Dynamics 365 Field Service Mobile App: Höchstmögliche Produktivität im Außendienst-Service

Im technischen Außendienst gibt es zwei engverknüpfte Ziele: Kund*innen zufriedenstellen und dabei so effizient wie möglich vorgehen. Beides erfordert viel Organisation. Das Microsoft Dynamics 365 Modul Field Service greift Disponent*innen und dem Technikteam hier unter die Arme. Und weil Außendienst-Service ohne Mobilität nicht funktioniert, gibt es für die Field-Service-Anwendung auch eine mobile App: die Dynamics 365 Field Service Mobile App. 

Was ist die Dynamics 365 Field Service Mobile App? 

Die Dynamics 365 Field Service Mobile App ist eine mobile Anwendung, die Außendienst-Techniker*innen vor und während ihrer Wartungs-, Reparatur- oder Installationseinsätze unterstützt – mit oder ohne Internetverbindung. 

Mit der mobilen Field-Service-App können Techniker*innen: 

• Kundeninformationen und Auftragshistorie einsehen 
• Termine in einer Kalenderansicht aufrufen 
• Straßenkarten öffnen und sich zum Einsatzort navigieren lassen 
• Einsatzberichte erstellen, digital unterzeichnen lassen und versenden 
• Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellen 
• Fotos und Videos aufnehmen sowie Strichcodes scannen 
• Zeiteinträge erstellen und Urlaub beantragen 

Die mobile App ist in der Dynamics 365 Field Service Lizenz inklusive. Es gibt sie sowohl für Smartphones und Tablets mit iOS als auch mit Android-Betriebssystem. In den App-Stores finden sich derzeit noch zwei Field-Service-Apps von Microsoft. Bis vor einiger Zeit gab es nur die sogenannte Resco-App. Seit Juni 2021 unterstützt und aktualisiert Microsoft diese App nicht mehr und wird sie im Juli 2022 einstellen.  

Was kann die Dynamics 365 Field Service Mobile App? 

Die Liste der Funktionen der App ist lang. Hier ein Überblick über die wichtigsten: 

Unterstützung bei der Durchführung von Serviceeinsätzen 

• Arbeitsanweisungen
• Offline-Support 
• Dokumentation 
• Berichterstellung 

Techniker*innen können in der App Einsatzdetails, wie auszuführende Aufgaben, Problemlösungen, Informationen zu Ersatzteilen und Produktkonfigurationen oder auch die Kundenhistorie, einsehen. Durch einen Klick können sie Schritte als erledigt markieren und verwendete Produkte oder Ersatzteile vermerken. Dank wichtiger Details auf einen Blick verbessert sich die Effizienz der Einsätze. 

Um erstmal zum Einsatzort zu gelangen, steht eine Kartenansicht zur Verfügung. Über eine Navigations-App wird Techniker*innen der beste Weg beschrieben.  

Details zum Einsatz können sie mit Notizen, Voice-to-Text, Fotos oder Videos festhalten. Noch vor Ort kann ein Bericht erstellt und vom Kunden digital unterzeichnet werden.  

Die Dynamics 365 Field Service Mobile App hat auch eine Lösung für das problematische Thema mobile Internetverbindung. Die App bietet nicht nur Offline-Support, sondern wurde sogar als „Offline first“-App entwickelt. Wichtige Informationen können vorab in die App heruntergeladen werden. So kann sie auch an Orten genutzt werden, an denen es kein oder nicht ausreichend Netz gibt, in Kellern beispielsweise.  

Alle Daten, die offline erfasst werden, synchronisieren sich bei erneuter Netzwerkverbindung automatisch. Wird die App online verwendet, erfolgt ein automatischer Datenabgleich alle fünf Minuten. 

Aus der App heraus können Techniker*innen nötige Folgeeinsätze erstellen. Dabei werden bestimmte Informationen automatisch aus dem bestehenden Serviceauftrag übernommen. 

Verbesserte Kommunikation zwischen allen Beteiligten 

• Push-Benachrichtigungen 
• Echtzeit-Standortfreigabe 
• Guided Inspections & Remote Assist 

Push-Benachrichtigungen von der mobilen Field-Service-App informieren Techniker*innen über neue ihnen zugeteilte Serviceeinsätze oder Statusänderungen und erinnern gegebenenfalls an die Informationsdokumentation. Mit der Prozessautomatisierungsanwendung Microsoft Power Automate können Organisationen weitere 
benutzerdefinierte Push-Benachrichtigungen erstellen. Gleichzeitig können automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS an Kund*innen geschickt werden, um sie zu informieren, dass ein*e Techniker*in unterwegs ist oder sich verspätet. 

Das Innendienst-Team kann die Einsätze der Außendienstler mit Hilfe der Dynamics 365 Field Service Mobile App in Echtzeit verfolgen. Dafür müssen sie lediglich ihren Standort freigeben. Disponnent*innen sehen diesen dann im sogenannten Schedule Board. So können beide schneller miteinander kommunizieren und das Unternehmen sammelt gleichzeitig wertvolle Daten für die Planung und Optimierung zukünftiger Serviceeinsätze. 

Organisationen, die Dynamics 365 Remote Assist nutzen, können dies mit der Field Service App verbinden. Damit wird eine Verbindung zum Support hergestellt und Techniker*innen können während der Fehlerbehebung oder Wartung beispielsweise über die Microsoft HoloLens angeleitet werden. 

Fazit: Noch mehr Effizienz für den technischen Außendienst 

Der Einsatz der Dynamics 365 Field Service Mobile App lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Selbst wenn das Außendienst-Technikerteam beim Einsatz kein Netz hat, kann es die Daten aktuell halten und muss nichts händisch nachtragen. Zettelwirtschaft, die in vielen Betrieben noch immer vorherrscht, fällt weg. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, weil Informationen an Ort und Stelle erhoben werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler. 

Automatische Benachrichtigungen verbessern die Kommunikation mit den Kunden und die Standortverfolgung sowie die Möglichkeit des Remote Assist die Kommunikation mit der Leitstelle. 

All das bedeutet weniger Aufwand für den Service-Außendienst und damit mehr Zeit für und Konzentration auf seine eigentlichen Aufgaben.

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