Wann und warum Sie für Reporting von Excel zu Power BI wechseln sollten

„Typisch, proMX macht mal wieder Excel runter, um Power BI gut dastehen zu lassen“, denken Sie jetzt vielleicht.

Manchmal sieht es so aus, also ob wir Excel nicht mögen, weil wir darauf hinweisen, dass es keine adäquate Lösung für Projektmanagement ist. Aber wir haben gar nichts gegen Excel.

Excel ist eine super Anwendung! Aber es ist kein Allheilmittel oder Schweizer Taschenmesser, das man immer dann verwendet, wenn man kein Tool für eine bestimmte Angelegenheit hat.

Und nun kritisieren wir wieder an Excel herum. Dieses Mal, um seine Reporting-Fähigkeiten in Frage zu stellen.

Nein, auch das ist nicht richtig.

Reporting gehört mit zu den Funktionalitäten, die Excel auszeichnen. Aber Microsoft Power BI kann in diesem Bereich noch drauflegen.

Wenn Sie also mit der Funktionalität und Usability von Excel zufrieden sind, gibt es keinen Grund zu wechseln.

Wenn Sie sich aber in Excel eingeschränkt fühlen und mehr aus Ihrem Reporting herausholen möchten, dann sollten Sie sich Microsoft Power BI mal näher ansehen (indem Sie diesen Artikel lesen).

Die Vorteile von Microsoft Excel

Um Ihnen zu beweisen, dass wir nichts gegen Excel haben, beginnen wir damit, es zu loben.

Excel ist es eine phänomenal erfolgreiche Anwendung, die in fast jedem Unternehmen auf diesem Planeten genutzt wird. Es ist das Tabellenkalkulationsprogramm schlechthin und nicht ohne Grund so populär.

Denn es ist sehr intuitiv zu nutzen und flexibel, was seine Anwendungszwecke angeht (das ist keine Kritik, Excel-Fans).

Zu den nützlichsten Funktionen von Excel zählen:

• Ad-hoc-Kalkulationen
• mathematische Berechnungen
• Datenorganisation
• Datenanalyse
• Datenexploration
• Grafiken
• Diagramme
• Pivottabellen
• Tabellenkalkulation
• manuelle Dateneingabe

Wie Sie vermutlich wissen, gehört Excel zur Microsoft-365-Familie (vormals Office 365) und ist daher nur als Teil dieses Anwendungspakets verfügbar. Excel ist also nicht als einzelne Lösung erhältlich.

Die Vorteile von Microsoft Power BI

Schauen wir uns nun Power BI an, das sich ziemlich von Excel unterscheidet, obwohl es für ähnliche Zwecke verwendet wird und einige Funktionalitäten sich überschneiden.

Der Name deutet schon darauf hin: Power BI ist eine Business-Intelligence-Anwendung. Es ist aber auch ein Datenvisualisierungs-Tool. Diese Funktionalität ist sogar sehr zentral. Power BI ermöglicht es Usern, benutzerdefinierte Dashboards aus einer Vielzahl von Datenquellen zu erstellen.

Microsoft beschreibt es so: “Power BI ist eine Sammlung von Softwarediensten, Apps und Connectors, die zusammenwirken, um Ihre nicht verbundenen Datenquellen in kohärente, visuell überzeugende und interaktive Einblicke umzuwandeln.”

Was Power BI auszeichnet:

• großer Datenspeicher
• E-Mail-Benachrichtigungen zur Verfolgen von Kennzahlen
• Schnellüberblick über KPIs an einem Ort
• attraktive Visualisierungen
• cloud-basierte Funktionalität, die Zusammenarbeit erleichtert

Power BI ist sowohl as Desktop-Anwendungen, Online-Service als auch als mobile App verfügbar. Besonders erwähnenswert ist auch, dass der Einstieg kostenlos ist.

Excel vs Power BI: Eine Gegenüberstellung

Jetzt, wo wir grundlegend über die beiden Tools Bescheid wissen, können wir uns ansehen, wie Power BI und Excel sich in Sachen Funktionalität voneinander abgrenzen.

Datenquellen

Power BI und Excel unterscheiden sich hinsichtlich der Datenquellen, die sie verarbeiten können. Excel kann zwar mit vielen Quellen umgehen, die Liste der von Power BI unterstützen Datenquellen ist um einiges länger.

Eines hat Excel Power BI aber voraus: Man kann Daten manuell eingeben.

Und grundsätzlich ist es zwar möglich, in Power BI Tabellenkalkulationsberichte zu erstellen, aber in Excel ist es eindeutig einfacher.

Ein weiterer Minuspunkt für Power BI: Es kann über Echtzeit-Connectoren eingespeiste Daten nicht mischen. Allerdings ist es möglich, Reports aus verschiedenen Datenquellen zu erstellen, ohne dass diese in mehrere kleinere Berichte aufgeteilt werden müssen.

Datenvisualisierung

Power BI hat definitiv die Nase vorn, wenn es um Datenvisualisierung geht. Es bietet so viele verschiedene Arten von Diagrammen, dass Excel einfach nicht mithalten kann.

Große Datenmengen

Im Excel-Client werden Sie Dateien, die größer als 500 MB sind, kaum öffnen können. Power BI hingegen erreicht sein Limit erst bei etwa 50 Millionnen Datensätzen und kann solche Datenmengen sehr viel schneller verarbeiten, da es Komprimierungsalgorithmen nutzt, um Daten zu importieren und zwischenzuspeichern.

Zusammenarbeiten & Teilen

Wenn Ihr Report in Excel fertiggestellt ist, können Sie ihn via E-Mail teilen oder auf SharePoint hochladen und so anderen zugänglich machen.

In Power BI ist das etwas einfacher. Hier können Dashboards können über die Cloud geteilt werden.

Es ist für Sie wahrscheinlich nichts Neues, dass die Zusammenarbeit mit Anderen in Excel ein ziemlicher Albtraum ist. Zu schnell entstehen Silos mit unterschiedlichen Daten In Power BI hingegen können Dashboards einfach mit ausgewählten Usern geteilt werden.

Mobile Geräte

Haben Sie je eine Excel-Tabelle auf einem Smartphone betrachtet? Wir auch nicht. Power BI ist mit seinen Apps für Tablet und Smartphone hingegen “mobile friendly”.

Dashboards

Während Excel zunächst intuitiver wirkt, erfordert es doch einigen Aufwand, es an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

In Power BI ist es mit Drag & Drop einfacher, Daten zu filtern.

Excel-Dashboards sind auch nicht so interaktiv wie die in Power BI.

Fazit: Power BI oder Excel?

Power BI und Excel sind keine Rivalen, sondern Geschwister. Power BI bietet allgemeinhin mehr Funktionen, Excel hat aber auch einige Asse im Ärmel.

Wann sollte man was nutzen? Es kommt auf Ihre Anforderungen in folgenden Bereichen an:

• Analytics
• Zusammenarbeit
• Datenquellen
• Datengröße
• Visualisierung

Vieles, was Power BI kann, kann auch in Excel umgesetzt werden. Allerdings bekommen Sie dabei möglicherweise Hardware-Probleme und die Grafiken werden nicht so ansprechend sein.

Unserer Meinung nach verhält es sich beim Reporting wie beim Projektmanagement in Excel: Bis zu einem bestimmten Komplexitätsgrad ist es durchaus machbar. Solange Ihre Prozesse simpel und Anforderungnen relativ niedrig sind, sind Sie bei Excel gut aufgehoben.

Kommt mehr Komplexität ins Spiel und Sie möchten sich professionalisieren, sind Sie gut beraten, zu Power BI zu wechseln.

Übrigens heißt es nicht „entweder oder“, Excel und Power BI lassen sich auch wunderbar kombinieren.