Microsoft Copilot: Prompts wirkungsvoll einsetzen

Indem wir KI-Technologien immer mehr in unseren Alltag integrieren, werden sie zu einem Teil unseres Teams. Für viele von uns, die in multinationalen Unternehmen arbeiten, arbeiten normalerweise mit Teamkolleg*innen zusammen, die einen völlig anderen Hintergrund haben. Auch wenn Sie beide in einer ähnlichen Position gelandet seid, vergleichbare Abschlüsse und Berufserfahrungen haben und dieselbe Sprache sprechen, gibt es dennoch kulturelle Unterschiede, die zu Missverständnissen führen können, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden.

Nun stellen Sie sich vor, welche Arten von Missverständnissen entstehen können, wenn ein intuitive handelnder Mensch und eine logikbasierte KI wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini oder Claude zusammenkommen, um eine gemeinsame Aufgabe zu bewältigen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die beste Anwendung von Prompts werfen, um die Qualität der generierten Ergebnisse zu verbessern: wie Sie selbst sofort loslegen können und welche Tools Ihnen dabei helfen, eine KI-unterstützte Umgebung für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Die Prinzipien der KI-Suche

Obwohl sowohl Sie als auch die KI auf den ersten Blick dieselbe natürliche Sprache verwenden, um Informationen auszutauschen, gibt es da etwas, das Ihnen Ihr KI-Gefährte normalerweise nicht zeigt: Was nach einer Anfrage hinter den Kulissen des Chats geschieht.

Um einfacher zu verstehen, wie große Sprachmodelle (LLM) wie Copilot funktionieren, gibt es zwei Hauptmethoden der Datenabfrage. Mit diesen werden Ihre Anfragen verarbeitet und nach relevanten Informationen in den zugrunde liegenden Daten gesucht:

• Die Keyword-Suche sucht nach exakten Übereinstimmungen mit den eingegebenen Wörtern.
• Die Vektor-Suche konzentriert sich auf konzeptionelle Ähnlichkeiten.

Jeder Ansatz funktioniert am besten für den jeweiligen Zweck. Um das Beste aus beiden Welten zu vereinen, verwendet Copilot einen hybriden Ansatz. Dadurch kann es sich flexibel an eine Vielzahl von Aufgaben anpassen – sowohl zur Steigerung der persönlichen Produktivität als auch zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

Der Aufbau einer Eingabeaufforderung (Prompt)

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Unter Berücksichtigung der technischen Besonderheiten der KI-Operation lassen Sie uns die Eingabeaufforderungen aus einer strukturellen Perspektive betrachten. Damit Copilot eine nützliche Antwort generieren kann, muss die Anfrage einem bestimmten Bauplan folgen. Dieser sollte folgendes beinhalten: 

• Ziel: Die spezifischen Informationen, die Sie benötigen. 
• Kontext: Der Grund, warum Sie die Informationen benötigen oder wie Sie diese verwenden möchten. 
• Erwartungen: Das Format oder die Zielgruppe, an die die Ausgabe angepasst werden soll. 
• Quelle: Bekannte Informationen, Datenquellen oder Plugins, die die KI verwenden soll. 

In diesem Kontext könnte der Aufbau eines gut formulierten Prompts ungefähr wie folgt aussehen:

Was Copilot für Sie tun kann

Der beste Weg, die verschiedenen Arten von Prompts für die praktische Anwendung zu verstehen, ist, darüber nachzudenken, was KI für Sie tun kann. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos.

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Wenn es darum geht, Copilot für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu nutzen, gibt es mehrere Richtungen, in die Sie es lenken können:

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Einen Überblick verschaffen

Stellen Sie sich vor, Sie sind gerade von einem zweiwöchigen Urlaub zurückgekehrt und sehen sich nun einem vollen Outlook-Posteingang gegenüber. Sie können Copilot darum bitten, sich die E-Mails anzusehen, Ihnen mitzuteilen, was Sie verpasst haben und Folge-E-Mails, Antwortvorschläge oder Kundenansprachen basierend auf CRM-Daten zu entwerfen. 

„Fasse meine E-Mails der letzten 14 Tage zusammen und hebe die hervor, die eine Antwort erfordern.„ 

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Erstellen und bearbeiten

Sie können Ihren KI-Assistenten darum bitten, verschiedene Arten von Medien zu erstellen sowie bestehende zu verbessern. Dies kann Artikel, E-Mails, Pressemitteilungen, Social-Media-Beiträge und vieles mehr umfassen.

„Erstelle einen LinkedIn-Post, der die Veröffentlichung eines neuen Artikels ankündigt.“ 

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Analysieren 

Die Analyse großer Datenmengen kann zeitaufwändig sein. Verlassen Sie sich deshalb auf Copilot, um Marktentwicklungen und Kundenfeedback zu analysieren.

„Analysiere die Vertriebspipeline und identifiziere potenzielle Schwachstellen.„
„Analysiere kürzliche Kundeninteraktionen auf Stimmungen.„

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Priorisieren 

Bitten Sie Copilot, Ihnen bei der Priorisierung von Aufgaben, Projekten oder Leads basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit zu helfen. So stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst angehen, was Ihre Produktivität und Effizienz steigert.

„Welche Leads haben heute die größten Chancen, abgeschlossen zu werden?„ 

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Vergleichen 

Sie können Copilot bitten, verschiedene Datensätze oder Dokumente zu vergleichen. Wenn Sie beispielsweise mehrere Versionen eines Vertrags haben, kann Copilot die Unterschiede zwischen ihnen hervorheben. Ebenso kann es Verkaufszahlen aus verschiedenen Quartalen vergleichen, um Trends oder Abweichungen zu identifizieren.

„Überprüfe die beiden Versionen des Vertrags und liste die Unterschiede zwischen ihnen auf.“ 

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Prognostizieren

Mit den Analyseergebnissen können Sie die KI bitten, zukünftige Verkaufstrends vorherzusagen, um Einblicke für die Budgetierung und finanzielle Prognosen zu erhalten.

„Prognostiziere das Budget für das nächste Quartal.„ 

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Automatisieren 

Um sich von unnötiger und mühsamer manueller Arbeit zu befreien, können Sie Copilot damit beauftragen, Lead-Scoring und -Priorisierung, Fortschrittsverfolgung oder die Erstellung von Finanzberichten zu automatisieren. Automatisierung kann auch im Kundenservice hilfreich sein, um Kundenanfragen zu gruppieren und zu sortieren, sowie im Personalwesen, um Bewerber zu sichten und auszuwählen.

„Erstelle monatliche Finanzberichte und sende sie an das Finanzteam.„ 

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Visualisieren

Verwandeln Sie komplexe Daten in leicht verständliche Visualisierungen. Sie können die KI bitten Diagramme, Grafiken oder Infografiken zu erstellen, die Ihre Daten klar darstellen. Dies ist besonders nützlich für Präsentationen, Berichte oder jede Situation, in der Sie Informationen visuell vermitteln müssen.

„Erstelle eine Infografik, die die wichtigsten Erkenntnisse aus unserer neuesten Kundenzufriedenheitsumfrage zusammenfasst.“

So kommunizieren Sie mit KI

Mit jeder neuen KI-Anfrage machen wir die KI menschenähnlicher und anpassungsfähiger. Da sie nach unserem Bild geschaffen wurde, empfiehlt es sich, technisches Hintergrundwissen mit einem klassischen Ansatz für Teamarbeit zu kombinieren: nämlich damit, freundlich, höflich und so genau wie möglich zu sein.

Hier finden Sie einige Empfehlungen, wie Sie eine Unterhaltung mit Copilot aufbauen können, sowie praktische Beispiele:

1. Seien Sie spezifisch und direkt. Formulieren Sie klar, wonach Sie suchen.

Prompt-Beispiel	Verbesserter Prompt
Erzählen Sie mir etwas über das Projekt.	Fasse die wichtigsten Meilensteine der Marketingkampagne im 3. Quartal zusammen.

2. Geben Sie Kontext und Hintergrundinformationen an.

Prompt-Beispiel	Verbesserter Prompt
Vorteile eines CRM-Systems.	Ich bereite einen Bericht für die Vorstandssitzung vor. Kannst du die Vorteile unseres neuen CRM-Systems erklären und dabei auf die wichtigsten Verbesserungen im Vergleich zum alten System eingehen?

3. Verwenden Sie Trennzeichen, um die Eingabeaufforderung zu strukturieren.

Prompt-Beispiel	Verbesserter Prompt
Optimieren Sie die Abfrage: SELECT employees.name, departments.name, salaries.amount FROM employees JOIN departments ON employees.department_id = departments.id JOIN salaries ON employees.id = salaries.employee_id WHERE departments.name = ‚Sales‘ AND salaries.amount > 50000;	Optimieren Sie die Abfrage: ~~~ SELECT employees.name, departments.name, salaries.amount FROM employees JOIN departments ON employees.department_id = departments.id JOIN salaries ON employees.id = salaries.employee_id WHERE departments.name = ‚Sales‘ AND salaries.amount > 50000; ~~~

4. Geben Sie das erwartete Antwortformat an.  

Prompt-Beispiel	Verbesserter Prompt
Wie viele Bestellungen wurden in dieser Woche versendet?	Bitte stellen Sie mir eine Tabelle aller Bestellungen zur Verfügung, die diese Woche versendet wurden, einschließlich der Bestell-IDs, Daten und Gesamtbeträge.

5. Weisen Sie der KI eine Persona zu, bevor Sie ihr eine Aufgabe stellen.

Prompt-Beispiel	Verbesserter Prompt
Erstelle ein Logo für eine Agentur für Firmenevents.	Du bist ein erfahrener Grafikdesigner. Erstelle ein Logo für eine Agentur für Firmenevents.

6. Lassen Sie die KI Ihnen Fragen stellen, anstatt zu raten, was sie von Ihnen benötigt.  

Prompt-Beispiel	Verbesserter Prompt
Erstelle einen Slogan für die Einführung eines neuen Produkts.	Stelle mir die Fragen, die du benötigst, um einen Slogan für die Einführung eines neuen Produkts zu erstellen. Sobald du alle erforderlichen Informationen hast, generiere den Slogan.

7. Iterieren und verfeinern, wenn die erste Antwort nicht Ihren Erwartungen entspricht. Alles in allem ist KI eine aktiv lernende Entität, die jedes Mal besser wird, wenn Sie mit ihr interagieren.

Prompt-Beispiel	Verbesserter Prompt
Stelle mir die Fragen, die du benötigst, um einen Slogan für die Einführung eines neuen Produkts zu erstellen. Sobald du alle erforderlichen Informationen hast, generiere den Slogan.	telle mir die Fragen, die du für die Erstellung eines Slogans für die Einführung eines neuen Produkts benötigst, und zwar eine Frage nach der anderen. Sobald du alle notwendigen Informationen hast, generiere den Slogan.

Fazit

KI ist heute bereits ein großes Thema – und wird in Zukunft noch wichtiger werden. Je offener wir sind und eher wir lernen, eine sinnvolle Beziehung zu ihr aufzubauen, desto besser für uns. Eine Möglichkeit, sich diesem Thema zu nähern, ist ihre Sprache zu lernen: Die Struktur, die Arten und die Zwecke einer Anfrage zu verstehen sowie gute Manieren zu praktizieren – nicht nur im Umgang mit menschlichen Teamkolleg*innen, sondern auch mit KI. 

In unserer sich schnell entwickelnden Geschäftswelt kann die Nutzung von KI-Innovationen eine Herausforderung darstellen. Führen Sie Ihr Unternehmen zum Erfolg und bleiben Sie der Konkurrenz stets einen Schritt voraus mit dem rollenbasierten Copilot für Dynamics 365 Workshop.