Mobiles Arbeiten: Was Unternehmen wissen müssen

Wie arbeiten wir nach Eindämmung der Pandemie weiter? Kehren alle wieder ins Büro zurück? Arbeiten die meisten weiterhin daheim? Drei Tage Büro, zwei Tage von zuhause? Gar kein fester Arbeitsplatz mehr und endlich die verlorene Reisezeit aufholen?

Das ist nicht nur eine beliebte Umfrage auf LinkedIn, sondern vor allem eine wichtige Frage für Arbeitnehmer*innen wie für Unternehmen. Neben Homeoffice ist auch mobiles Arbeiten gerade für die jüngere Generation eine attraktive Option. Was hinter dem Modell steckt, welche Vor- und Nachteile es hat und was es für Unternehmen bedeutet, zeigen wir Ihnen hier.

Wie unterscheiden sich Homeoffice und mobiles Arbeiten?

Der deutsche Gesetzgeber kennt weder Homeoffice, Home Office noch Home-Office. Auch nicht mobiles Arbeiten. Was er kennt, ist die Telearbeit. Dieser Begriff steht in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Telearbeitsplätze sind

„vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.“

Homeoffice

Der Begriff Homeoffice wird lediglich in der Umgangssprache verwendet. Man versteht darunter allgemeinhin das Arbeiten von zuhause. Ob aufgrund einer Pandemie, eines kranken Kindes, eines Handwerkertermins oder einfach, weil man lieber in den eigenen vier Wänden bleibt.

Nach Definition des Gesetzes muss Arbeitnehmer*innen fürs Homeoffice die passende Ausstattung bereitgestellt werden: Laptop, Bildschirm, Maus, Tastatur, eventuell sogar Büroausstattung. Im Arbeitsvertrag wird dann festgelegt, was genau davon das Unternehmen finanziert und wie viele Stunden Mitarbeitende zuhause schaffen dürfen.

Ein Recht auf Homeoffice haben Angestellte bisher nur in Einzelfällen.

Mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens. Dabei befinden sich Mitarbeiter*innen eben nicht an einem festen Arbeitsplatz im Firmenbüro oder Privathaus, sondern können prinzipiell überall sein: im Co-Working-Space oder am Strand, im Bahnhof oder im Zug, in Europa oder in Südostasien.

Für das mobile Arbeiten gibt es derzeit noch keinen gesetzlichen Rahmen und dementsprechend keine Vorgaben für Arbeitgeber*innen. Logik und Selbstinteresse schreiben vor, dass sie dafür ebenfalls Equipment wie Laptop und Firmenhandy für die produktive Zusammenarbeit bereitstellen.

Arbeitsschutz- und Arbeitszeitgesetz gelten natürlich stets an allen Arbeitsstätten.

Vor- und Nachteile der mobilen Arbeit

Indem sie mobiles Arbeiten ermöglichen, können Unternehmen sich als modern, flexibel und arbeitnehmerzentriert positionieren. Außerdem erweitern sie so den Kandidatenpool über ihr normales Einzugsgebiet hinaus und können auch Menschen einstellen, die nicht bereit sind, für den Job umzuziehen. Durch das Angebot des mobilen Arbeitens (und von Homeoffice) kann man die Mitarbeitersuche mühelos auf ganz Deutschland oder gar die gesamte EU ausdehnen.

Für Angestellte ist die Verbesserung der Work-Life-Balance beim mobilen Arbeiten ganz zentral, vor allem wenn das mobile Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten kombiniert wird. Das wirkt sich auf ihre Motivation, Leistungsbereitschaft, Zufriedenheit und Loyalität aus. Besonders letztere sind wichtige Faktoren für den Unternehmenserfolg.

Vorteile mobilen Arbeitens

• verbesserte Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• größere Arbeitgeberattraktivität
• Motivations- und Leistungssteigerung
• mehr Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität
• größerer möglicher Pool an Talenten

Nachteilig kann sowohl für Mitarbeitende als auch für das Unternehmen die schwächere Team-Bindung sein. Ohne Plausch an der Kaffeemaschine, gemeinsames Mittagessen oder Feierabendbier lernen sich Kolleg*innen weniger gut kennen. Dem lässt sich allerdings digital entgegensteuern.

Auch besteht die Gefahr – wie auch im Homeoffice –, dass die so rosig ausgemalte Work-Life-Balance zu einer Imbalance, also einem Ungleichgewicht, wird. Mehr Pausen mögen dazu führen, dass man am Ende des Tages nicht so erschöpft ist wie nach einem normalen Bürotag. Allerdings kann sich auch einschleichen, dass man den ganzen Tag arbeitet und längere Ruhezeiten vernachlässigt.

Bedeutung für Arbeitgeber*innen

Rechtlich haben Arbeitnehmende bisher keinen Anspruch auf mobiles Arbeiten. Wer es Mitarbeitenden einräumt, tut das also auf freiwilliger Basis.

Der rechtliche Rahmen mag fehlen, aber Arbeitsschutz und Arbeitszeitbegrenzung sind trotzdem in Kraft. Und um deren Einhaltung muss sich das Unternehmen kümmern. Empfehlenswert dafür sind:

• Checklisten zur Arbeitssicherheit
• Kernzeiten festlegen
• strikte Arbeitszeiterfassung
• maximale Arbeitszeit und Ruhezeiten kontrollieren

Unternehmen sollten zudem Vorkehrungen für den Datenschutz treffen. Das Mindeste ist ein kompulsives sperren des Bildschirm mit Windows-Taste + L, wann immer man den Laptop verlässt. Spezielle Vorgaben zum Umgang und zum Abspeichern von Daten können hier nichts schaden.

Voraussetzung für mobiles Arbeiten: Cloud Computing

Damit produktives Arbeiten für mobile Mitarbeiter*innen und deren Zusammenarbeit mit dem restlichen Team sichergestellt ist, brauchen erstere verlässliche Hardware.

Klar ist außerdem: Mobiles Arbeiten geht nicht ohne die Cloud. Modern-Workplace-Software sorgt dafür, dass jede*r jederzeit, an jedem Ort und an jedem Gerät produktiv arbeiten kann und die Kollaboration auch remote funktioniert.

Wir empfehlen diese Lösungen:

• Microsoft 365 ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wie Word-Dateien, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen
• Microsoft Teams dient als Kollaborations-Plattform und bietet Teams alles, was sie zur Zusammenarbeit benötigen: Gruppen- und Einzelchats, Telefon- und Videobesprechungen, Erwähnungen und Likes, Emojis und Memes. Die Anwendung kann auch als unternehmensweites Intranet verwendet werden oder einen internen Newsletter ersetzen.
• Microsoft Dynamics 365 bietet für jeden Aufgabenbereich eine passend zugeschnittene, anpassungsfähige und erweiterbare Applikation.

Ob es mobile Arbeit ermöglichen möchte, ist eine Entscheidung, die jedes Unternehmen für sich treffen muss. Die Technologie dafür ist auf jeden Fall da.