Zeiten nach tatsächlicher Arbeitsleistung abrechnen
  • Datensilos auflösen
  • Von verschiedenen nationalen und internationalen Standorten zusammenarbeiten

Nehmen Sie die individuellen Herausforderungen Ihres Unternehmens mit in Beratungsgespräche mit Softwareanbietern. Nur, wenn eine Anwendung diese lösen kann, kommt sie infrage.

3.      Welche speziellen Anforderungen hat Ihr Geschäft an Professional Services Automation?

Je nach Branche setzen Unternehmen unterschiedliche Prioritäten. So legen Anwaltskanzleien möglicherweise ganz besonders Wert auf hohe Sicherheitsstandards und klar geregelte Zugriffsberechtigungen, während es für ein Bauunternehmen wiederum essenziell sein mag, dass es gut mit Unterauftragsnehmern in derselben Anwendung kooperieren kann. Welche Anforderungen bringt Ihre Branche mit sich?

Die Größe und Angestelltenzahl Ihrer Firma kann ebenfalls eine Rolle spielen. Schließlich macht es einen Unterschied, ob Ihre Projektmanager*innen Teams von 5 oder 50 Mitgliedern koordinieren.

4.      Wie sieht Ihre aktuelle IT-Landschaft aus?

Und daran anschließend die Fragen: Welche Anwendungen planen Sie durch die neue PSA-Software zu ersetzen und welche bleiben? Sie sollten sich auf jeden Fall für eine PSA-Lösung entscheiden, die nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden kann. Schließlich möchten sie Datensilos und Medienbrüche vermeiden.

Unser Tipp: Wenn Sie bereits Microsoft-Produkte wie Word, Excel, Microsoft Teams oder andere Apps nutzen, bleiben Sie bei Microsoft. Zum einen ist so eine problemlose Anbindung an aktuell genutzte Systeme gewährleistet und zum anderen sind Ihre Mitarbeitenden bereits mit Microsoft vertraut und werden so schnell den Einstieg in die neue Lösung finden.

Mehr zu Microsofts PSA-Lösung Dynamics 365 Project Operations finden Sie in diesem Whitepaper.

5.      Wie soll Ihr Unternehmen in Zukunft aussehen?

Planen Sie, in nächster Zeit viele neue Stellen zu besetzen? Haben Sie vor, eine oder mehrere neue Abteilungen einzuführen? Wollen Sie neue, internationale Standorte eröffnen? All das sind Fragen, die Sie sich schon heute in Bezug auf die Anschaffung einer neuen PSA-Software stellen sollten. Denn vermutlich möchten Sie die neue Software nicht nach wenigen Jahren schon wieder austauschen, weil Sie Ihren Ansprüchen nicht mehr genügt.

Achten Sie bei Ihrer Wahl also darauf, eine Anwendung zu finden, die Sie bei Bedarf schnell erweitern oder auch reduzieren können. Lizenzmodelle bieten z. B. die Möglichkeit, kurzfristig neue Lizenzen einzukaufen, um so mehr Mitarbeitenden Zugang zur Lösung zu verschaffen.

Ebenfalls eine Rolle spielt die Option Drittanbieter-Lösungen integrieren zu können. Gerade dann, wenn Sie Ihren Geschäftsfokus ausweiten oder Ihr Geschäftsmodell neu ausrichten möchten und dafür zusätzliche Apps benötigen werden.

6.      Wer wird die PSA-Lösung nutzen?

Eine PSA-Lösung vereint mehrere Unternehmensbereiche in einer Anwendung. Beziehen Sie in Ihre Kaufentscheidung Vertreter*innen jeder Abteilung ein, die die Lösung fortan verwenden wird. Wenn möglich achten sie darauf, Mitarbeitende aller Senioritäten an der Wahl zu beteiligen, d. h. auch Projektmitglieder und nicht nur deren Manager*innen. So erhalten Sie ein Gesamtbild dessen, was sich die einzelnen Parteien von der neuen Lösung erwarten. Auch hier sollten Sie darauf Acht geben, die Schlüsselfunktionen zu fokussieren und sich nicht in Einzelheiten und individuellen Wünschen zu verzetteln.

7.      Was kostet Ihr Unternehmen (k)eine neue PSA-Lösung?

Was die Kosten betrifft, sollten Sie sich zwei unterschiedliche Szenarien vor Augen führen:

A) Welche Kosten entstehen bei der Anschaffung einer Professional-Services-Automation-Lösung?
Es ist kein Geheimnis, dass Ihr Unternehmen zunächst eine beträchtliche Summe in die Hand nehmen muss, abhängig vom Preis des gewählten Produktes, der Anzahl der Nutzenden und dem Grad der individuellen Anpassung. Zudem müssen Sie mit Kosten für Schulungen der Mitarbeitenden sowie anhaltendem technischen Support rechnen.

B) Was kostet es die Firma mittel- und langfristig, nicht in neue Technologie zu investieren?
Auf Dauer gesehen wird eine PSA-Lösung – vorausgesetzt sie wird richtig genutzt – Arbeitsabläufe optimieren und teilweise sogar automatisieren. Das führt zu einer Senkung der Unternehmenskosten und im besten Fall einer Umsatz- und letztlich Gewinnsteigerung.

8.      Wer wird Ihr Implementierungspartner?

Beim Kauf und der Einführung einer so großen und prozessverändernden Lösung wie einer für Professional Services Automation spielt nicht nur das Produkt allein eine wichtige Rolle. Entscheidend ist auch, wer es implementiert und anschließend betreut. Schließlich muss Ihr Implementierungspartner:

  • Ihre Anforderungen, Wünsche und Bedürfnisse genau verstehen und umsetzen,
  • die Lösung nahtlos in Ihre vorhanden IT-Infrastruktur einbinden,
  • zukünftige Nutzer*innen schulen
  • und langfristig mit technischem Support und weiteren Hilfestellungen für Sie da sein.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister nicht nur fachlich kompetent ist, sondern Sie und Ihr Team sich mit ihm wohlfühlen.

Überzeugen Sie sich selbst

Unser letzter Ratschlag ist keine Frage, sondern eine Aufforderung. Nachdem Sie sich eingelesen und vielleicht bereits eine Vorauswahl getroffen haben, sollten Sie sich eine mögliche Lösung unbedingt selbst ansehen bzw. zeigen lassen.

Vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns, proMX, und erkunden Sie, was Dynamics 365 Project Operations Ihnen zu bieten hat. Unsere Expert*innen stehen Ihnen dabei Rede und Antwort zu all Ihren Fragen. Gerne stimmen wir auch zuvor Ihre Wünsche und Anforderungen mit Ihnen ab, um Ihnen dann eine maßgeschneiderte Demo der Lösung präsentieren zu können.

Schreiben Sie uns eine Nachricht oder rufen Sie direkt an. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

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