Projektmanagement mit Microsoft: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Wie managen Sie derzeit Ihre Projekte? „Mit Microsoft Excel“, sagen Sie? Das ist nicht sonderlich überraschend; immerhin nutzen zahlreiche Unternehmen Excel noch immer für ihr Projektmanagement. Mit Excel lässt sich auch vieles bewerkstelligen, beispielsweise einfache Zeiterfassung oder grafische Darstellungen, aber eben nicht alles. Daher fragen Sie sich doch einmal, ob es nicht Zeit für eine neue, passendere Lösung ist.

Microsoft bietet eine Reihe verschiedener Projektmanagementlösungen. Wir stellen Ihnen fünf davon vor und gehen auf ihre Vorteile und Anwendungsszenarien ein.

Wie Sie die passende Projektmanagementlösung auswählen

Unterschiedliche Ansprüche verlangen nach unterschiedlichen Lösungen. Welches Tool am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von drei wesentlichen Faktoren ab:

• Art der Zusammenarbeit: Die Anforderungen an eine Lösung variieren, je nachdem, wie die Projektabwicklung in Ihrem Unternehmen abläuft. Werden oft externe Projektmitglieder mit einbezogen? Möchten Sie direkt im Tool kollaborieren? Wie detailliert möchten Sie individuelle Ressourcen und Aufgaben kontrollieren? Diese und weitere Fragen geben gute Hilfestellungen.

• Umfang und Anzahl der Projekte: Im Projektgeschäft sind die Anforderungen an ein Projektmanagement-Tool abhängig vom Umfang und der Komplexität Ihrer Projekte. Auch die Anzahl der Projekte, die zeitgleich laufen spielt eine Rolle.

• Unternehmensgröße: Je größer das Unternehmen desto mehr Ressourcen gilt es zu verwalten. Das sollte sich im Tool Ihrer Wahl widerspiegeln.

Klassisches Projektmanagement

Für Projekte, die sich nur mit einem großen Team realisieren lassen, ist es wichtig, vorausschauend zu planen und Mitarbeitende sinnvoll einzuteilen. Wir empfehlen eine der folgenden Lösungen:

Microsoft Project Server (& Project Online)

Microsoft Project Server an sich ist recht komplex und Nutzer*innen brauchen vorher eine ausführliche Einführung, um sinnvoll damit arbeiten zu können. Wenn Sie den Dreh dann raushaben, lassen sich damit vielschichtige, komplexe und umfangreiche Projekte managen.

Die verschiedenen Funktionen gestatten es Ihnen Projekte aufzusetzen und zu planen, ihnen Mitarbeitende zuzuweisen und Abhängigkeiten zu definieren. Sie haben die Möglichkeit Baselines und kritische Pfade (critical paths) zur Kontrolle der Projektfortschritte zu nutzen. Funktionen im Bereich Ressourcen- und Finanzmanagement unterstützen Sie zusätzlich.

Unter Baseline versteht man im Projektmanagement den ursprünglichen Plan eines Projektes, der von allen Beteiligten beschlossen wurde. Eine Baseline umfasst zumeist Projektumfang, -dauer und -kosten. Der tatsächliche Projektfortschritt sollte regelmäßig mit der Baseline verglichen werden, um zu sehen, wo das Projekt steht.

Ein kritischer Pfad im Projektmanagement ist die längste Abfolge von Aufgaben, die erledigt werden muss, um ein Projekt abzuschließen. Er hilft, die Dauer des Projektes abzuschätzen und Abhängigkeiten zu erkennen.

Microsoft Project Server ist eine lokale Lösung. Den gleichen Funktionsumfang bekommen Sie mit Microsoft Project Online auch als Clouddienst, den Sie flexibel buchen können.

Project for the Web

Microsoft hat die Grundidee von Microsoft Project Server übernommen, aber die Funktionen für Project for the Web drastisch reduziert und vereinfacht. Zwar fehlen Project for the Web einige Funktionen wie das Aufsetzen von Baselines und kritischen Pfaden, und ein dezidiertes Ressourcenmanagement, dafür ist es aber wesentlich einfacher zu bedienen als Microsoft Project Server.

Auch erweitert Microsoft die Lösung ständig um nützliche Features.

Project for the Web ist eine Cloud-Lösung die sich für einfache Planung, Koordination und Überwachung von Projekten eignet. Sie können Projektteammitglieder Aufgaben zuweisen und einfache Abhängigkeiten erstellen. Verschiedene Ansichten wie Raster- oder Gantt-Tabellen oder eine Zeitleiste helfen Ihnen, den Projektfortschritt zu verfolgen.

Wenn Sie mehr mit Project for the Web vorhaben, können Sie die Anwendung einfach mit Microsoft Power Apps erweitern.

Erweitertes Projektmanagement

Sie sind auf der Suche nach einer Lösung, die alle Bereiche eines Projektes, nicht nur die eigentliche Projektabwicklung, in sich vereint, um die Zusammenarbeit unternehmensweit zu vereinfachen? Dann wird Ihnen Microsofts neueste Projektmanagementlösung gefallen.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Dynamics 365 Project Operations umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Projektes, von der Verwaltung potenzieller Kund*innen über die Auftragsvergabe und die Projektdurchführung bis hin zur Rechnungsstellung und Gesamtanalyse. So vereint es Funktionen für alle Projektbeteiligten in einer Lösung:

• Vertriebsteam: Prognosen, die Sichtbarkeit der Pipeline, künstliche Intelligenz und Analysen ermöglichen es dem VertriebOpportunities zu berechnen und präzise Angebote zu erstellen.

• Projektmanager*innen: Projektfortschritt, inklusive Dauer und Kosten, werden auf Dashboards angezeigt. Nachverfolgung in Echtzeit unterstützen bei Bedarf rechtzeitiges Eingreifen. Project-for-the-Web-Funktionalitäten sind integriert.

• Ressourcenmanager*innen: Der Ressourcenbedarf kann je nach Projekt vorausgesagt werden. Das hilft dabei, stets das passendste Projektteam – basierend auf Verfügbarkeit, Fähigkeit zu Kosten – zusammenzustellen.

• Projektteam: Neben Zeit- und Spesenerfassung, können Mitarbeitende in der Lösung sogar mit externen Partnerinnen und Kunden zusammenarbeiten.

• Buchhaltung: Flexible Preismodelle gestatten es Verträge und Rechnungen nach den Wünschen der Kund*innen zu gestalten.

• Führungsebene: Business-Intelligence-Funktionen stellen sicher, immer das große Ganze im Blick zu behalten.

Um Dynamics 365 Project Operations optimal auf Ihr Unternehmen anzupassen, können Sie alle nicht benötigten Funktionen ausblenden und andere mithilfe von Microsoft Power Apps ergänzen.

Kleine Teams und Selbstständige

Wenn Sie selbstständig oder in einem Team mit wenigen Kolleg*innen arbeiten, sind Ihnen die zuvor vorgestellten Lösungen womöglich zu umfangreich. Microsoft hat auch dann etwas für Sie auf Lager:

Microsoft Planner

Wenn Sie nach einem Tool suchen, um Ihr kleines Team zu koordinieren, ist Microsoft Planner eine gute Wahl. Ganz besonders dann, wenn Sie bereits in Microsoft Teams zusammenarbeiten.

Die App gestattet es, kleine Projekte zu planen, Teammitglieder zu Plänen hinzuzufügen und diese im passenden Kanal zu teilen, wenn Sie Microsoft Planner mit Teams verknüpft haben.

Fassen Sie zusammengehörige Teilaufgaben in sogenannten Buckets zusammen und präzisieren sie diese durch Notizen, Checklisten oder fügen Sie Links oder Dokumente von Ihrem lokalen Desktop oder SharePoint hinzu. Zudem können Sie Fortschritt und Priorität sehen und anpassen.

Filteroptionen, Kategorisierungen, farbige Markierungen und unterschiedliche Ansichten helfen dabei Projekte zu strukturieren und zu überwachen.

Microsoft Planner ist via Browser oder direkt in Teams verfügbar. Zwar kann Microsoft Planner als alleinstehende App verwendet werden, sein volles Potenzial entfaltet das Tool allerdings erst in Verbindung mit Teams.

Microsoft To Do

Wie der Name vermuten lässt, dient Microsoft To Do zur Erstellung und Verwaltung von To-do-Listen. Die App ist schlicht und der Einstieg daher leicht. Sie können erstellte Listen beliebig anpassen, farbig markieren, aufteilen oder erweitern. Es ist auch möglich, E-Mails aus Outlook in Microsoft To Do zu speichern, Dokumente anzuhängen, Listen zu teilen und anderen Personen Aufgaben zuzuordnen.

Fristen und Erinnerungen helfen Ihnen, Aufgaben rechtzeitig auszuführen. Für wiederkehrende Aufgaben ist das Setzen regelmäßiger Erinnerungen sinnvoll.

Erledigte Aufgaben können Sie, wie in einem klassischen Notizbuch, einfach durchstreichen. Im Gegensatz zu seinem analogen Pendant, gibt Ihnen To Do jedoch die Möglichkeit, jeden Tag mit einer neuen leeren Seite zu beginnen, denn die Liste „My Day“ wird jeden Abend zurückgesetzt.

Microsoft To Do ist über den Browser verfügbar und bietet das, was man von einer digitalen To-Do-Liste erwartet, nicht mehr und nicht weniger. Nicht nur im beruflichen Umfeld ist das Tool nützlich, sondern auch, um private Projekte zu organisieren.

Fazit: Sie haben die Wahl

Jetzt haben Sie einen Überblick darüber, wie Sie die passende Projektmanagementlösung für Ihr Unternehmen finden und welche Auswahl Ihnen Microsoft bietet. Wenn Sie noch tiefer ins Thema einsteigen und mehr über Dynamics 365 Project Operations und Project for the Web erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen das Video „Project management made by Microsoft“ auf unserem YouTube-Kanal.

Oder treten Sie direkt mit uns in Kontakt – wir helfen Ihnen gerne dabei, die richtige Lösung zu finden!