Ressourcenmanagement leicht gemacht

Das Projektgeschäft ist kein Wunschkonzert. Fragen Sie mal Ihre Ressourcenmanager*innen. Nicht nur, dass es manchmal gar nicht so leicht ist, die richtige Person für ein Projekt zu finden – also eine qualifizierte Fachkraft, die zum fraglichen Zeitpunkt ausreichend Zeit hat. Nein, dann ändert sich auch noch ständig etwas. Unvorhergesehenes passiert und die Planung muss wieder über den Haufen geschmissen werden. (Noch anspruchsvoller wird es, wenn sich die Ressourcen nicht nur auf Menschen in der eigenen Organisation beschränken, sondern von extern kommen oder zusätzlich Equipment oder Räume verplant werden müssen.)

Ressourcenmanagement, das: die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln

Das Problem: Unoptimiertes Ressourcenmanagement ärgert nicht nur Ressourcenmanager. Es kann zu Verzögerungen beim Projektabschluss führen, in unausgelasteten Ressourcen resultieren, Mehrkosten verursachen und Unzufriedenheit beim Kunden sowie beim Projektteam auslösen.

Deshalb ist das Ressourcenmanagement im Projektgeschäft so wichtig. Die verantwortlichen Mitarbeitenden stehen dabei oft vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen:

• mangelhafte Transparenz hinsichtlich Rollen und Ressourcen
• die beste verfügbare Ressource finden
• die taktische Planung (Faktoren wie Krankheit, Kündigung oder zwischenmenschliche Probleme)
• Überbuchungen
• Verzögerungen und Überziehen von Projekten
• Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Arbeitspaketen
• Nettokapazitäten von Mitarbeitenden

Vorteile von gutem Ressourcenmanagement

Aber warum auf das Negative konzentrieren? Schließlich ist gutes Ressourcenmanagement möglich. Läuft alles wie am Schnürchen, dann hat das viele positive Auswirkungen für das Projekt, aber auch das Unternehmen als Ganzes. Dazu zählen:

• Planungssicherheit: Fehler, Verzögerungen oder andere Probleme haben weniger Auswirkungen auf die Planung, weil flexibel auf sie reagiert werden kann.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Jede*r weiß, was zu tun ist, es kommt nicht zu Überbuchungen, ungewollten Abhängigkeiten und damit auch nicht zu Überlastungen.
• Transparenz: Es herrscht Transparenz über die Verfügbarkeit sowie die Fähigkeiten von Ressourcen. So kann zu jeder Zeit das bestmögliche Projektteam zusammengestellt werden.
• Effizienz: Freie und qualifizierte Ressourcen sind schnell identifiziert. Bei Bedarf kann die Planung leicht angepasst werden, ohne dass der Überblick verloren geht.
• Zielerfüllung: Für projektbasierte Unternehmen ist nichts unangenehmer, als Ziele zu verfehlen, Fristen nicht einhalten zu können oder das Budget sprengen zu müssen. Alles häufige Konsequenzen von mangelhaftem Ressourcenmanagement. Ist es allerdings optimiert, lassen sich Projekte effizienter steuern, unvorhergesehene Änderungen flexibler bewältigen, Engpässe frühzeitig erkennen und wichtige Entscheidungen richtig treffen.

Ressourcenmanagement mit Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Für zielführendes Ressourcenmanagement mit einer gewissen Komplexität reicht Microsoft Excel nicht aus. Dafür ist es schlichtweg nicht gemacht. Ein professionelles Ressourcenmanagement-Tool stellt alle Funktionen für das tägliche Ressourcenmanagement bereit, die die Planung einfacher und transparenter macht. Es bietet einen Überblick über die Verteilung, Verfügbarkeit und Auslastung aller Ressourcen.

Für projektbasierte Unternehmen stellt Dynamics 365 Project Operations, Microsofts Komplettlösung für solche Organisationen, alle notwendigen Ressourcenmanagement-Funktionen bereit. Project Operations hilft:

• Ressourceneinsatz zu optimieren
• die bestgeeigneten Ressourcen für Projekte zu identifizieren und zu buchen
• Ressourcenbedarf vorherzusagen
• Projektzeitpläne einzuhalten

Ressourcenmanagement-Funktionen in Project Operations

Auch in Project Operations bezeichnen Ressourcen Personen, Equipment oder Räumlichkeiten, die für ein Projekt bzw. ein Arbeitspaket benötigt werden. In der Regel handelt es sich um Mitarbeiter*innen, etwa eine Softwareentwicklerin oder ein Bauleiter. Es können aber auch Dritte, wie freie Mitarbeiter oder Dienstleisterinnen als Ressourcen angelegt werden.

Um das Ressourcenmanagement so reibungslos wie möglich zu gestalten, gibt es in Project Operations viele Funktionen. Zu den wichtigsten zählen:

• Skills-Management: Fähigkeiten- und Kompetenzmodellen geben einen guten Überblick darüber, welche Ressourcen die Anforderungen eines Projekts erfüllen. Die Modelle und ihre Werte können individuell angelegt werden.
• Generische Ressourcen: Während der Planungsphase eines Projekts können generische Ressourcen als Platzhalter zu Arbeitspaketen hinzugefügt werden. Wenn es später daran geht, die bestgeeignete Person zu finden, kann der Projektmanager auf dieser Basis eine Ressourcenanforderung bzw. – anfrage an die Ressourcenmanagerin stellen.
• Ressourcen ersetzen: Ändern sich die Anforderungen oder Verfügbarkeiten, können Ressourcen nach Bedarf flexibel und einfach ersetzt werden. Entweder durch eine gewünschte bekannte Ressource oder indem eine passende Person mithilfe des Schedule Assistant gefunden wird.
• Auslastungshistorie: Um einschätzen zu können, wie viel Zeit eine Ressource für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt, kann ihre Auslastungshistorie eingesehen werden.
• Universal Resource Scheduling: Ressourcen können durch intelligente und kompetenzbasierte Zuweisungen und Echtzeit-Einblicke in ihre Verfügbarkeit den geeigneten Projekten zugewiesen werden.
• Ressourcenmanager–Dashboard: Um das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren bietet Project Operations einen visuellen Überblick, u.a. über Ressourcennachfrage und -auslastung, nicht zugewiesener Ressourcenbedarf und fakturierbarer Ressourcennutzung.
• flexible, bedarfsorientierte Planungsoptionen: Abhängig von der Größe des Unternehmens gibt es verschiedene Möglichkeiten, Ressourcen Projekte zuzuweisen.

Durch all diese Funktionen wird das Ressourcenmanagement mit Dynamics 365 Project Operations optimiert. Projektziele können eingehalten, Kosten gesenkt und Umsatz gesteigert werden. Die eingebetteten intelligenten Funktionen helfen außerdem dabei, die Planung zu verbessern und gute Entscheidungen zu treffen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 Project Operations, einschließlich aller Ressourcenmanagementfunktionen, näher kennenlernen möchten, empfehlen wir Ihnen unser kostenloses Whitepaper sowie eine – ebenfalls kostenlose – Demo. Beides finden Sie hier.