Homeoffice streamlined with Microsoft Teams
20 Apr 2020

Wie unser Vorstand Peter Linke in seinem letzten Blogbeitrag betont hat, sollten Unternehmen nicht nur in Krisenzeiten Homeoffice ermöglichen. Dennoch wird uns gerade in der aktuellen Situation die Notwendigkeit der Option zum ortsunabhängigen Arbeiten und eines zentralen Wissensspeichers verdeutlicht. Mit Microsoft Teams, das sich inzwischen zum liebsten Kommunikationstool bei proMX entwickelt hat, ist dies möglich. Dateien können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, Vorgänge werden dokumentiert und andere Tools von Microsoft und Drittanbietern integriert. Anstelle von langen E-Mails mit nicht nachvollziehbaren Betreffzeilen steht die direkte und persönliche Kommunikation.

Microsoft Teams ist eine chatbasierte Plattform für den modernen Arbeitsplatz, die sowohl als Desktop-Anwendung als auch als App auf dem Smartphone genutzt werden kann. Seit dem Release im März 2017 hat Teams sich zu Microsofts am schnellsten wachsenden Tool entwickelt. Fast genauso lang nutzen die MitarbeiterInnen bei proMX die Plattform bereits. Die Social Media ähnliche Software ist der zentrale Ort für unsere abteilungsinterne Zusammenarbeit. Zur Kommunikation in Projekten können auch Kunden als Gäste mitwirken.

Microsoft Teams lässt Teams aus dem Homeoffice einfach zusammenarbeiten

Wer eine Lizenz für Office 365 hat, kann Microsoft Teams bereits nutzen. Wegen der Corona-Krise stellt Microsoft das Kommunikationstool momentan sogar allen kostenlos zur Verfügung.

Ausgeklügelte Chatfunktion

Dreh- und Angelpunkt für die Kommunikation in Microsoft Teams ist der Chat. Dieser ermöglicht es den MitarbeiterInnen, sich einzeln untereinander oder im Gruppenchat auszutauschen. Likes, Emojis, Gifs und Memes verleihen der Unterhaltung eine persönliche Note und lockern den Arbeitsalltag auf. Mit einem Meme-Generator können Bilder sogar mit eigenem Text überlagert werden, um noch individueller zu kommunizieren.

Darüber hinaus ist es möglich, Dateien in Word, PowerPoint und Excel im Chat zu teilen und gleichzeitig zu bearbeiten, ohne lange nach der aktuellen Version suchen zu müssen. Jedes in Microsoft Teams geteilte Dokument wird in der Cloud gespeichert.

Um sicher zu gehen, dass Personen an sie gerichtete Nachrichten auch wirklich sehen, können KollegInnen durch Erwähnungen (mit @User) direkt angesprochen werden. Besonders hilfreich ist auch, dass der Nachrichtenverlauf in jedem Kanal erhalten bleibt. So kann jederzeit auf frühere Informationen zugegriffen werden.

Highlight: Telefonie, Audio- und Videokonferenzen

Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams stellen aber die Video- und Voice-Dienste dar. Diese ermöglichen es, unabhängig von Ort, Zeit und Gerät sowie ohne Einschränkungen zu arbeiten: Für die schnelle Abstimmung und die Eindämmung von übermäßig vielen E-Mails integriert Microsoft Teams Telefonie sowie Video- und Telefonkonferenzen. Dabei können die TeilnehmerInnen ihren Bildschirm mit den anderen teilen, damit alle den aktuellen Arbeitsstand vor Augen haben. Wird Microsoft Teams mit dem eigenen Telefonanbieter verbunden, können Anbieter und Rufnummern beibehalten werden, um überall eine umfassende Lösung zur Hand zu haben.

Mit Teams Live Events ist auch die Organisation von größeren digitalen Veranstaltungen und Schulungen kein Problem. Bis zu 10.000 TeilnehmerInnen können sich in Teams versammeln – ganz gleich, auf welchem Fleck der Erde sie sich gerade befinden. Auch bei proMX wurde die letzte Personalversammlung mit der gesamten Belegschaft als Videokonferenz abgehalten – Microsoft Teams macht’s möglich.

Was kostet Microsoft Teams?
Die Beispiel gGmbH ist ein kleines Unternehmen mit etwa 30 MitarbeiterInnen aus Köln, das Weiterbildungen und Sprachprüfungen anbietet. Der Bildungsanbieter benötigt ein Tool, mit dem die MitarbeiterInnen auch ortsunabhängig zusammenarbeiten und Weiterbildungen online stattfinden können.
Eine Software, die alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt, ist schnell gefunden. Mit einer Palette an Funktionen wie Telefonie, Video-Dienst, Chat, Live-Events sowie einer unkomplizierten Datenablage macht Microsoft Teams die erfolgreiche Zusammenarbeit auch im Homeoffice möglich.
Für das ganze Paket bezahlt die Beispiel gGmbH im Monat rund 350 € inklusive Telefongebühren.

Microsoft Teams in verschiedenen Branchen

Die moderne Geschäftswelt wird immer komplexer. Vielfältige Anforderungen, ein höheres Arbeitstempo sowie der digitale Wandel prägen die Arbeit in verschiedenen Bereichen. Die Funktionen von Microsoft Teams tragen in vielen Unternehmen und Branchen dazu bei, Zusammenarbeit und Kommunikation zu vereinfachen:

Microsoft Teams für Firstline Worker

Microsoft Teams wurde um neue Funktionen erweitert, um es auch für mobile Firstline Worker, wie z.B. Servicekräfte und Außendienstmitarbeiter, nutzbarer zu machen. Die Teams-App für Smartphones oder Tablets ermöglicht es durch Location-Sharing, einer smarten Kamera und der Aufzeichnung von Audio-Nachrichten, unterwegs effektiv zu kommunizieren und besser zusammenzuarbeiten. Mit der neuen Lob-Funktion können Führungskräfte und MitarbeiterInnen ihren KollegInnen direkt in der Teams-App Anerkennung schenken, sodass es das ganze Team sehen kann.

Reise und Transport

Die Digitalisierung verschiedenster Prozesse am Flughafen Hamburg hat es dessen MitarbeiterInnen ermöglicht, ihre Kommunikation zu verbessern. Die mobilen Serviceteams beispielsweise, die den Passagieren im Ankunfts- und Abflugbereich Auskunft geben, sind über Microsoft Teams ständig im Austausch mit verschiedenen KollegInnen.

Bildungswesen

Da sich die Kommunikation mit Studierenden sowie die digitale Kommunikation innerhalb der Hochschule zunehmend als schwierig gestaltete, wechselte die Fachhochschule der Wirtschaft 2017 zu Microsoft Office 365. Für die Zukunft soll die digitale Teamarbeit mit Microsoft Teams noch weiter ausgebaut werden.

Einzelhandel

Für die digitale Weiterentwicklung der internen Kommunikation und den optimierten Austausch der MitarbeiterInnen über Standorte hinweg, führte die dm-drogerie markt GmbH Microsoft Office 365 ein. Microsoft Teams hilft dem Unternehmen dabei, die Kommunikation mobil und ortsunabhängig gestalten zu können.

Anlagenbau

Für die Krones AG war es wichtig, von der Prozesstechnik und Fülltechnik, über Verpackungsmaschinen bis hin zu IT-Lösungen interdisziplinär zusammenarbeiten zu können. Nach der Einführung von Microsoft Teams kann nun eine ortsunabhängige Kollaboration zwischen internen wie externen Mitgliedern eines Projektes stattfinden und alle team-relevanten Dokumente geteilt und bearbeitet werden.

Weitere KI-Funktionen angekündigt

Pünktlich zum Geburtstag hat Microsoft neue Features für Microsoft Teams angekündigt. Zukünftig soll die Plattform unter anderem mit Funktionen der Künstlichen Intelligenz ausgestattet werden. Hier eine Auswahl:

  • Übersetzung: Unterhalten sich zwei Personen in unterschiedlichen Sprachen miteinander, wird der Text automatisch übersetzt.
  • Lärmunterdrückung: Störende Hintergrundgeräusche in Besprechungen werden minimiert, damit alle TeilnehmerInnen die Inhalte gut verstehen können.
  • Hintergrund-Regulierung: Bei einem Videoanruf wird der Hintergrund automatisch unscharf dargestellt. Praktisch, wenn es nicht ganz so ordentlich im Raum ist oder Hintergrundbewegungen zu sehr vom Gespräch ablenken würden.
  • Handheben: Besonders für Online-Veranstaltungen hilfreich wird die Funktion zum Handheben. Damit kann jeder in einer Besprechung ein Zeichen geben, dass sie oder er etwas sagen möchte.
  • Offline-Unterstützung: Es wird möglich sein, Chat-Nachrichten auch ohne Internetverbindung zu lesen und Antworten zu schreiben.
  • Vernetzung: Microsoft Teams lässt sich zukünftig mit einer Datenbrille vernetzen. Damit können z.B. Beschäftigte in der Produktion direkt von ihrem Arbeitsplatz aus freihändig auf Informationen zugreifen und ortsunabhängig kommunizieren.

Nutzen Sie Microsoft Teams bereits oder überlegen Sie noch, ob es die richtige Lösung für Sie ist? Wir beraten Sie gerne, kontaktieren Sie uns.

Hinweis: Microsoft Teams ist eine der Lösungen, die wir auf unserer Online-Veranstaltung „Zeit für digitalen Wandel“ vorstellen. Melden Sie sich an und nehmen Sie bequem von zuhause teil!