Wie Technologie Probleme im Projektmanagement löst

Wenn Projektmanagement einfach wäre, würde es jede*r machen. Aber oft ist dem nicht der Fall. Dieses „oft“ ist häufig gleichbedeutend mit „fürs Projektmanagement verwenden wir Excel“. Denn viele der Schwierigkeiten, die sich im Projektgeschäft auftun, können mit der passenden Technologie – sprich: Software – vermieden werden. 

Schauen wir uns die potenziellen Fallstricke im Projektmanagement und ihre technischen Lösungen genauer an. 

Mangelnde Transparenz und Kommunikation vor Projektbeginn 

Schon bevor Projektmanager*innen überhaupt zuständig sind, kann ihnen die Arbeit erschwert werden. Denn stellt der Vertrieb unrealistische Planungen an, muss sich das Projektteam verrenken, um die vereinbarten Budget- und Fristziele einhalten zu können. Und am Ende ist das Projekt dann womöglich gar nicht rentabel. 

Aber besonders wenn Projektmanager*innen nicht wissen, was überhaupt mit Kund*innen vereinbart wurde, kann das im Laufe des Projekts zu Verstimmungen kommen. Am schwierigsten zu erfüllen sind die Kundenerwartungen, die man nicht kennt. 

Ein klarer Projektauftrag ist das Fundament, auf dem Projekterfolg fußt. Wenn das Projektmanagement sieht, was sich der Vertrieb bei der Planung gedacht hat, kann es bei der Durchführung des Projekts entsprechende Entscheidungen treffen. 

Idealerweise wird das Projektmanagement schon während der Angebotsphase einbezogen und darüber informiert: 

• was der aktuelle Auftragsstatus ist 
• wie wahrscheinlich ein Projekt zustande kommt 
• wann das Projekt voraussichtlich startet

Was hilft ist eine Software, die Vertrieb und Projektmanagement zusammenarbeiten lässt und Transparenz in der Vor-Projektphase schafft. Dynamics 365 Project Operations kann das perfekt, denn es vereint alle am Projekt beteiligten Personen in einer Lösung. So können Projektmanager*innen die Anforderungen, das Angebot, den Auftrag und alle weiteren wichtigen Informationen einsehen. Außerdem hilft Künstliche Intelligenz dem Vertrieb bei der genaueren Kalkulation von Projekten. 

Mögliche Probleme bei der Durchführung von Projekten und deren Lösung 

Je komplexer und länger ein Projekt ist, desto mehr Dinge können schiefgehen; beispielsweise diese fünf: 

1. Ziele können nicht eingehalten werden 

Fälligkeiten verpassen und Kostenpläne überziehen ist ganz leicht, wenn niemand frühzeitig Alarm schlägt. Es ist Aufgabe der Projektmanager*innen Frist-, Budget- und Qualitätsziele stets zu kontrollieren und bei negativen Entwicklungen gegenzusteuern. 

In Excel funktioniert Project-Controlling eher schlecht als recht. In einer professionellen Projektmanagement-Lösung, wie Microsoft Project, hingegen, leuchten stets grüne, gelbe oder rote Lämpchen auf, die auf den Status hinweisen und gegebenenfalls zum Handeln animieren. Diese Hinweise lassen sich auch auf einem Dashboard direkt beim Einstieg in ein System wie Project Operations darstellen. 

Verzettelungen und Verzögerungen können aber auch daran liegen, dass die Abhängigkeiten von Arbeitspaketen nicht klar sind. Das lässt sich durch ein Gantt-Diagramm vermeiden, wie es beispielsweise Teil unserer Lösung proRM Fast Start ist. 

2. Kommunikation ist ineffizient 

Damit alles so läuft wie es soll, ist gute Kommunikation das A und O. Aber sind endloser E-Mail-Verkehr und ständiges Greifen zum Telefonhörer effizient? Nein. Interne wie externe Kommunikation kann besser funktionieren: schneller, produktiver, direkter, multimedialer. 

Das steigert die Transparenz für Kund*innen. Sie können frühzeitig Einspruch einlegen, wenn sich etwas nicht nach ihrem Gefallen entwickelt, denn Sie haben den direkten Draht zum Projektteam. 

Zum Beispiel mit Microsoft Teams. Für jedes Projekt kann hier ein Team gebildet werden, in dem interne wie externe Beteiligte Nachrichten und Dokumente austauschen, telefonieren und videotelefonieren können. Gerade in Fällen, wo die Projektabwicklung mehr Partnerschaft als reine Dienstleistung ist, ist das ideal. 

3. Mitarbeiter sind nicht motiviert oder unproduktiv 

Es sind nicht nur die Projektverantwortlichen, die vor Herausforderungen stehen. Auch die Mitarbeitenden können mit ihren Aufgaben hadern. Da es auf sie besonders ankommt, ist das ein Problem, das den Projekterfolg gefährden kann. Fühlen sie sich überfordert oder haben sie den Überblick verloren, kann das schnell zu Versäumnissen und Verzügen führen. 

Ein Kanban-Board, das zu erledigende, aktuelle und abgeschlossene Aufgaben anzeigt, kann helfen organisiert zu bleiben. Ein solches ist zum Beispiel Teil von Project Operations. 

Zudem rauben nervige Routineaufgaben dem Projektteam oft Zeit und Produktivität. Dinge die keine menschliche Kreativität oder Intelligenz beanspruchen sollten automatisiert werden. Dazu zählen Benachrichtigungen bei fehlender Zeiterfassung oder bei Zuweisung eines Arbeitspakets. Das lässt sich mit Microsoft Power Automate realisieren. 

4. Zeiterfassung ist lücken- oder fehlerhaft 

Die Erfassung von Arbeitszeiten und Spesen ist ein ebenfalls leidiges Thema für viele Mitarbeiter*innen. Mit einer geeigneten Lösung kann es aber deutlich vereinfacht werden. Etwa durch künstliche Intelligenz, die Angaben auf Spesenbelegen automatisch in das System übernimmt. Oder durch Erfassung über eine mobile App.

Umso weniger Klicks, desto verlässlicher wird erfasst. Anschließende Workflows tragen zur Genauigkeit der Daten bei, damit bei der Rechnungsstellung keine Fehler mehr unterlaufen. 

5. Es herrscht Datenchaos 

Im Laufe eines Projektes sammelt sich einiges an digitalen Daten an. Wo hinterlegt man sie am besten, um möglichst allen Beteiligten leichten Zugriff zu gewähren? Ein zentraler Ort mit klarer Anbindung an das Projekt ist dafür optimal. Dafür eignet sich Microsoft SharePoint oder auch Microsoft Teams, denn für jedes Team wird automatisch eine entsprechenden SharePoint-Website hinterlegt, wo alle ausgetauschten Daten gespeichert werden.  

Fehlende Auswertung nach Abschluss des Projekts 

Ein Projekt das nicht optimal gelaufen ist, ist ärgerlich, aber kein Beinbruch. Schlimm wäre aber, wenn man daraus nichts lernt. 

Dafür muss man sich fragen, woran es lag: Gibt es generelle Trends hinsichtlich der Rentabilität von Projekten oder war das Projekt ein Ausreißer? Arbeitet ein Projektteam effizienter als ein anderes? Welche Kostenvorgaben konnten eingehalten werden und welche nicht? 

So kann man bessere Entscheidungen für das zukünftige Projektgeschäft treffen. Die Basis dafür sind verlässliche Daten. Am besten verständlich und noch besser ansprechend aufbereitet an einem Ort. Eine Business-Intelligence-Lösung, idealerweise integriert in das Projekt-Tool (wie etwa Power BI in Project Operations) ermöglicht das. Darin erstellte Dashboards und Berichte können mit wenigen Klicks geteilt werden. 

Fazit 

Natürlich ist der Projekterfolg nicht alleinig abhängig von den Funktionen verschiedener Software-Lösungen. Im Projektgeschäft spielt nicht nur Technologie eine wichtige Rolle, sondern auch die Unternehmenskultur, Führung und Erfahrung. Aber wo Software helfen kann, den Durchblick zu behalten, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren, oder Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen, wäre es unsinnig, sie nicht zu nutzen.  

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