5 Herausforderungen im Project Portfolio Management – und wie man sie meistert

Ohne die musikalische Leitung gäbe es bei einer Orchester-Vorführung anstatt eines harmonischen Konzerts ein chaotisches Durcheinander. Dirigent*innen leiten zu Beginn des Konzerts das Stück ein, zeigen den Musiker*innen ihre Einsätze an, bringen das Werk zur musikalischen Entfaltung und beenden es schließlich.

Im Project Portfolio Management läuft es ähnlich ab: Es gilt hier nämlich nicht nur, ein einziges Projekt zu koordinieren, sondern mehrere Programme, Projekte und Ressourcen gleichzeitig und unternehmensübergreifend. Idealerweise stehen diese im Einklang miteinander, anstatt sich in die Quere zu kommen.

In der Praxis sieht das nicht immer so aus: Es hakt oft an der Priorisierung, einem Mangel an Daten oder einer schlechten Veranschaulichung, und vielem mehr. Glücklicherweise lassen sich alle Herausforderungen bewältigen – insbesondere mit der Unterstützung von Software.

Wir stellen Ihnen die fünf größten Herausforderungen im Projektportfolio-Management vor und zeigen Ihnen, wie Sie diese bewältigen.

1. Projekte priorisieren

Herausforderung: Welche Projekte sind die wichtigsten? Die, die auf die Unternehmensziele einspielen – doch in der Theorie klingt das einfacher als es in der Praxis tatsächlich ist, denn oft stehen mehrere Projekte im Wettbewerb miteinander.

Lösung: Legen Sie klare Kriterien für Projekte fest, nach denen Sie ihre Priorität festlegen können. Die Kriterien sollten u. a. auf den strategischen Zielen Ihres Unternehmens basieren, einer Risikoeinschätzung, und dem erwarteten Gewinn (Return on Interest, kurz: ROI). Stimmen Sie sich in regelmäßigen Portfolio-Reviews mit den wichtigsten Stakeholdern der einzelnen Projekte ab und stellen Sie sicher, dass ein Projekt nach wie vor die Priorität hat, die Sie zuvor festgelegt haben – und priorisieren Sie gegebenenfalls neu.

2. Ressourcen zuweisen und Kapazitäten planen

Herausforderung: Projekte sind nur dann erfolgreich, wenn ihm genau die Ressourcen zugeteilt werden, die einzelne Arbeitspakete auch erfolgreich abschließen können. Die Projektqualität leidet, wenn das nicht der Fall ist und stattdessen nicht qualifizierte Mitarbeiter*innen ausgewählt werden.

Problematisch ist auch, mit einer hundertprozentigen Kapazität von Ressourcen zu rechnen. Niemand ist während jeder Minute der Arbeitszeit produktiv. Tatsächlich sind Menschen im Durchschnitt etwa 80 % ihrer Arbeitszeit aktiv. Wenn Sie Projekte also fristgemäß abschließen möchten, sollten Sie daran denken.

Lösung: Ein umfassender Überblick über Ressourcen mithilfe einer Softwarelösung kann hier Abhilfe schaffen. Ein aktueller Überblick über die Kapazitäten und Qualifikationen von Mitarbeitenden hilft Ressourcen- und Projektmanager*innen. Eine professionelle Projektmanagement-Lösung erleichtert außerdem die Kommunikation.

Unterstützung erhalten Sie von künstlicher Intelligenz (KI), die z. B. in sekundenschnelle die Person ausfindig machen kann, die Zeit für ein Projekt als auch die richtigen Qualifikationen hat.

Darüber hinaus lassen sich Ressourcen am sinnvollsten zuweisen und planen, wenn Sie wissen, welche Projekte wirklich wichtig sind und Priorität haben. Sie sehen: Es hängt alles zusammen.

3. Risikomanagement

Herausforderung: Projekte sind allen möglichen Risiken ausgesetzt, die auf den ersten Blick nicht erkennbar sind. Umso wichtiger ist es deshalb, sie zu identifizieren, um einen Dominoeffekt zu vermeiden – denn ein Projekt könnte das nächste innerhalb des Portfolios verzögern. Risiken können finanzieller Natur sein, z. B. in Zusammenhang mit einem zu geringen oder zu schnell aufgebrauchten Budget, technisch, wenn etwa die Software nicht das erfüllt, was sie versprach, oder marktbedingt, wenn eine Branche oder die Wirtschaft als Ganzes auf eine Rezession zusteuert.

Lösung: Glücklicherweise lassen sich Risiken mithilfe von Software identifizieren, einschätzen und in der Projektplanung berücksichtigen. Halten Sie alle möglichen Risiken direkt vor Projektbeginn fest und planen Sie bestimmte Gegenmaßnahmen für verschiedene Arten von Risiken ein. Sinnvoll ist auch, sich im weiteren Projektverlauf mit Risiken auseinanderzusetzen. Möglicherweise ergeben sich neue oder die Wahrscheinlichkeit eines Risikos ändert sich.

Sie managen mehrere Programme und Projekte in Ihrem Unternehmen gleichzeitig, doch Ihre aktuelle Softwarelösung kann nicht mehr mithalten und Sie verlieren langsam, aber sicher den Überblick? Wenn Sie mit der Priorisierung Ihrer Projekte, der sinnvollen Zuweisung Ihrer Ressourcen oder einem mangelnden Einblick in den Projektfortschritt kämpfen, sollten Sie proMX 365 Project Portfolio Management kennenlernen!

4. Change-Management und Kommunikation

Herausforderung: Wie bringen einzelne Projekte im Portfolio das Unternehmen näher an sein Ziel? Für Stakeholder in Projekten ist klare Kommunikation ebenso wichtig wie für alle anderen Projektbeteiligten. Gerade, wenn Sie noch keine Software fürs Projektportfolio-Management haben, sollten Sie die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen auf die kommende Änderung angemessen vorbereiten. Und auch nach der Einführung einer neuen Lösung ist wichtig, dass die Kommunikation zwischen allen Abteilungen flüssig läuft.

Lösung: Regelmäßige Status-Updates, das Erreichen von Meilensteinen, Projektprioritäten, die sich möglicherweise geändert haben, eine Änderung in der Projektdauer – all diese Informationen gehören in einen ordentlichen Kommunikationsplan. Ein solcher hilft Ihnen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Organisieren Sie wenn nötig auch Workshops.

5. Daten auswerten und Entscheidungen treffen

Herausforderung: Welchen Wert hat ein Projekt? Dieser lässt sich auf verschiedene Arten messen: Ergebnisse, die nicht direkt in Geld gemessen werden können zum Beispiel, kurzfristige und langfristige Vorteile und wie diese sich die Waage halten, Ergebnisse eines Projekts, die ohne ein anderes nicht möglich gewesen wären, die Wichtigkeit in Bezug auf die Unternehmensziele und, und, und. Sie sehen: Die Liste ist lang.

Lösung: Ähnlich wie schon bei der Priorisierung von Projekten zu Beginn, ist es sinnvoll, sich auf Kriterien für die Messung zu einigen. Kennzahlen und KPIs, die auf die Unternehmensziele einspielen, liefern Ihnen wertvolle Daten. Diese lassen sich in der richtigen Software visualisieren und zeigen Ihnen den Fortschritt Ihrer Projekte, ob Sie das Budget oder Ressourcen anpassen müssen, und unterstützen Sie beim Treffen datengestützter Entscheidungen.

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