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Natasha Ivanova, Marina Proskurovska
14 Jan. 2025
Expertenbeiträge | 9 Min. Lesezeit

Inhalt

In Zeiten, in denen effizientes Projektmanagement entscheidend für den Erfolg ist, kann das richtige Werkzeug, das Einfachheit und Leistungsfähigkeit vereint, den entscheidenden Unterschied machen. 

Das heutige Thema des Artikels ist Microsoft Planner, ein vielseitiges Tool, das zwischen individuellen Projektmanagementlösungen und fortgeschrittenen Unternehmenssystemen positioniert ist. Wir werden Planner aus verschiedenen Perspektiven beleuchten: seine Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit, eine breite Palette leicht zu verwendender Funktionen, KI-Fähigkeiten, Integrationsmöglichkeiten innerhalb von Microsoft 365 sowie praktische Einblicke in Ansichten und das Aufgabenmanagement. 

Lassen Sie uns direkt eintauchen! 

Microsoft Planner im Vergleich zu anderen Tools

Planner wurde entwickelt, um Einfachheit und Funktionalität in Einklang zu bringen und sowohl persönliche Aufgabenplanung als auch kollaborative Teamarbeit zu kombinieren. Die folgende Tabelle zeigt die spezifische Nische, die dieses Tool im Vergleich zu anderen ähnlichen Microsoft-Lösungen einnimmt:

Project Desktop Planner Project Online Dynamics 365 Project Operations
Zielgruppe Einzelne Projektmanager *innen Teams, die ein einfaches, kollaboratives Aufgabenmanagement-Tool suchen Organisationen, die eine cloudbasierte Lösung für die Verwaltung mehrerer Projekte benötigen Unternehmen, die projektbasierte Dienstleistungen verwalten
Geschäftlicher Nutzen Hilft Projektmanager *innen, Projekte effizient zu planen und zu verfolgen Ermöglicht Teams, Aufgaben zu organisieren und einfach zusammenzuarbeiten Ermöglicht Organisationen, mehrere Projekte und Ressourcen von überall zu verwalten Integriert Vertrieb, Projektmanagement und Finanzen für projektbasierte Unternehmen

Dank seines intuitiven Designs können Neulinge schnell zu erfahrenen Benutzer*innen aufschließen und Planner an ihre spezifischen Arbeitsabläufe anpassen – und das alles, ohne in kurzer Zeit eine Vielzahl von Fähigkeiten erlernen zu müssen, was bei komplexeren Plattformen problematisch sein kann.

Die neuen Funktionen von Microsoft Planner

Microsoft hat Planner auf der Grundlage umfangreicher Rückmeldungen von Nutzer*innen entwickelt, darunter Projektmanager*innen und Teamleitungen. Ziel war es, ein Tool zu entwerfen, das die besten Funktionen von Microsoft To Do und Project for the Web kombiniert, sodass Einfachheit und komplexe Projektmanagementfunktionen zusammengeführt werden.

Darüber hinaus wurde Planner durch die Integration von Copilot in Microsoft Teams zu einem einheitlichen Arbeitsbereich für nahtlose Kommunikation.

Was macht Microsoft Planner besonders?


Zeitachsenansicht

Die Zeitachsenansicht ist eine vertraute Funktion für erfahrene Nutzer von Projektmanagement-Tools. Sie funktioniert im Wesentlichen wie ein Gantt-Diagramm und ermöglicht es, Aufgabenverbindungen und Abhängigkeiten zu visualisieren, Ressourcen zuzuweisen und zu verwalten sowie kritische Pfade zu erstellen, um wichtige Arbeitsabläufe hervorzuheben. Außerdem bietet sie eine klare Möglichkeit, den Fortschritt bei der Aufgabenbearbeitung zu überwachen, während sie visuelle Planung und Fortschrittsverfolgung unterstützt.


Ressourcenzuweisungsansicht

Die Zuweisungsansicht bietet einen Überblick über alle Ressourcen, die in Ihrem Projektplan eingebunden sind. In dieser Ansicht können Sie Aufgaben zuweisen, den gesamten kumulierten Aufwand verfolgen und sicherstellen, dass Ressourcen weder überlastet noch unterausgelastet sind. Dies ermöglicht eine intelligentere und effizientere Verwaltung Ihres Teams und Ihrer Ressourcen.


Portfolio-Management-Ansicht

Die Portfolio-Ansicht ist derzeit noch nicht verfügbar, soll jedoch bis Ende 2024 eingeführt werden. Mit dieser Funktion können Sie mehrere Pläne in einem Portfolio zusammenfassen sowie Aufgaben, Meilensteine und Fristen über verschiedene Projekte hinweg verfolgen.


Planner und Teams

Planner ist eng in Microsoft Teams integriert und ermöglicht es, Aufgaben direkt aus Ihren Unterhaltungen heraus zu erstellen und zu verwalten. Wenn Sie beispielsweise in einem Teams-Chat oder -Kanal darüber sprechen, ein Meeting zu planen, können Sie sofort eine Aufgabe erstellen, die mit dieser Diskussion verknüpft ist.


KI-Funktionen von Planner

Microsoft 365 Copilot wurde im Juli 2024 in Planner integriert. Es kann Informationen zusammenfassen, notwendige Daten innerhalb von Plänen finden, neue Aufgaben erstellen und bestehende Aufgaben aufteilen. Ein weiteres Tool übertrifft jedoch die Funktionalität von Copilot: Auf der Ignite-Konferenz 2024 stellte Microsoft die Funktion des Project Management Agent AI vor.

M365 Copilot in Planner Project Management Agent
Erstellen Sie umfassende Pläne mit Aufgaben, Unteraufgaben, Buckets und Zielen mithilfe von natürlichen Sprachbefehlen. Generieren Sie automatisch Aufgaben basierend auf definierten Projektzielen.
Fügen Sie Aufgaben hinzu, bearbeiten und organisieren Sie sie innerhalb bestehender Pläne. Integrieren Sie Feedback, um die Aufgaben-Ergebnisse zu verfeinern und die Projektergebnisse zu verbessern.
Erhalten Sie Updates zum Fortschritt von Aufgaben und bevorstehenden Fristen. Arbeiten Sie direkt mit Teammitgliedern innerhalb von Aufgaben über eingebettete Microsoft Loop-Seiten zusammen.
Nutzen Sie KI, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Prioritäten zu setzen und Arbeitsbelastungen zu verwalten. Zerlegen Sie Aufgaben in handhabbare Teile und unterscheiden Sie Arbeit, die für autonome Agenten geeignet ist, von höherwertigen oder komplexen Aufgaben, die menschliche Eingaben erfordern.
Nutzen Sie Microsoft Whiteboard, um Ideen zu brainstormen und in Aufgaben umzuwandeln.

Hinweis: Die Basisversion von Planner ist kostenlos als Teams-Anwendung und Web-App verfügbar, während erweiterte Funktionen in den Microsoft E3- und E5-Abonnements enthalten sind.


Microsoft Planner: Praktische Einblicke in Ansichten, Aufgabenmanagement und Integrationen


Integration mit Microsoft 365

Microsoft Planner ist ein leistungsstarkes Tool für sich, aber seine Integration in das Microsoft-Ökosystem macht es noch effektiver: 

  • Kommunikations Tools: Teams und Outlook  
  • SharePoint  
  • Viva Goals (Verfügbar seit September 2024)  
  • Microsoft Loop  
  • Excel  
  • Power Platform: Power Automate, Power Pages, Power Apps, and Power BI.  

Die Planner-Anwendung ist derzeit unter dem Tab „Apps“ in Teams verfügbar. Beim Öffnen der Anwendung können Sie aus einer der folgenden Ansichten wählen: 

  • Mein Tag: Zeigt Ihre individuellen Aufgaben für eine gezielte Tagesplanung. 
  • Meine Aufgaben: Aggregiert Aufgaben, die Ihnen aus verschiedenen Plänen zugewiesen wurden. Es zeigt auch markierte E-Mails, die in Aufgaben umgewandelt und direkt zu Ihrem Plan hinzugefügt werden können. 
  • Meine Pläne: Bietet einen Überblick über Teamaktivitäten und den Fortschritt. 

Wie man einen neuen Plan erstellt

Wenn es darum geht, einen neuen Plan zu erstellen, müssen Sie nicht jedes Mal von Grund auf neu beginnen. Microsoft Planner bietet eine Liste von Vorlagen, aus denen Sie wählen können. Einige Vorlagen sind im Basisplan verfügbar, aber viele weitere finden Sie im Premium-Plan.

Erstellen Sie einen neuen Plan, indem Sie folgende Schritte ausführen:

  1. Klicken Sie zunächst auf Neuer Plan
  2. Wählen Sie dann eine Vorlage aus:
    • Vorlagen sind sowohl im Basis- als auch im Premium-Plan verfügbar. Premium-Pläne bieten eine größere Auswahl.
    • Klicken Sie auf Alle Vorlagen, um alle Optionen zu durchsuchen.
  3. Überprüfen Sie das Design, die Struktur und die wichtigsten Vorteile der ausgewählten Vorlage.
  4. Wenn Sie mit Ihrer Wahl der Vorlage zufrieden sind, klicken Sie auf Vorlage verwenden.

Wie man Aufgaben in Planner verwaltet

Jetzt, da wir besprochen haben, wie man einen Plan erstellt, ist es Zeit, in das Management von Aufgaben innerhalb des Plans einzutauchen. Microsoft Planner bietet nützliche Werkzeuge, um Aufgaben hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu entfernen, zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln und vieles mehr. Hier konzentrieren wir uns auf praktische Einblicke für die Verwaltung individueller Aufgaben in Planner:

  1. Right-click aKlicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe und wählen Sie Details öffnen.
  2. In der sich öffnenden Seitenleiste können Sie Folgendes einrichten:Start- und Enddaten: Geben Sie den Zeitrahmen für die Aufgabe an.
    • Dauer: Legen Sie fest, wie lange die Aufgabenerledigung dauern soll. 
      Hinweis: Eine Aufgabe mit einer Dauer von einem Tag und null Aufwand wird als Meilenstein markiert. 
    • Bucket: Organisieren Sie Aufgaben in Kategorien. 
    • Priorität: Legen Sie die Dringlichkeit der Aufgabe fest. 
    • Sprint: Verknüpfen Sie Aufgaben mit bestimmten Sprints. 
    • Checkliste: Zerlegen Sie Aufgaben in kleinere Unteraufgaben. 
    • Aufwand: Definieren Sie manuell den erforderlichen Aufwand. 
    • Ressourcen: Weisen Sie Personen und Teams zu, um die Aufgabe zu erledigen. 
    • Abhängigkeiten: Erstellen Sie Beziehungen zwischen Aufgaben, um den Arbeitsablauf zu definieren. 
    • Anhänge: Fügen Sie relevante Dateien hinzu. 
    • Teams-Kanal: Erstellen Sie einen Teams-Kanal für alle beteiligten Mitglieder. 

Hinweis: Während die Massen-Zuweisung nicht verfügbar ist, können KI-Tools wie Copilot und der Project Management Agent unterstützen. Letzterer ist besonders gut darin, Personen oder Gruppen (z. B. ein Vertriebsteam) zuzuweisen.

Wenn Sie einen Plan bereits nach Ihren Wünschen eingerichtet haben, können Sie ihn für später speichern, indem Sie ihn nach Excel exportieren oder einfach kopieren, um ihn mit einem anderen Team oder Kunden zu verwenden.


Ansichten für eine bessere Visualisierung in Planner

Neben der Funktionalität gibt es einen weiteren wichtigen Aspekt eines praktischen Tools, nämlich die Benutzerfreundlichkeit. Die Möglichkeit, Aufgaben und Pläne auf verschiedene Weisen darzustellen, je nachdem, worauf Sie sich gerade konzentrieren, trägt zu einer positiven Benutzererfahrung bei. Wir haben bereits die Ansichten für Zeitachse, Zuweisung und die kommende Portfolio-Ansicht erwähnt, aber es gibt noch weitere, die Ihnen zur Verfügung stehen:

  • Grid-Ansicht zeigt Aufgaben in einem strukturierten, tabellenähnlichen Format an, das jeden Aspekt in klaren Spalten darstellt. 
  • Board-Ansicht ist eine Kanban-ähnliche Oberfläche, in der Aufgaben in anpassbare Buckets organisiert sind, was einfache Drag-and-Drop-Updates ermöglicht. 
  • Diagramm-Ansicht bietet visuelle Einblicke in den Aufgabenfortschritt, die Verteilung der Prioritäten und die Arbeitslast durch dynamische Diagramme für eine schnelle Projektübersicht. 
  • Personen-Ansicht gruppiert Aufgaben nach Zuweisung, sodass es einfach ist, die Arbeitslastverteilung auf die Teammitglieder zu erkennen und auszugleichen. 
  • Ziele-Ansicht konzentriert sich auf übergeordnete Ziele, verfolgt den Fortschritt bei der Erreichung wichtiger Ergebnisse und sorgt für die Ausrichtung an den Unternehmenszielen. 


Fazit

Microsoft Planner ist ein vielseitiges und intuitives Projektmanagement-Tool, das Einfachheit mit leistungsstarker Funktionalität kombiniert und sich sowohl für persönliche als auch für Team-Arbeitsabläufe eignet. Für Unternehmen, die maßgeschneiderte Lösungen suchen, bietet proMX fachkundige Beratung und Implementierungsdienste, um das Potenzial der Microsoft-Tools maximal auszuschöpfen.

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